Czy powtarzające się kilkutygodniowe wyjazdy pracowników do pracy w Danii to podróż służbowa czy oddelegowanie

RADA

O zakwalifikowaniu wyjazdów Państwa pracowników do Danii jako podróży służbowych lub jako oddelegowania będzie decydował cel i charakter ich wyjazdu. Jeśli nie jest on związany ze zmianą miejsca wykonywania pracy wskazaną w umowie o pracę, tylko z wykonaniem określonego zadania, to mamy do czynienia z podróżą służbową. W takim przypadku pracownikom będą przysługiwały diety oraz inne świadczenia, m.in. zwrot kosztów przejazdów, hoteli. Świadczenia te będą stanowiły Państwa koszty uzyskania przychodów. Natomiast jeśli wyjazd wiąże się ze zmianą umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy, to jest oddelegowaniem. Pracownikom oddelegowanym nie przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży. Istnieje jednak możliwość zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania części ich wynagrodzenia.

Pobyt pracownika za granicą dłużej niż 2 lata ma taki skutek, że podatek i składki na ubezpieczenia społeczne powinny być odprowadzane w takim przypadku w Danii.

UZASADNIENIE

Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy. Wykonywanie zadań może odbywać się w ramach podróży służbowej lub w formie czasowego oddelegowania.

O zakwalifikowaniu wyjazdu jako podróży służbowej lub oddelegowania decyduje określenie miejsca pracy w umowie o pracę.

Podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Po wykonaniu zadania służbowego pracownik wraca do swojego stałego miejsca pracy i swoich dotychczasowych obowiązków. Natomiast oddelegowanie wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy oraz niekiedy ze zmianą podporządkowania organizacyjnego (służbowego). Nowe miejsce pracy musi być wskazane w umowie o pracę. Często pracownicy oddelegowani mają określone w umowie o pracę wynagrodzenie w walucie kraju, do którego zostali oddelegowani.

W Państwa sytuacji, jeśli wysyłanie pracowników do Danii wiąże się z wykonaniem określonego zadania, bez zmiany (w umowie o pracę) miejsca wykonywania pracy oraz podporządkowania służbowego, to wyjazd ma charakter podróży służbowej. Pracownicy delegowani w podróż służbową powinni otrzymać od Państwa polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju, w którym musi być określone miejsce i termin wykonania zadania.

Pracownikom odbywającym podróż służbową przysługują określone świadczenia z tego tytułu, m.in. diety oraz zwrot innych kosztów związanych z podróżą służbową (art. 75⁵ k.p.). Świadczenia te są zwolnione z podatku oraz składek na ubezpieczenia społeczne, pod warunkiem że nie przekraczają limitów określonych dla pracowników sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.