REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym

Subskrybuj nas na Youtube
Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym
Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

25 października 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (m.in. do umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu), przedłożony przez ministra rodziny i polityki społecznej. Z rozwiązań przewidzianych w ustawie będą mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające nie więcej niż 9 osób niebędący mikroprzedsiębiorcą, rolnicy, rodzice oraz osoby fizyczne. Projekt trafi teraz do prac legislacyjnych w Sejmie.

Umowy o pracę i zlecenia zawierane, przechowywane i rozliczane w państwowym systemie teleinformatycznym

Rząd chce zmniejszyć obowiązki administracyjne dotyczące powierzania pracy. Powstanie system teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie. Jednocześnie pracodawcy i zleceniodawcy zyskają narzędzie do prowadzenia umów oraz archiwizacji dokumentacji. Nowe rozwiązania zmniejszą obciążenia dla mikroprzedsiębiorców, podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób niebędących mikroprzedsiębiorcami, rolników oraz osób fizycznych.

Dzięki nowym przepisom, zawieranie umów o pracę, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy stanie się bardzo proste. Nie trzeba będzie oddzielnie wykonywać poszczególnych czynności wynikających z różnych obowiązków prawnych ani samodzielnie konstruować umowy. Wszystkie funkcjonalności dostępne będą w przyjaznej aplikacji internetowej, razem z gotowymi wzorami standardowych umów.

REKLAMA

Autopromocja

Projektowana ustawa realizuje kamień milowy dla reformy pn. Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności (KPO).

Najważniejsze rozwiązania

  • Powstanie system teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie.
  • Nowe rozwiązanie umożliwi zawieranie umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego według gotowych wzorów
  • Rozszerzone zostanie zastosowanie podpisu zaufanego na zawieranie: umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów uaktywniających.
  • System teleinformatyczny będzie obsługiwał proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej.
  • Rozwiązanie będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl

System teleinformatyczny ministra właściwego do spraw pracy. Wzory umów

Głównym założeniem ustawy jest zapewnienie systemu teleinformatycznego obsługującego proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej. System będzie też zintegrowany z systemem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541).

REKLAMA

Planuje się, że w systemie teleinformatycznym ministra właściwego do spraw pracy będą udostępnione do wypełnienia wzory umów o pracę, umowy zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu oraz umowy uaktywniające. Będą one zawierały elementy niezbędne do zawarcia zgodnego z prawem danego rodzaju umowy i będą zawierały dane wynikające z przepisów prawa pracy, Kodeksu cywilnego albo ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Projektowane rozwiązanie ma na celu ułatwienie zawierania prostych umów w typowych sytuacjach mikroprzedsiębiorcom, podmiotom zatrudniającym nie więcej niż 9 osób niebędącym mikroprzedsiębiorcą rolnikom, a także osobom fizycznym.

Rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów

W projekcie przewiduje się rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów.

Forma zawarcia umowy o pracę

Aktualnie, zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli zaś umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

REKLAMA

Zgodnie zaś z regulacjami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, (stosowanymi do stosunku pracy w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy) – do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Natomiast do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zatem aktualnie umowa o pracę zawierana może być w formie pisemnej lub w równoważnej do niej formie elektronicznej, która wymaga opatrzenia oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zawarcie, zmiana i rozwiązanie umowy w Systemie

Zgodnie z projektem, podpisanie umowy będzie wymagało przez każdą ze stron użycia podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego albo podpisu zaufanego. Umowa zostanie zawarta po wprowadzeniu do Systemu danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia tych umów ww. podpisami elektronicznymi przez strony umowy. Powyższą zasadę zawarcia umowy będzie się również stosowało do zmiany i rozwiązania umowy o pracę oraz wydania świadectwa pracy.

Projektowane przepisy rozszerzają jedynie katalog podpisów, których można będzie użyć do zawarcia umów obsługiwanych w Systemie.

Podpis zaufany jest nieodpłatny i łatwo dostępny, gdyż do jego złożenia wystarczy posiadanie profilu zaufanego. Obecnie istnieje ponad 13 milionów aktywnych profili zaufanych. Aby potwierdzić profil zaufany poza umiejętnością korzystania z Internetu trzeba posiadać nadany nr PESEL oraz pozostające we własnej dyspozycji adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego. W celu skorzystania z podpisu zaufanego nie trzeba mieć żadnych dodatkowych narzędzi elektronicznych takich jak specjalne karty elektroniczne, czytniki kart itd. Wystarczy telefon komórkowy i dostęp do Internetu.

Natomiast podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem wydawanym nieopłatnie wraz z dowodem osobistym. Certyfikat podpisu osobistego znajdzie się w dowodzie osobistym, gdy podczas składania wniosku o nowy dowód osobisty zaznaczy się na to zgodę.

Użytkownik logując się do Systemu będzie wskazywał czy działa on w swoim imieniu czy w imieniu instytucji, którą reprezentuje. W przypadku gdy użytkownik będzie działał jako pełnomocnik, będzie on zobowiązany do dołączenia do Systemu pełnomocnictwa.

Urlopy, świadectwo pracy

Ponadto System będzie umożliwiał m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi i wydawanie świadectwa pracy. Przewiduje się, że pracodawca za pośrednictwem Systemu dokona zgłoszeń do ZUS, a System ułatwi wyliczenie i opłacenie składek i zaliczek podatkowych, a także wysokości wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto. Dodatkowo, System umożliwi po utracie pracy przez pracownika kontakt w sposób elektroniczny z organem zatrudnienia.

Podatki i składki

System będzie jedynie wspomagał pracodawcę, zleceniodawcę albo rodzica w m.in. obliczaniu należności podatkowych. Natomiast strony umowy będą wprowadzały dane do Systemu, na podstawie których System wyliczy i przedstawi do akceptacji np. należności podatkowe. Wykonując czynności za pomocą Systemu podmioty korzystające z niego będą akceptowały czynności dokonywane w Systemie. Zatem, projektowany System będzie jedynie narzędziem pomocniczym, ułatwiającym dokonywanie określonych czynności. Jeżeli pracodawca nie zapłaci podatku lub składek na ubezpieczenie, to będzie podlegał takiej samej odpowiedzialności jak każdy pracodawca, który nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Na obecnym etapie nie przewiduje się możliwości dokonywania płatności za pośrednictwem Systemu.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w Systemie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przewiduje się, że na mocy projektowanych przepisów, pracodawca zostanie
zwolniony z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Czynności w tym zakresie będą realizowane przez System, który zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności ww. dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji pracowniczej.

Przewiduje się, że do zadań ministra właściwego do spraw pracy będzie należało:

  1. zapewnienie funkcjonowania systemu teleinformatycznego;  
  2. realizacja obowiązków  pracodawcy, o których mowa w art. 947§ 1 Kodeksu pracy, tj. niszczenie dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór tej dokumentacji.

Minister właściwy do spraw pracy będzie administratorem danych osobowych, odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)

Do obowiązków pracodawcy, rodziców albo zleceniodawcy będzie należało załączenie cyfrowego odwzorowania dokumentu wytworzonego poza Systemem (czyli np. wniosku urlopowego złożonego przez pracownika w postaci papierowej).

W porównaniu do obecnego stanu prawnego, wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy, projekt zakłada następujące rozwiązania:

  1. udostępnienie przez ministra właściwego do spraw pracy wzorów określonych dokumentów;
  2. umożliwienie zawierania umów i ich zmiany, rozwiązania umowy (w tym wypowiedzenia), obsługi wygaśnięcia umowy czy dokonywania innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy w sposób elektroniczny w Systemie;  
  3. wprowadzenie mechanizmu powiadamiania stron umowy o dokonanych zmianach w danych oraz otrzymaniu oświadczeń woli strony umowy, wniosku, oraz innych dokumentów. Będzie się to odbywało przez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej (e-mail), wskazany przez strony umowy do kontaktu. Dodatkowo przewiduje się możliwość wysyłania krótkiej wiadomości tekstowej (SMS) na numer wskazany przez strony umowy do kontaktu zawierający informację, że została wysłana wiadomość na adres e- mail. Numer telefonu stron umowy będzie podawany do Systemu i nie będzie bez zgody pracownika, zleceniobiorcy czy niani udostępniany osobie powierzającej pracę; 
  4. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej w Systemie.

Projektowane rozwiązania stanowiące odrębności w stosunku do przepisów Kodeksu pracy wynikają z elektronicznej formy zawierania umów. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w ustawie zastosowanie będą miały odpowiednio przepisy Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego.

Od kiedy nowe przepisy?

Nowe przepisy mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym, że system teleinformatyczny zostanie uruchomiony do 2025 r. Minister rodziny i polityki społecznej będzie mógł ogłosić wcześniejsze uruchomienie systemu.

Źródło: Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA