Nowe wzory NIP-2, NIP-7, NIP-8, ZAP-3 od 1 lipca 2021 r.

Aktualny stan prawny

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zwana dalej „ustawą”, w art. 5 ust. 5 zawiera upoważnienie dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia, w drodze rozporządzenia, wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniają­cych, o których mowa w ust. 2b pkt 2, w art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 649, 730 i 2294) i w art. 43 ust. 5b pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300, z późn. zm.), z wyjątkiem zgłoszeń osób fizycznych będących przedsiębiorcami, biorąc pod uwagę kompletność przekazywanych danych niezbędnych do ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz konieczność przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Minister Finansów wykonując powyższe upoważnienie w dniu 27 grudnia 2018 r. wydał obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniają­cych (Dz. U. poz. 2496). Do stosowania ww. wzorów formularzy zgłoszeń zobowiązują przepisy ustawy (art. 5 ust. 1-2, 2b pkt 2, ust. 2c i 3-4 oraz art. 9 ust. 6 pkt 2) w związku z obowiązkami ewidencyjnymi określonymi w art. 2.

Jednak to rozporządzenie traci moc (z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, którego projekt jest tu omawiany) zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Dlatego istnieje potrzeba wydania nowego aktu wykonawczego na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy.

Nowe formularze zgłoszeń identyfikacyjnych, aktualizacyjnych i zgłoszeń w zakresie danych uzupełniają­cych - od 1 lipca 2021 r.

Nowe rozporządzenie w sprawie zgłoszeń identyfikacyjnych, aktualizacyjnych i zgłoszeń w zakresie danych uzupełniają­cych (którego projekt został opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji), określić ma  nowe wzory zgłoszeń związanych z ewidencją i identyfikacją podatników, płatników podatków i płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne:
NIP‑2₍₁₃₎ - zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem;
NIP‑7₍₆₎ - zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem;
ZAP‑3₍₆₎ - zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem;
NIP‑8₍₄₎ - zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających.

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu, zmiany, w stosunku do obecnie obowiązujących wzorów, wynikają między innymi z dostosowań wynikających ze zmian wprowadzanych z dniem 1 lipca 2021 r. na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 2320) oraz zmian wprowadzonych na podstawie ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1018, 1520 i 1751) oraz uwzględniają inne, niżej opisane dostosowania, w tym związane z uwzględnieniem aktualnego stanu prawnego. Zmiany te obejmują wszystkie załączniki do rozporządzenia, stanowiące wzory formularzy zgłoszeń (NIP-2, NIP-7, ZAP-3 i NIP-8).

Nowe wzory formularzy zgłoszeń uwzględniają zmiany, które wynikają:

1) z potrzeby dostosowań skutkujących usunięciem adresu elektronicznego, wynikających ze zmian wprowadzanych z dniem 1 lipca 2021 r. na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 2320), w zakresie regulacji dotyczących adresu elektronicznego i zmian w tym zakresie w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, z późn. zm.) oraz ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256, z późn. zm.), na które to podstawy prawne powoływano się w części dotyczącej danych kontaktowych wzorów formularzy;

2) zapewnienia możliwości wskazania rezygnacji ze wskazanych danych kontaktowych lub utraty ich aktualności, tj. z telefonu, faksu lub adresu e-mail;

3) z doprecyzowań i wyjaśnień w zakresie adresu do doręczeń i doręczania zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa a w konsekwencji dodanie adresu skrytki pocztowej i możliwości wskazania adresu do doręczeń spośród tych, które dopuszcza ta ustawa;

4) z dodania objaśnienia, że wskazywanie rachunków związanych z prowadzoną działalnością nie obejmuje rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.);

5) z uzupełnienia danych dotyczących rachunków o pole na wskazanie waluty, w której prowadzony jest rachunek;

6) drobnych zmian aktualizacyjnych, porządkowych i redakcyjnych, w tym uaktualnienia publikatorów aktów prawnych.

Co się zmieni w formularzach?

NIP-2 - co się zmieni?

Załącznik nr 1 do rozporządzenia określi wzór zgłoszenia identyfikacyjnego / zgłoszenia aktualizacyjnego osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-2).

We wzorze NIP-2₍₁₃₎ wprowadzono zmiany opisane wyżej
- w pkt 1 i 2 (dotyczy cz. B.6.),
- w pkt 3 (możliwość wskazania adresu skrytki pocztowej – B.6.1. oraz wskazania adresu do doręczeń – poz. 36 i 48 wraz z nowym objaśnieniem w części B.5. i odnośnikiem nr 2 zawierającym stosowne objaśnienie w tym zakresie),
- w pkt 4 (dotyczy cz. C i odnośnika nr 3),
- w pkt 5 (dotyczy cz. C) i
- w pkt 6 (w zakresie publikatorów, dostosowań, przenumerowania pozycji i odniesień do numerów pozycji w objaśnieniach) oraz odnośnik nr 1 przypisano również do poz. 1 (NIP) przeredagowując ten odnośnik, tak aby było jasne, że w zgłoszeniu identyfikacyjnym nie wskazuje się NIP,
- usunięto część z rachunkiem właściwym do przekazania 1% podatku na rzecz organizacji pożytku publicznego, które - jako podlegające wpisowi do KRS - są zobligowane do posługiwania się zgłoszeniem NIP-8 (d. C.2.),
- dodano przeznaczoną dla jednostek samorządu terytorialnego część do wpisania rachunku jednostki samorządu terytorialnego właściwego do odprowadzenia środków pobranych przez urzędy skarbowe na podstawie odrębnych przepisów (cz. C.3.) dając możliwość realizacji obowiązku określonego w ustawie za dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 38, z późn. zm.).

Zdaniem autorów projektu, właściwym jest stworzenie możliwości zgłaszania rachunku bankowego przez jednostki samorządu terytorialnego do urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla danej jednostki, jako właściwego do dystrybucji dochodów tejże jednostki. Proponowane zmiany bez wątpienia usprawnią obowiązki tychże jednostek, ponieważ takie zgłoszenie poprawi dystrybucję zgromadzonych dochodów, bowiem spowoduje wprowadzanie danych do CRP KEP, skąd dane te będą zasilały scentralizowany system finansowo-księgowy (POLTAX2Bplus).

W związku z wnioskami pokontrolnymi Najwyższej Izby Kontroli (informacja o wynikach kontroli z lipca 2020 r. (14.06.2019 r.) Centralizacja podatku VAT w jednostkach samorządu terytorialnego) o umożliwienie wskazania powiązania pomiotu z jego jednostkami organizacyjnymi – dodano część (D.3.) na wskazanie przez jednostkę samorządu terytorialnego swoich jednostek organizacyjnych. Powyższe wynika z centralizacji rozliczeń VAT, czyli skonsolidowania rozliczeń VAT w zakresie całej jednostki samorządu terytorialnego, bowiem zarówno jednostki budżetowe, jak i samorządowe zakłady budżetowe z uwagi na ustrojową niesamodzielność powinny być uwzględniane w składanych przez jednostkę samorządu terytorialnego deklaracjach dla VAT (w związku z ustawą z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego - Dz. U. z 2018 r. poz. 280).  

Ponadto w NIP-2 zajdą następujące zmiany:
- w części D po poz. 88 dodano pole na wskazanie szczególnych form prawnych dotyczących podmiotów wpisanych do KRS przed dniem 1 grudnia 2014 r., którym nie nadano NIP zostawiając miejsce na wpisanie tejże formy prawnej oraz wpisanie formy prawnej podmiotu „w organizacji” wraz z odnośnikiem nr 5 odwołującym do art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym jednocześnie usuwając wcześniejszy wykaz tychże form prawnych,
- w części D.4. (d. D.3.) w poz. 114 zredukowano wskazanie spółki reprezentującej grupę kapitałową (zgodnie z przepisami reprezentacja grupy jest obecnie przypisana do spółki dominującej) oraz
- w części D.5. (d. D.4.) w poz. 120 usunięto status dotyczący organizacji pożytku publicznego, status „spółki z udziałem kapitału zagranicznego” oraz „spółki prawa handlowego, w której udział Skarbu Państwa, przedsiębiorstw państwowych, spółdzielni i jednostek samorządu terytorialnego nie przekracza 50%”, dla których obecnie właściwy jest formularz NIP-8.

NIP-7 - co się zmieni?

Załącznik nr 2 do rozporządzenia określi wzór zgłoszenia identyfikacyjnego / zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-7).
We wzorze NIP-7₍₆₎ wprowadzono zmiany opisane wyżej
- w pkt 1 i 2 (dotyczy cz. B.4.),
- w pkt 3 (dotyczy cz. B.4. - adres do korespondencji zamieniono na adres do doręczeń i dodano adres skrytki pocztowej oraz odnośnik nr 3),
- w pkt 4 (dotyczy cz. D.2 i odnośnika nr 5),
- w pkt 5 (dotyczy cz. D) i
- w pkt 6 (w zakresie publikatorów, dostosowań, przenumerowania pozycji i odniesień do numerów pozycji w objaśnieniach) oraz odnośnik nr 1 przypisano również do poz. 1 (NIP) przeredagowując ten odnośnik, tak aby było jasne, że w zgłoszeniu identyfikacyjnym nie wskazuje się NIP,
- w części C.3. ujednolicono odniesienia do stałego miejsca wykonywania działalności (zgodnie z ustawą), a także dodano dwa bloki umożliwiające wpisanie trzech adresów miejsc wykonywania działalności (C.3.2.) i
- w części D.1. objaśnienie w poz. 117 (posiadacz rachunku) uzupełniono o dokładny opis potrzebnych danych dla prawidłowej i jednoznacznej identyfikacji posiadacza rachunku, czyli podatnika ubiegającego się o zwrot podatku lub nadpłaty na wskazany rachunek, w celu prawidłowego przeprowadzenia tegoż zwrotu.

Dodatkowo autorzy projektu wyjaśniają, że zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy zgłoszenie powinno zawierać również adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy; jednakże wzór nie obejmuje tych danych, są one uzyskiwane z rejestru PESEL na podstawie art. 14 ust. 5 ustawy, gdzie jest odwołanie do art. 5 ust. 2 ustawy i dla potrzeb wskazania podstawy prawnej dla pozyskiwania tych danych z rejestru PESEL utrzymano w upoważnieniu ustawowym wskazanie adresu miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy.

ZAP-3 - co się zmieni?

Załącznik nr 3 do rozporządzenia określi wzór zgłoszenia aktualizacyjnego osoby fizycznej będącej podatnikiem (ZAP‑3).

We wzorze ZAP-3₍₆₎ wprowadzono zmiany opisane wyżej
- w pkt 1 i 2 (dotyczy cz. B.3.),
- w pkt 3 (dotyczy cz. B – analogicznie jak w NIP-7),
- w pkt 5 (dotyczy cz. B.4.) i
- w pkt 6 (w zakresie publikatorów, dostosowań, przenumerowania pozycji i odniesień do numerów pozycji w objaśnieniach) oraz
- w części B.4. objaśnienie w poz. 51 (posiadacz rachunku) uzupełniono o dokładny opis potrzebnych danych dla prawidłowej i jednoznacznej identyfikacji posiadacza rachunku, czyli podatnika ubiegającego się o zwrot podatku lub nadpłaty na wskazany rachunek, w celu prawidłowego przeprowadzenia tegoż zwrotu.

NIP-8 - co się zmieni?

Załącznik nr 4 do rozporządzenia określi wzór zgłoszenia identyfikacyjnego / zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8).

We wzorze NIP-8₍₄₎ wprowadzono zmiany opisane wyżej:
- w pkt 1 i 2 (dotyczy cz. B.3.),
- w pkt 3 (możliwość wskazania adresu skrytki pocztowej – B.3.1. oraz wskazania adresu do doręczeń – poz. 20 i 32 wraz z odnośnikiem nr 2 zawierającym stosowne objaśnienie w tym zakresie),
- w pkt 4 (dotyczy cz. C i odnośnika nr 3),
- w pkt 5 (dotyczy cz. C) i
- w pkt 6 (w zakresie publikatorów, dostosowań, przenumerowania pozycji i odniesień do numerów pozycji w objaśnieniach) oraz usunięto część z adresem do korespondencji (d. B.3.2.).

Termin wejścia w życie nowych wzorów. Stare formularze będą mogły być stosowane do końca 2021 roku

Mimo, że rozporządzenie wprowadzające nowe wzory formularzy ma wejść w życie od 1 lipca 2021 r., to  w § 2 omawianego projektu rozporządzenia zawarto przepis dopuszczający stosowanie dotychczasowych wzorów formularzy określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz. U. poz. 2496), nie dłużej niż do 31 grudnia 2021 r.

Takie rozwiązanie jest podyktowane umożliwieniem wykorzystania dostępnych jeszcze nakładów formularzy i czasem potrzebnym na dostosowanie systemów informatycznych, nad którymi trwają prace lub powiązanymi z Centralnym Rejestrem Podmiotów - Krajową Ewidencją Podatników (CRP KEP), w którym są gromadzone dane ze zgłoszeń.

Projekt (z 27 maja 2021 r.) rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających

oprac. Paweł Huczko