Dieta w delegacji krajowej w 2023 roku. 45 zł za dobę od 1 stycznia

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej w 2022 roku – aktualny stan prawny

Rozporządzenie wydawane na podstawie art. 77⁵ Kodeksu pracy określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie to określa w szczególności wysokość diet przeznaczonych „na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia” w podróży służbowej, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków poniesionych przez pracownika w delegacji.

Aktualnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 roku poz. 167). Obecnie dieta przysługująca pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynosi 38 zł i obowiązuje od dnia 28 lipca 2022 r.
Jak wskazuje resort pracy, przepisy tego rozporządzenia dotyczą zwrotu należności za podróże służbowe (tzw. delegacje) nie tylko pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale i żołnierzy, funkcjonariuszy oraz pracowników zatrudnionych u innych pracodawców.

Rozporządzenie określa minimalny poziom diet i należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników zatrudnionych poza sferą budżetowej

Na podstawie 77⁵ § 3 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej (np. prywatni przedsiębiorcy) mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności za podróże służbowe, niż wynikające z ww. przepisów mających zastosowanie do wypłacania należności za podróże służbowe pracowników sfery budżetowej, z tym jednakże, że nie mogą one ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej, tj. aktualnie 38 zł za dobę podróży służbowej. Stanowi o tym art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy.

Natomiast jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej,  pracownikowi przysługują – zgodnie z art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy – należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów ww. rozporządzenia.

Polecamy: „Podróże służbowe. Zasady rozliczania diet i wydatków ”

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej wszystkich pracowników zwolnione z podatku i składek ZUS

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej (delegacji pracowniczej) są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS – do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 77⁵ Kodeksu pracy.

I tak, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika:

1) są wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT),

2) nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z
18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Do wysokości diet i innych należności z tytułu podróży służbowej określonych przepisami ww. rozporządzenia odwołują się także inne zwolnienia podatkowe z PIT, w tym:

• zwolnione z podatku diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT),
• zwolniony z podatku dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT).

Koszty uzyskania przychodów przedsiębiorców

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach (tj. w ww. rozporządzeniu) wydanych przez właściwego ministra.

Dieta krajowa w 2023 roku – 45 zł za dobę od 1 stycznia

Nie minęło wiele czasu od ostatniej podwyżki diety krajowej (od 28 lipca 2022 r. - po 9 latach bez podwyżki - dieta krajowa wzrosła z 30 do 38 zł), a Minister Rodziny i Polityki Społecznej wydał już kolejną nowelizację ww. rozporządzenia. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (opublikowane w Dzienniku Ustaw z 14 listopada 2022 r., poz. 2302) dokonuje podwyższenia od 1 stycznia 2023 r. stawki diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju do 45 zł za dobę podróży.

Jak wskazuje resort pracy, przy obliczeniu nowej wysokości diety uwzględniono obecną sytuację gospodarczą oraz prognozowaną inflację na 2023 rok.

Ważne!
W przypadku rozpoczęcia podróży służbowej przed dniem wejścia w życie omawianej nowelizacji rozporządzenia (czyli przed 1 stycznia 2023 r.) i kontynuowania jej po tym dniu, należności z tytułu podróży służbowej będą ustalone w oparciu o dotychczasowe, jak i nowe stawki diety (od dnia wejścia w życie rozporządzenia).

Ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu - w 2023 roku

Przy nowej wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (45 zł):

- 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 9 zł (obecnie 7,60 zł),

- ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety – wyniesie 67,50 zł (obecnie 57 zł).

- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. do 900 zł (obecnie 760 zł).

Diety zagraniczne - zmiany od 29 listopada 2022 roku

Omawiana nowelizacja rozporządzenia w sprawie należności z tyt. podróży służbowych przewiduje także (pierwszą od 1 marca 2013 r.) podwyżkę niektórych diet i limitów na nocleg w zagranicznej podróży służbowej.

Kwoty diet zostały zmienione dla 31 państw, natomiast kwoty limitów na nocleg do 42 państw.

Przykładowo:

- dieta w podróży służbowej do Belgii wzrośnie do 55 euro (z 48 euro), a limit na nocleg do 200 euro (z 160 euro),

- dieta w podróży służbowej do Francji wzrośnie do 55 euro (z 50 euro), a limit na nocleg do 200 euro (ze 180 euro),

- dieta w podróży służbowej do Wielkiej Brytanii wzrośnie do 45 funtów (z 35 funtów), a limit na nocleg do 220 funtów (z 200 funtów),

- limit na nocleg w podróży służbowej do Niemiec wzrośnie do 170 euro (ze 150 euro),

- limit na nocleg w podróży służbowej do Hiszpanii wzrośnie do 200 euro (ze 160 euro).

Oprócz tego, ustalono kwotę diety i limitu na nocleg dla Watykanu, z uwagi na zgłaszaną potrzebę dodania tego państwa do załącznika przedmiotowego rozporządzenia. Należności przy podróży służbowej do Watykanu zostały ustalone w wysokości jak we Włoszech. Dotychczas przy podróży służbowej do Watykanu stosowano kwoty przypisane dla państw innych niż wymienione w załączniku do przedmiotowego rozporządzenia.

W celu zachowania przejrzystości załącznika, ustalono dla państw takich jak: Andora, Liechtenstein, Luksemburg, Monako, Palestyńska Władza Narodowa, San Marino, kwoty diet oraz limitów na nocleg, bez odwoływania się do innych państw.

Nowe wysokości diet i limitów noclegowych zostały określone w załączniku do rozporządzenia zmieniającego.

Wyższe stawki diet zagranicznych oznaczają także odpowiedni wzrost ryczałtów, o których mowa w § 17 przedmiotowego rozporządzenia (tzw. ryczałtów dojazdowych w wysokości jednej diety lub 50% diety lub 10% diety), a podwyższone limity noclegowe skutkują wyższym ryczałtem noclegowym (§ 16 ust. 2 rozporządzenia).

Zmiany diet i należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia nowelizacji rozporządzenia w Dzienniku Ustaw. Prawdopodobne jest, że stanie się to jeszcze w 2022 roku.

Nowa wysokość diety i innych należnośći w delegacji służbowej – od kiedy? Termin wejścia w życie nowych przepisów

Jak już wskazano wyżej omawiana nowelizacja ww. rozporządzenia w sprawie należności z tyt. podróży służbowych wchodzi w życie:

- 1 stycznia 2023 r. - w zakresie diet i należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

- po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw - w zakresie diet i należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (zagranicznych podróży służbowych) - tj. 29 listopada 2022 r.

Źródło: Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dziennik Ustaw z 14 listopada 2022 r., poz. 2302).

Projekt (z 29 lipca 2022 r.) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Oprac. Paweł Huczko