Poziom zapasów w firmie powinien być na tyle wysoki, aby nie stwarzał zagrożenia płynności produkcji, a jednocześnie na tyle niski, aby nie powodował zamrożenia kapitału.
Osoby, które chcąc uzyskać informacje o jednostce korzystając z pozycji zapasów w bilansie (która odzwierciedla obecny stan wartości materiałów, produktów i półproduktów oraz produkcji w toku, produktów gotowych, towarów, a także zaliczek na dostawy zapasów) powinny zwrócić uwagę przede wszystkim na dwa elementy.
Po pierwsze istotny jest fakt, że produkty gotowe ujmowane są w koszcie wytworzenia, a wartość materiałów i towarów w cenie zakupu bądź w cenie nabycia. Marcin Zieliński, biegły rewident z Ernst & Young, zwraca uwagę, że oznacza to, że wartość zapasów wykazana w sprawozdaniu finansowym odzwierciedla ich koszt historyczny. Osoby czytające bilans muszą więc mieć świadomość, że w momencie ich zbycia wartość ta będzie powiększona o marżę na ich sprzedaży. Wpływy środków pieniężnych uzyskane z przyszłej sprzedaży zapasów będą więc zatem wyższe niż ich wartość wykazana w bilansie.
Wskaźnik rotacji
Drugą ważną kwestią związaną z pozycją zapasów w bilansie jest wskaźnik rotacji zapasów. Uzyskanie takiej informacji jest szczególnie ważne dla osób, które zarządzają zapasami bądź całym majątkiem obrotowym firmy. Wskaźnik ten można łatwo obliczyć dzieląc wartość z pozycji zapasów przez koszty sprzedanych produktów, materiałów i towarów oraz mnożąc przez 52 tygodnie lub 365 dni.
– Wysokość wskaźnika należy uznać za optymalną w zależności od branży, w jakiej działa dana jednostka, jednak generalnie nie powinien on przekraczać 26 tygodni. Jeżeli tak się stanie, to będzie to można uznać za wstępny sygnał, że jednostka może mieć problemy ze sprzedażą swoich produktów, chyba że będą to wyroby spirytusowe, które z czasem – jak wiadomo – nabierają wartości. Stąd tak ważna jest specyfika branży, gdyż z drugiej strony okres 26 tygodni może być także zdecydowanie za długi dla innych niż alkohol wyrobów spożywczych – twierdzi Marcin Zieliński.
Specyfika branży
Zarządzający, a także inwestorzy, którzy myślą o zakupie akcji danej jednostki, powinni więc zadać sobie pytanie, czy wskaźnik rotacji obliczony dla danej jednostki jest odpowiedni dla specyfiki branży, w której jednostka prowadzi swoją działalność. Długi okres przetrzymywania zapasów w magazynie może być potencjalną przyczyną braku utraty płynności spółki. Wynikać to będzie z faktu, że w zapasy inwestowane są zbyt duże istotne nakłady środków pieniężnych, a często zaciągane są nawet kredyty obrotowe, przeznaczone specjalnie na ten cel. Z drugiej jednak strony, mimo że niski wskaźnik rotacji zapasów jest jak najbardziej pożądany, to nie można dopuścić do sytuacji, w której wystąpi zagrożenie ciągłości sprzedaży produktów z powodu braku odpowiednich towarów bądź produktów w magazynach spółki.
