REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury ustrukturyzowane od 1 października 2021 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Robert Nogacki
radca prawny
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Faktury ustrukturyzowane od 1 października 2021 r.
Faktury ustrukturyzowane od 1 października 2021 r.

REKLAMA

REKLAMA

E-faktury. Ministerstwo Finansów pracuje nad wprowadzeniem możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-faktur) oraz wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). Nowe rozwiązanie jest bardzo innowacyjne, co może okazać się zarówno jego atutem, jak i wadą.

E-faktury

Faktury ustrukturyzowane oznaczają konieczność integracji systemów księgowych z centralnym systemem, co może nastręczać licznych problemów technicznych i procesowych, a co najistotniejsze, zwiększy stopień inwigilacji podatników przez organy podatkowe, które automatycznie będą dostawać informacje o realizowanych transakcjach.

REKLAMA

Zgodnie z planami Ministerstwa e-faktury mają być wystawiane w formacie xml (podobnie jak w JPK). System będzie służył także do pobierania e-faktur dokumentujących zakup. Elektroniczne dokumenty mają zostać wprowadzone na zasadach dobrowolności od 1 stycznia 2022 r., a obowiązkowo dla wszystkich faktur krajowych i podatników od 1 stycznia 2023 r. System testowy ma zostać uruchomiony 1 października 2021 r.

Korzenie tego rozwiązania sięgają Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Przepisy tej Dyrektywy zostały zaimplementowane w Polsce ustawą z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i pomimo, że dotyczą tylko zamówień publicznych, to definiują istotę faktur ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane, czyli dodatkowe koszty

Faktura ustrukturyzowana będzie dostępna wyłącznie poprzez oprogramowanie interfejsowe Ministerstwa w postaci elektronicznego dokumentu zgodnego ze wzorem. Zatem podatnik, chcąc wystawić fakturę, będzie musiał mieć dostęp (uprawnienia) do narzędzia. To samo w zakresie otrzymywania faktur. System co do zasady będzie także archiwizował faktury (przez 10 lat), weryfikował ich zgodność, wysyłał powiadomienia o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej oraz o braku uprawnień do wystawienia faktury. Nowe narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów będzie wymagało integracji systemów księgowych i fakturowych z Krajowym Systemem e-faktur. Integracja będzie musiała odbywać się na gruncie wystawiania faktur sprzedaży, ich korekt, ale także odbioru faktur zakupu. W zależności od systemu księgowego czy systemu do fakturowania taka integracja może być bardzo czasochłonna, a także wymagać uzyskania zgód korporacyjnych oraz zainwestowania dodatkowych środków finansowych na zmiany systemu i dostosowanie go pod kątem technicznym. Należy więc odpowiednio rozplanować nie tylko proces wdrożenia, ale także budżet projektu.

E-faktury wymagają od podatników także dostosowania procesów wystawiania faktur sprzedaży, korekt, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się takimi fakturami do celów wewnętrznych. Zmiany dotkną nie tylko procesów księgowych, ale także logistycznych czy produkcji. Jest to ogrom pracy administracyjnej, która spadnie na podatników obowiązkowo przed 2023 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy także zwrócić uwagę, że tak istotne systemy fakturowania będą od strony technicznej obsługiwane przez zespół informatyków Ministerstwa. Oznacza to, że korporacyjne działy IT mogą mieć ograniczony wpływ na funkcjonowanie systemu, co w praktyce jest szczególnie istotne w przypadku ewentualnych awarii. Pracowników wewnętrznych działów IT łatwiej jest w kryzysowych sytuacjach zmobilizować do pracy, niż pracowników Ministerstwa, którzy do obsługi mają bardzo wielu podatników. Należy pamiętać, że jeżeli system stanie się obowiązkowy, to będzie przetwarzał ogromne ilości faktur i nie ma pewności, że wszystko będzie funkcjonowało bez zarzutu, a awaria centralnego systemu albo jego przeciążenie może powodować straty finansowe w przedsiębiorstwach. Możliwość wystąpienia braku stabilności systemu oraz błędów niezależnych od podatnika jest dużą wadą tego rozwiązania i może prowadzić do licznych opóźnień i innych nieprawidłowości związanych z procesem wystawiania faktur.

Ponadto przedsiębiorcy będą musieli odpowiednio dostosować systemy, aby umożliwić automatyczny odbiór e-faktur i ich księgowanie, co wiąże się z dodatkową pracą i wydatkami. W początkowej fazie będzie wymagana zgoda odbiorcy faktury na jej otrzymanie. Warto zaznaczyć, że system będzie przyjmował datę otrzymania taką samą jak data faktury. Pytanie, co się stanie, gdy system się popsuje i przestanie wysyłać faktury zakupowe do kontrahenta?

Dodatkowo faktury wystawiane przez przedsiębiorców będą miały z góry określony wygląd (wzór faktury ustrukturyzowanej), nie będą się rozróżniały pomiędzy przedsiębiorcami, co wpłynie negatywnie na marketingowe aspekty.

Kolejnym minusem tego projektu są terminy. Wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie e-faktur w przedsiębiorstwach wiąże się z koniecznością przeprowadzenia testów, dostosowania systemów, analiz itp. Obowiązkowe rozwiązanie ma zostać wprowadzone w ciągu jednego roku, co może być trudne szczególnie w dużych spółkach, gdzie obowiązuje wiele systemów do fakturowania, z których część zarządzana jest przez zagraniczne podmioty.

E-faktury - inwigilacja podatkowa

W zakresie obszaru podatkowego podatnik będzie musiał przeanalizować kilka kwestii. Po pierwsze wystawianie faktur i korekt przez system Ministerstwa pozwoli fiskusowi na dużo wcześniejsze otrzymywanie informacji o transakcji. Ponadto system będzie automatycznie analizował, weryfikował i kontrolował prawidłowość danych wskazanych na fakturze ustrukturyzowanej. Nie będzie już można stosować uproszczeń w fakturowaniu i rozliczaniu VAT, wszystkie błędy na fakturze będą natychmiast wyłapywane i identyfikowane przez organy podatkowe. Obecnie część podatników poprawia wystawione faktury, zanim zostaną wprowadzone do obrotu. Zdarza się także, że pewne zmiany dokonywane są w porozumieniu z kontrahentem już po otrzymaniu faktury. Nowy system e-faktur skończy z taką praktyką i w zasadzie anulowanie faktury będzie już niemożliwe. Należy się spodziewać także zwiększenia liczby czynności sprawdzających i kontroli.

Ponadto fakturowanie za pomocą narzędzia przygotowanego przez MF wymagać będzie od podatnika podania znacznie szerszego zakresu danych niż przy standardowym procesie.

W zamian Ministerstwo przewidziało przyspieszony, 40-dniowy termin zwrotu VAT, zamiast obecnych 60 dni, brak konieczności archiwizacji faktur oraz dostęp do faktur 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Odpowiedzialność za błędy w fakturowaniu

Na koniec warto zwrócić uwagę, że w ustawie powinno zostać precyzyjnie określone, kto odpowiada za błędy systemowe przy wystawianiu faktur w sytuacji, gdy powstaną one przy wystawianiu i księgowaniu faktur. Brak uregulowania odpowiedzialności przerzuci ją na przedsiębiorców, powodując, że to oni poniosą konsekwencje wadliwie działającego narzędzia.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

REKLAMA

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

REKLAMA