E-faktura - co powinien wiedzieć podatnik VAT

E faktura - najpierw dobrowolnie

E-faktura to kolejne rozwiązanie w ramach cyfryzacji usług administracji skarbowej po wprowadzonych już JPK czy SLIM VAT. Na tym etapie wdrożenia KSeF przedsiębiorcy jeszcze nie mają obowiązku z niego korzystać, ale mogą to zrobić, aby przekonać się z czym to się wiąże. Decyzja o dobrowolnym testowaniu e-faktury nie oznacza od razu rezygnacji z wciąż najbardziej popularnej faktury papierowej oraz formy, która zyskuje zwolenników zwłaszcza w czasach pandemii, czyli faktury elektronicznej. Wszystkie 3 formy dokumentowania sprzedaży będą dopuszczone.

Jak korzystać z e-faktury?

Decydując się na korzystanie z e-faktury trzeba pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Przede wszystkim o tym, że nabywca musi wyrazić odrębną akceptację do odbioru faktur ustrukturyzowanych.

Z perspektywy przedsiębiorcy wystawiającego e-fakturę konieczne jest dostosowanie systemów finansowo-księgowych do wzorca faktury ustrukturyzowanej. W praktyce nadal może być ona wystawiana w systemie finansowo-księgowym podatnika (lub biura rachunkowego go obsługującego), natomiast, aby mogła być przeniesiona do KSeF powinna spełniać wymogi określone właśnie w tym wzorze. W tym celu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT), która jak zaznaczono została opracowana na bazie konsultacji podatkowych z przedsiębiorcami.

Korzystający z e-faktur będą musieli też pamiętać, że datą wystawienia e-faktury będzie data przesłania jej do KSeF. Druga strona transakcji będzie mogła odebrać fakturę bezpośrednio z KSeF, a datą odebrania e-faktury będzie dzień przypisania jej w KSeF numeru identyfikacyjnego.

Korzyści z e-faktur

Ministerstwo Finansów przygotowało szereg korzyści dla podatników, którzy zdecydują się już teraz na skorzystanie z nowego rozwiązania.

Podatnicy wybierający e-fakturę otrzymają zwrot VAT w krótszym czasie. Termin zwrotu skróci się dla nich z 60 na 40 dni, przy czym konieczne będzie spełnienie określonych warunków, m.in. wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) z wykorzystaniem KSeF w okresie, którego dotyczy zwrot oraz status czynnego podatnika VAT w okresie ostatnich 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, którego dotyczy zwrot.

W przypadku e-faktur nie będzie już konieczności wydawania duplikatów faktury oraz ich przechowywania i archiwizowania. Wszystkie faktury będą wystawiane i przechowywane w systemie utrzymywanym przez administrację skarbową.

W ramach KSeF obowiązywać będzie jeden wzorzec dla e-faktury, w związku z czym podatnik wystawiający faktury w systemie nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury JPK dla faktur (JPK_FA).

Kolejną ważną korzyścią wynikającą z korzystania z e-faktury, na którą warto zwrócić uwagę, są rozwiązania dotyczące faktur korygujących in minus. Podatnik wystawiający e-fakturę korygującą in minus będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz VAT należny już w okresie rozliczeniowym, w którym ją wystawił. Z kolei nabywca będzie mógł to zrobić z chwilą otrzymania faktury w KSeF. Dzięki temu nie będzie konieczności spełnienia dodatkowych warunków, wynikających z obowiązującego od 1 stycznia 2021 r. SLIM VAT.

Kto zdecyduje się na e-faktury?

Wdrożenie e-faktur niesie za sobą określone korzyści dla podatników, w tym dla biur rachunkowych i wydaje się naturalną kontynuacją procesu cyfryzacji usług administracji skarbowej, szczególnie istotną w dobie pandemii, która przeniosła wiele procesów do świata online.

Czy jednak początkowo, gdy rozwiązanie to będzie dobrowolne, skorzysta z niego wielu przedsiębiorców? W mojej ocenie konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych, może przeważyć nad korzyściami. Dla przedsiębiorców działających w określonych branżach czy takich, którzy generują mniejszą ilość transakcji i wciąż korzystają głównie z faktur w formie papierowej, może być to rozwiązanie, z którego wdrożeniem wstrzymają się do 2023 r., a więc momentu, kiedy będzie to obowiązkowe. Z opcji testowania systemu już teraz najprawdopodobniej skorzystają te podmioty, które obecnie wystawiają głównie faktury elektroniczne.

Barbara Sawko, Członek ACCA, biegły rewident w sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - przebieg procedury legislacyjnej w Sejmie