REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym

Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym
Umowy o pracę i zlecenia zawierane i rozliczane w systemie teleinformatycznym
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

25 października 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (m.in. do umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu), przedłożony przez ministra rodziny i polityki społecznej. Z rozwiązań przewidzianych w ustawie będą mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające nie więcej niż 9 osób niebędący mikroprzedsiębiorcą, rolnicy, rodzice oraz osoby fizyczne. Projekt trafi teraz do prac legislacyjnych w Sejmie.

Umowy o pracę i zlecenia zawierane, przechowywane i rozliczane w państwowym systemie teleinformatycznym

Rząd chce zmniejszyć obowiązki administracyjne dotyczące powierzania pracy. Powstanie system teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie. Jednocześnie pracodawcy i zleceniodawcy zyskają narzędzie do prowadzenia umów oraz archiwizacji dokumentacji. Nowe rozwiązania zmniejszą obciążenia dla mikroprzedsiębiorców, podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób niebędących mikroprzedsiębiorcami, rolników oraz osób fizycznych.

Dzięki nowym przepisom, zawieranie umów o pracę, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy stanie się bardzo proste. Nie trzeba będzie oddzielnie wykonywać poszczególnych czynności wynikających z różnych obowiązków prawnych ani samodzielnie konstruować umowy. Wszystkie funkcjonalności dostępne będą w przyjaznej aplikacji internetowej, razem z gotowymi wzorami standardowych umów.

Autopromocja

Projektowana ustawa realizuje kamień milowy dla reformy pn. Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności (KPO).

Najważniejsze rozwiązania

  • Powstanie system teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie.
  • Nowe rozwiązanie umożliwi zawieranie umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego według gotowych wzorów
  • Rozszerzone zostanie zastosowanie podpisu zaufanego na zawieranie: umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu oraz umów uaktywniających.
  • System teleinformatyczny będzie obsługiwał proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej.
  • Rozwiązanie będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl

System teleinformatyczny ministra właściwego do spraw pracy. Wzory umów

Głównym założeniem ustawy jest zapewnienie systemu teleinformatycznego obsługującego proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej. System będzie też zintegrowany z systemem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541).

Planuje się, że w systemie teleinformatycznym ministra właściwego do spraw pracy będą udostępnione do wypełnienia wzory umów o pracę, umowy zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu oraz umowy uaktywniające. Będą one zawierały elementy niezbędne do zawarcia zgodnego z prawem danego rodzaju umowy i będą zawierały dane wynikające z przepisów prawa pracy, Kodeksu cywilnego albo ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Projektowane rozwiązanie ma na celu ułatwienie zawierania prostych umów w typowych sytuacjach mikroprzedsiębiorcom, podmiotom zatrudniającym nie więcej niż 9 osób niebędącym mikroprzedsiębiorcą rolnikom, a także osobom fizycznym.

Rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów

W projekcie przewiduje się rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zwierania umów.

Forma zawarcia umowy o pracę

Aktualnie, zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli zaś umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Zgodnie zaś z regulacjami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, (stosowanymi do stosunku pracy w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy) – do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Natomiast do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zatem aktualnie umowa o pracę zawierana może być w formie pisemnej lub w równoważnej do niej formie elektronicznej, która wymaga opatrzenia oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zawarcie, zmiana i rozwiązanie umowy w Systemie

Zgodnie z projektem, podpisanie umowy będzie wymagało przez każdą ze stron użycia podpisu kwalifikowanego, podpisu osobistego albo podpisu zaufanego. Umowa zostanie zawarta po wprowadzeniu do Systemu danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia tych umów ww. podpisami elektronicznymi przez strony umowy. Powyższą zasadę zawarcia umowy będzie się również stosowało do zmiany i rozwiązania umowy o pracę oraz wydania świadectwa pracy.

Projektowane przepisy rozszerzają jedynie katalog podpisów, których można będzie użyć do zawarcia umów obsługiwanych w Systemie.

Podpis zaufany jest nieodpłatny i łatwo dostępny, gdyż do jego złożenia wystarczy posiadanie profilu zaufanego. Obecnie istnieje ponad 13 milionów aktywnych profili zaufanych. Aby potwierdzić profil zaufany poza umiejętnością korzystania z Internetu trzeba posiadać nadany nr PESEL oraz pozostające we własnej dyspozycji adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego. W celu skorzystania z podpisu zaufanego nie trzeba mieć żadnych dodatkowych narzędzi elektronicznych takich jak specjalne karty elektroniczne, czytniki kart itd. Wystarczy telefon komórkowy i dostęp do Internetu.

Natomiast podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem wydawanym nieopłatnie wraz z dowodem osobistym. Certyfikat podpisu osobistego znajdzie się w dowodzie osobistym, gdy podczas składania wniosku o nowy dowód osobisty zaznaczy się na to zgodę.

Użytkownik logując się do Systemu będzie wskazywał czy działa on w swoim imieniu czy w imieniu instytucji, którą reprezentuje. W przypadku gdy użytkownik będzie działał jako pełnomocnik, będzie on zobowiązany do dołączenia do Systemu pełnomocnictwa.

Urlopy, świadectwo pracy

Ponadto System będzie umożliwiał m.in. obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi i wydawanie świadectwa pracy. Przewiduje się, że pracodawca za pośrednictwem Systemu dokona zgłoszeń do ZUS, a System ułatwi wyliczenie i opłacenie składek i zaliczek podatkowych, a także wysokości wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto. Dodatkowo, System umożliwi po utracie pracy przez pracownika kontakt w sposób elektroniczny z organem zatrudnienia.

Podatki i składki

System będzie jedynie wspomagał pracodawcę, zleceniodawcę albo rodzica w m.in. obliczaniu należności podatkowych. Natomiast strony umowy będą wprowadzały dane do Systemu, na podstawie których System wyliczy i przedstawi do akceptacji np. należności podatkowe. Wykonując czynności za pomocą Systemu podmioty korzystające z niego będą akceptowały czynności dokonywane w Systemie. Zatem, projektowany System będzie jedynie narzędziem pomocniczym, ułatwiającym dokonywanie określonych czynności. Jeżeli pracodawca nie zapłaci podatku lub składek na ubezpieczenie, to będzie podlegał takiej samej odpowiedzialności jak każdy pracodawca, który nie wywiąże się ze swoich obowiązków. Na obecnym etapie nie przewiduje się możliwości dokonywania płatności za pośrednictwem Systemu.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w Systemie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy, to pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przewiduje się, że na mocy projektowanych przepisów, pracodawca zostanie
zwolniony z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Czynności w tym zakresie będą realizowane przez System, który zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności ww. dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji pracowniczej.

Przewiduje się, że do zadań ministra właściwego do spraw pracy będzie należało:

  1. zapewnienie funkcjonowania systemu teleinformatycznego;  
  2. realizacja obowiązków  pracodawcy, o których mowa w art. 947§ 1 Kodeksu pracy, tj. niszczenie dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór tej dokumentacji.

Minister właściwy do spraw pracy będzie administratorem danych osobowych, odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)

Do obowiązków pracodawcy, rodziców albo zleceniodawcy będzie należało załączenie cyfrowego odwzorowania dokumentu wytworzonego poza Systemem (czyli np. wniosku urlopowego złożonego przez pracownika w postaci papierowej).

W porównaniu do obecnego stanu prawnego, wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy, projekt zakłada następujące rozwiązania:

  1. udostępnienie przez ministra właściwego do spraw pracy wzorów określonych dokumentów;
  2. umożliwienie zawierania umów i ich zmiany, rozwiązania umowy (w tym wypowiedzenia), obsługi wygaśnięcia umowy czy dokonywania innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy w sposób elektroniczny w Systemie;  
  3. wprowadzenie mechanizmu powiadamiania stron umowy o dokonanych zmianach w danych oraz otrzymaniu oświadczeń woli strony umowy, wniosku, oraz innych dokumentów. Będzie się to odbywało przez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej (e-mail), wskazany przez strony umowy do kontaktu. Dodatkowo przewiduje się możliwość wysyłania krótkiej wiadomości tekstowej (SMS) na numer wskazany przez strony umowy do kontaktu zawierający informację, że została wysłana wiadomość na adres e- mail. Numer telefonu stron umowy będzie podawany do Systemu i nie będzie bez zgody pracownika, zleceniobiorcy czy niani udostępniany osobie powierzającej pracę; 
  4. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej w Systemie.

Projektowane rozwiązania stanowiące odrębności w stosunku do przepisów Kodeksu pracy wynikają z elektronicznej formy zawierania umów. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w ustawie zastosowanie będą miały odpowiednio przepisy Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego.

Od kiedy nowe przepisy?

Nowe przepisy mają wejść w życie po 30 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym, że system teleinformatyczny zostanie uruchomiony do 2025 r. Minister rodziny i polityki społecznej będzie mógł ogłosić wcześniejsze uruchomienie systemu.

Źródło: Projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • aaaga
    2022-10-27 14:32:15
    przepraszam ale nie rozumiem - system obowiązkowy czy dobrowolny?
    0
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

Twój e-PIT wspólnie z małżonkiem

Usługa Twój e-PIT umożliwia złożenie rocznego PIT wspólnie z małżonkiem. Kiedy jest to możliwe? Jakie działania należny wykonać?

PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

Ujednolicenie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych. Jest projekt rozporządzenia w tej sprawie

Ustawodawca przygotował projekt rozporządzenia w sprawie łącznego sprawozdania finansowego komitetu wyborczego, który zarejestrował kandydata na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz listę kandydatów na radnych. Jakie rozwiązania znalazły się w projekcie?

Tabela kursów średnich NBP z 29 lutego 2024 roku [nr 043/A/NBP/2024]

Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 lutego 2024 roku - nr 043/A/NBP/2024. Jaki dziś kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

Czy w ramach ulgi rehabilitacyjnej można odliczyć remont łazienki?

Ulga rehabilitacyjna a remont łazienki. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów remontu, adaptacji  i wyposażenia łazienki dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

REKLAMA