Zapomoga losowa udzielona pracownikowi ze środków bieżących spółki

RADA

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów zapomogi pieniężnej wypłaconej pracownikowi ze środków bieżących spółki może stanowić dla pracodawcy poważne ryzyko podatkowe. Dla pracownika otrzymane w związku z chorobą wsparcie finansowe podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w danym roku kwoty 2280 zł. Nadwyżka ponad tę kwotę stanowi dla niego przychód z tzw. innych źródeł.

UZASADNIENIE

Działalność socjalna pracodawcy na rzecz pracownika, także w formie rzeczowej lub pieniężnej pomocy materialnej, jest z reguły finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W związku z tym, iż odpis na ów fundusz obciąża w całości koszty podatkowe, pracodawca zyskuje możliwość pośredniego zrekompensowania udzielonej pomocy. Ustawodawca zabrania bowiem bezpośredniego rozliczania w kosztach wydatków poniesionych na działalność socjalną realizowaną w ramach ZFŚS.

Nie wszyscy pracodawcy mają jednak obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a co za tym idzie - dokonywania odpisów. Pojawia się wobec tego problem: czy udzielona przez te jednostki pomoc socjalna na rzecz pracowników może obciążać koszty działalności?

Odpowiedź zależy od sposobu interpretowania art. 16 ust. 1 pkt 45 updop. Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z powołanymi przepisami.

Część podatników, których ustawa nie obliguje do tworzenia ZFŚS (z racji stanu zatrudnienia niższego od 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), uważa, że odwołanie się - w treści cytowanego powyżej przepisu - do przepisów ustawy o ZFŚS wyłącza ich z podmiotowego zakresu tej regulacji, bowiem norma została ustanowiona jedynie w celu zapobiegania podwójnemu odliczaniu tych samych wydatków.

Organy podatkowe uznają ten pogląd za błędny, twierdząc, że art. 16 ust. 1 pkt 45 updop dotyczy wszystkich pracodawców, a nie tylko tych, którzy utworzyli zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W piśmie z 5 września 2005 r. nr US.III-415/22/136/05 wydanym przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Suwałkach stwierdzono, że:

do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tzw. koszty pracownicze. Pojęcie to obejmuje przede wszystkim wynagrodzenia wypłacone pracownikom za pracę wykonywaną przez nich w ramach stosunku pracy. W ramach tych wydatków nie mieszczą się jednak wydatki na cele tzw. socjalno-bytowe ponoszone przez pracodawców na rzecz pracowników i ich rodzin, gdyż nie mają one bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie nie ma lub mieć nie może bezpośredniego wpływu na wielkość osiągniętego przychodu. Dodatkowo należy wskazać, iż nawet w sytuacji, gdyby wydatek, o którym mowa w zapytaniu, został sfinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to i tak nie mógłby być on zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów.

Jedynym sposobem na finansowe wspomożenie pracownika, które dla pracodawcy nie straci waloru kosztowego, będzie potraktowane udzielonego świadczenia jako elementu należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Takie ujęcie przekazanych kwot wymaga umowy (na piśmie) między pracodawcą a pracownikiem, w której zostaną określone wysokość świadczenia oraz termin jego wypłaty.

Zgodnie ze stanowiskiem utrwalonym w doktrynie i judykaturze wszelkie świadczenia dla pracowników, zarówno te obligatoryjne, jak i uznaniowe, mające swoje źródło w umowie o pracę uważa się za koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Potwierdzenie tej tezy znajdziemy w piśmie Ministerstwa Finansów z 27 lutego 1995 r., nr: PO 3/IP-722-126/95, w którym czytamy, że:

Wszelkie wydatki ponoszone przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych na rzecz swoich pracowników, tj. zarówno wydatki bezpośrednie wynikające z zatrudnienia, jak i pośrednie (nawet jeżeli obowiązek ich ponoszenia nie wynika z układu zbiorowego pracy lub innych aktów prawnych), od dnia 1 stycznia 1995 r. stanowią koszty uzyskania przychodów. Natomiast u osób fizycznych równowartość tych wydatków dotyczących bezpośrednio poszczególnych pracowników stanowi przychód wpływający na wysokość dochodu do opodatkowania, w tym także przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, chyba że przychód (dochód) ten jest zwolniony od podatku (...).

Potraktowanie pomocy finansowej otrzymanej od pracodawcy jako dodatkowego (zwiększonego) wynagrodzenia będzie jednak miało, z punktu widzenia pracownika, negatywne konsekwencje.

Stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 26 updof wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.

Jeśli zatem kwoty wypłacone przez pracodawcę z myślą o pokryciu kosztów leczenia pracownika będą stanowić formalnie część wynagrodzenia za pracę, utracą jednocześnie status zapomogi, a co za tym idzie - pracownik nie będzie mógł skorzystać z powyższego zwolnienia z podatku.

Z kolei wyodrębnienie omawianego świadczenia jako wsparcia finansowego w chorobie da wprawdzie pracownikowi możliwość uniknięcia podatku (do kwoty nieprzekraczającej w danym roku 2280 zł.), ale jednocześnie wyłączy ten wydatek z kosztów podatkowych pracodawcy.

W tej sytuacji obydwie strony powinny rozważyć, biorąc pod uwagę zwłaszcza wysokość planowanej pomocy, które z przedstawionych rozwiązań jest korzystniejsze.

- art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U z 2007 r. Nr 89, poz. 589

- art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

- art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

Wioletta Bukowska

ekspert w zakresie podatków dochodowych