Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym

• Umowy o pracę i zlecenia zawierane, przechowywane i rozliczane w państwowym systemie teleinformatycznym
• System teleinformatyczny ministra właściwego do spraw pracy. Wzory umów
• Rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów
• Urlopy, świadectwo pracy
• Podatki i składki
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w Systemie
• Od kiedy nowe przepisy?

Umowy o pracę i zlecenia zawierane, przechowywane i rozliczane w państwowym systemie teleinformatycznym

Rząd chce zmniejszyć obowiązki administracyjne dotyczące powierzania pracy. Powstanie system teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie. Jednocześnie pracodawcy i zleceniodawcy zyskają narzędzie do prowadzenia umów oraz archiwizacji dokumentacji. Nowe rozwiązania zmniejszą obciążenia dla mikroprzedsiębiorców, podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób niebędących mikroprzedsiębiorcami, rolników oraz osób fizycznych.

Dzięki nowym przepisom, zawieranie umów o pracę, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy stanie się bardzo proste. Nie trzeba będzie oddzielnie wykonywać poszczególnych czynności wynikających z różnych obowiązków prawnych ani samodzielnie konstruować umowy. Wszystkie funkcjonalności dostępne będą w przyjaznej aplikacji internetowej, razem z gotowymi wzorami standardowych umów.

Projektowana ustawa realizuje kamień milowy dla reformy pn. Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności (KPO).

Najważniejsze rozwiązania

• Powstanie system teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie.
• Nowe rozwiązanie umożliwi zawieranie umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego według gotowych wzorów. 
• Rozszerzone zostanie zastosowanie podpisu zaufanego na zawieranie: umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów uaktywniających.
• System teleinformatyczny będzie obsługiwał proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej.
• Rozwiązanie będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl. 

System teleinformatyczny ministra właściwego do spraw pracy. Wzory umów

Głównym założeniem ustawy jest zapewnienie systemu teleinformatycznego obsługującego proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej. System będzie też zintegrowany z systemem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541).

Planuje się, że w systemie teleinformatycznym ministra właściwego do spraw pracy będą udostępnione do wypełnienia wzory umów o pracę, umowy zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu oraz umowy uaktywniające. Będą one zawierały elementy niezbędne do zawarcia zgodnego z prawem danego rodzaju umowy i będą zawierały dane wynikające z przepisów prawa pracy, Kodeksu cywilnego albo ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

Projektowane rozwiązanie ma na celu ułatwienie zawierania prostych umów w typowych sytuacjach mikroprzedsiębiorcom, podmiotom zatrudniającym nie więcej niż 9 osób niebędącym mikroprzedsiębiorcą rolnikom, a także osobom fizycznym.

Rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów

W projekcie przewiduje się rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów.

Forma zawarcia umowy o pracę

Aktualnie, zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli zaś umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Zgodnie zaś z regulacjami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, (stosowanymi do stosunku pracy w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy) – do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Natomiast do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zatem aktualnie umowa o pracę zawierana może być w formie pisemnej lub w równoważnej do niej formie elektronicznej, która wymaga opatrzenia oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zawarcie, zmiana i rozwiązanie umowy w Systemie

Zgodnie z projektem, podpisanie umowy będzie wymagało przez każdą ze stron użycia podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego albo podpisu zaufanego. Umowa zostanie zawarta po wprowadzeniu do Systemu danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia tych umów ww. podpisami elektronicznymi przez strony umowy. Powyższą zasadę zawarcia umowy będzie się również stosowało do zmiany i rozwiązania umowy o pracę oraz wydania świadectwa pracy.

Projektowane przepisy rozszerzają jedynie katalog podpisów, których można będzie użyć do zawarcia umów obsługiwanych w Systemie.

Podpis zaufany jest nieodpłatny i łatwo dostępny, gdyż do jego złożenia wystarczy posiadanie profilu zaufanego. Obecnie istnieje ponad 13 milionów aktywnych profili zaufanych. Aby potwierdzić profil zaufany poza umiejętnością korzystania z Internetu trzeba posiadać nadany nr PESEL oraz pozostające we własnej dyspozycji adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego. W celu skorzystania z podpisu zaufanego nie trzeba mieć żadnych dodatkowych narzędzi elektronicznych takich jak specjalne karty elektroniczne, czytniki kart itd. Wystarczy telefon komórkowy i dostęp do Internetu.

Natomiast podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem wydawanym nieopłatnie wraz z dowodem osobistym. Certyfikat podpisu osobistego znajdzie się w dowodzie osobistym, gdy podczas składania wniosku o nowy dowód osobisty zaznaczy się na to zgodę.

Użytkownik logując się do Systemu będzie wskazywał czy działa on w swoim imieniu czy w imieniu instytucji, którą reprezentuje. W przypadku gdy użytkownik będzie działał jako pełnomocnik, będzie on zobowiązany do dołączenia do Systemu pełnomocnictwa.

Urlopy, świadectwo pracy

Ponadto System będzie umożliwiał m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi i wydawanie świadectwa pracy. Przewiduje się, że pracodawca za pośrednictwem Systemu dokona zgłoszeń do ZUS, a System ułatwi wyliczenie i opłacenie składek i zaliczek podatkowych, a także wysokości wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto. Dodatkowo, System umożliwi po utracie pracy przez pracownika kontakt w sposób elektroniczny z organem zatrudnienia.

Podatki i składki

System będzie jedynie wspomagał pracodawcę, zleceniodawcę albo rodzica w m.in. obliczaniu należności podatkowych. Natomiast strony umowy będą wprowadzały dane do Systemu, na podstawie których System wyliczy i przedstawi do akceptacji np. należności podatkowe. Wykonując czynności za pomocą Systemu podmioty korzystające z niego będą akceptowały czynności dokonywane w Systemie. Zatem, projektowany System będzie jedynie narzędziem pomocniczym, ułatwiającym dokonywanie określonych czynności. Jeżeli pracodawca nie zapłaci podatku lub składek na ubezpieczenie, to będzie podlegał takiej samej odpowiedzialności jak każdy pracodawca, który nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Na obecnym etapie nie przewiduje się możliwości dokonywania płatności za pośrednictwem Systemu.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w Systemie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przewiduje się, że na mocy projektowanych przepisów, pracodawca zostanie zwolniony z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Czynności w tym zakresie będą realizowane przez System, który zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności ww. dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji pracowniczej.

Przewiduje się, że do zadań ministra właściwego do spraw pracy będzie należało:

1. zapewnienie funkcjonowania systemu teleinformatycznego;  
2. realizacja obowiązków  pracodawcy, o których mowa w art. 94⁷§ 1 Kodeksu pracy, tj. niszczenie dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór tej dokumentacji.

Minister właściwy do spraw pracy będzie administratorem danych osobowych, odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.). 

Do obowiązków pracodawcy, rodziców albo zleceniodawcy będzie należało załączenie cyfrowego odwzorowania dokumentu wytworzonego poza Systemem (czyli np. wniosku urlopowego złożonego przez pracownika w postaci papierowej).

W porównaniu do obecnego stanu prawnego, wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy, projekt zakłada następujące rozwiązania:

1. udostępnienie przez ministra właściwego do spraw pracy wzorów określonych dokumentów;
2. umożliwienie zawierania umów i ich zmiany, rozwiązania umowy (w tym wypowiedzenia), obsługi wygaśnięcia umowy czy dokonywania innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy w sposób elektroniczny w Systemie;  
3. wprowadzenie mechanizmu powiadamiania stron umowy o dokonanych zmianach w danych oraz otrzymaniu oświadczeń woli strony umowy, wniosku, oraz innych dokumentów. Będzie się to odbywało przez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej (e-mail), wskazany przez strony umowy do kontaktu. Dodatkowo przewiduje się możliwość wysyłania krótkiej wiadomości tekstowej (SMS) na numer wskazany przez strony umowy do kontaktu zawierający informację, że została wysłana wiadomość na adres e- mail. Numer telefonu stron umowy będzie podawany do Systemu i nie będzie bez zgody pracownika, zleceniobiorcy czy niani udostępniany osobie powierzającej pracę; 
4. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej w Systemie.

Projektowane rozwiązania stanowiące odrębności w stosunku do przepisów Kodeksu pracy wynikają z elektronicznej formy zawierania umów. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w ustawie zastosowanie będą miały odpowiednio przepisy Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego.

Od kiedy nowe przepisy?

Nowe przepisy mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym, że system teleinformatyczny zostanie uruchomiony do 2025 r. Minister rodziny i polityki społecznej będzie mógł ogłosić wcześniejsze uruchomienie systemu.

Źródło: Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej.