Czy powtarzające się kilkutygodniowe wyjazdy pracowników do pracy w Danii to podróż służbowa czy oddelegowanie

RADA

O zakwalifikowaniu wyjazdów Państwa pracowników do Danii jako podróży służbowych lub jako oddelegowania będzie decydował cel i charakter ich wyjazdu. Jeśli nie jest on związany ze zmianą miejsca wykonywania pracy wskazaną w umowie o pracę, tylko z wykonaniem określonego zadania, to mamy do czynienia z podróżą służbową. W takim przypadku pracownikom będą przysługiwały diety oraz inne świadczenia, m.in. zwrot kosztów przejazdów, hoteli. Świadczenia te będą stanowiły Państwa koszty uzyskania przychodów. Natomiast jeśli wyjazd wiąże się ze zmianą umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy, to jest oddelegowaniem. Pracownikom oddelegowanym nie przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży. Istnieje jednak możliwość zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania części ich wynagrodzenia.

Pobyt pracownika za granicą dłużej niż 2 lata ma taki skutek, że podatek i składki na ubezpieczenia społeczne powinny być odprowadzane w takim przypadku w Danii.

UZASADNIENIE

Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy. Wykonywanie zadań może odbywać się w ramach podróży służbowej lub w formie czasowego oddelegowania.

Podróż służbowa

O zakwalifikowaniu wyjazdu jako podróży służbowej lub oddelegowania decyduje określenie miejsca pracy w umowie o pracę.

Podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Po wykonaniu zadania służbowego pracownik wraca do swojego stałego miejsca pracy i swoich dotychczasowych obowiązków. Natomiast oddelegowanie wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy oraz niekiedy ze zmianą podporządkowania organizacyjnego (służbowego). Nowe miejsce pracy musi być wskazane w umowie o pracę. Często pracownicy oddelegowani mają określone w umowie o pracę wynagrodzenie w walucie kraju, do którego zostali oddelegowani.

W Państwa sytuacji, jeśli wysyłanie pracowników do Danii wiąże się z wykonaniem określonego zadania, bez zmiany (w umowie o pracę) miejsca wykonywania pracy oraz podporządkowania służbowego, to wyjazd ma charakter podróży służbowej. Pracownicy delegowani w podróż służbową powinni otrzymać od Państwa polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju, w którym musi być określone miejsce i termin wykonania zadania.

Pracownikom odbywającym podróż służbową przysługują określone świadczenia z tego tytułu, m.in. diety oraz zwrot innych kosztów związanych z podróżą służbową (art. 75⁵ k.p.). Świadczenia te są zwolnione z podatku oraz składek na ubezpieczenia społeczne, pod warunkiem że nie przekraczają limitów określonych dla pracowników sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Świadczenia te będą mogli Państwo zaliczyć do kosztów działalności firmy.

Oddelegowanie

Natomiast oddelegowanie pracownika polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy i podporządkowania organizacyjnego (służbowego).

WAŻNE!

Pracownik oddelegowany to wykonujący pracę przez ograniczony czas w innym państwie członkowskim niż to, w którym zazwyczaj pracuje (art. 2 pkt 1 Dyrektywy 96/71/WE z 16 grudnia 1996 r., Dz.U. UE L z 21 stycznia 1997 r.).

Pracownik oddelegowany nadal podlega polskiemu ustawodawstwu. Oznacza to, że składki na ubezpieczenia społeczne będą opłacane w Polsce. Potwierdzeniem faktu podlegania ubezpieczeniom w Polsce w okresie wykonywania pracy za granicą jest dokument E-101, który wydawany jest przez właściwą miejscowo dla pracodawcy jednostkę ZUS. Pracownik oddelegowany, by otrzymać formularz E-101, musi spełnić jednocześnie kilka warunków, m.in. przewidywany okres wykonywania przez niego pracy za granicą nie może przekraczać 12 miesięcy oraz nie może zostać skierowany w miejsce innej osoby, której okres skierowania upłynął. Pracownik musi być przez cały okres oddelegowania podporządkowany poleceniom pracodawcy co do czasu, miejsca i rodzaju wykonywania pracy.

Pracodawca, który występuje o wydanie dla swoich pracowników formularza E-101, musi wykazać się, że prowadzi przeważającą działalność w kraju (m.in. posiada tutaj siedzibę, zarząd, większość obrotów osiąga na terenie kraju). Jeśli nie zostaną spełnione te wszystkie warunki, ZUS nie wyda formularza E-101 dla pracownika oddelegowywanego do pracy za granicę. Wówczas musiałby być on zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w kraju, do którego został oddelegowany (poradnik: „UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE OSÓB PRZEMIESZCZAJĄCYCH SIĘ W UNII” na stronie www.zus.pl).

Pracownikom oddelegowanym nie przysługują diety i inne należności związane z podróżą służbową. Istnieje jednak możliwość zwolnienia części ich wynagrodzenia z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne. Nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety (określonej w rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju), przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Jednak miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (kwota ta jest określona w ustawie budżetowej na dany rok).

Natomiast z podstawy opodatkowania została zwolniona część przychodów w kwocie odpowiadającej 30% diety za każdy dzień pobytu za granicą, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (art. 21 pkt 20 updof).

Dłuższy, niż 2 lata, pobyt pracownika za granicą będzie się wiązać z tym, że będzie on zobowiązany do odprowadzenia podatku i składek na ubezpieczenia społeczne w państwie, w którym wykonuje pracę (art. 3 pkt 2a updof).

W przypadku opodatkowania będzie to przekroczenie 183 dni w ciągu roku podatkowego pobytu pracownika w danym państwie (art. 3 ust. 1a updof).

Natomiast w przypadku podlegania ubezpieczeniom społecznym wiąże się to z przekroczeniem 12 miesięcy (okres, na jaki został wydany formularz E-101) pobytu w danym kraju. Jednak w wyjątkowych przypadkach (np. przedłużenie prac nad kontraktem) okres podlegania ustawodawstwu państwa oddelegowującego może zostać przedłużony powyżej 12 miesięcy.

• art. 29 § 1 pkt 2, art. 75⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1672

• § 2 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

• art. 3, art. 21 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1997 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

• § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991

Anna Sadowska

specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych