Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

• Deregulacja w ustawie o VAT i zmiany w KSeF
• KSeF: platforma do e-fakturowania czyli wystawiania faktur cyfrowych
• Na stałe wprowadzona zostaje możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”
• Zwrot VAT: termin skrócony z 60 do 40 dni

Zmiany są korzystne. Największa korzyść to skrócenie terminu zwrotu VAT przez skarbówkę oraz możliwość fakturowania poza systemem KSeF praktycznie przez cały czas, a nie na zasadzie krótkoterminowych wyjątków.

Deregulacja w ustawie o VAT i zmiany w KSeF

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów.
Projekt przewiduje wprowadzenie i uproszczenie Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur. Co w praktyce oznacza odejście od papierowych faktur i oszczędności dla przedsiębiorców.
Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.
Nowe przepisy są wynikiem licznych konsultacji z przedsiębiorcami, jakie przeprowadził Minister Finansów (w konsultacjach uczestniczyło ok. 10 tys. interesariuszy). Rząd musiał poprawić system KSeF, ponieważ ten przygotowany przez poprzedników posiadał wady, które groziły paraliżem państwa.

KSeF: platforma do e-fakturowania czyli wystawiania faktur cyfrowych

KSeF to platforma teleinformatyczna, w której firmy będą wystawiać, przesyłać, odbierać i przechowywać e-faktury. Dzięki rozwiązaniu, zamiast wysyłać fakturę e-mailem lub drukować ją, przedsiębiorca wystawi ją i prześle w systemie KSeF , po czym trafi ona automatycznie do klienta – krajowego podatnika oraz do skarbówki. KSeF umożliwi także obniżenie kosztów funkcjonowania firm i wprowadzenie jednego standardu faktury.

Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostaje podzielone na etapy:

• od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Do końca 2026 roku utrzymana zostaje możliwość wystawiania faktur na kasach rejestrujących, a także odroczone zostaje podawanie numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.
Rozwiązanie da firmom więcej czasu na dostosowanie się do zmian.

Na stałe wprowadzona zostaje możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24”

Rozwiązanie wzmocni pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy firma napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktury do systemu w czasie rzeczywistym (np. podczas braku dostępu do Internetu).
Od kwietnia do grudnia 2026 roku, wprowadzony zostaje okres przejściowy, w którym mikro-przedsiębiorcy, posiadający transakcje potwierdzane fakturami o łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie, nie będą musieli wystawiać e-faktur.

Rozwiązanie ułatwi dokumentowanie transakcji najmniejszym, potencjalnie wykluczonym cyfrowo podatnikom.

Do końca 2026 roku odroczono stosowanie kar, co zapewni dodatkowy czas podatnikom na prawidłowe wdrożenie obowiązków bez potencjalnej odpowiedzialności za błędy.

Zwrot VAT: termin skrócony z 60 do 40 dni

Dzięki KSeF, obowiązki przechowywania faktur przejmuje administracja skarbowa.
W związku z wejściem w życie KSeF, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Podatnicy otrzymają przez to szybciej środki z urzędu skarbowego, co poprawi ich płynność finansową.