Nowe zasady delegowania pracowników od 18 września 2016 r.

Brak dostępu do danych, które pomagają prawidłowo identyfikować oraz przewidywać kwestie związane z delegowaniem pracowników oraz ich mobilnością deklaruje ponad połowa (52%) zatrudnionych. Jeszcze więcej z nich (58%) deklaruje z kolei, że lokalne i międzynarodowe regulacje są jednym z największych wyzwań związanych z delegowaniem i mobilnością. Takie m.in. wnioski płyną z raportu firmy doradczej EY „2015–16 Global Mobility Effectiveness Survey”.

Delegowanie pracowników wiąże się z koniecznością prawidłowego planowania i realizacji tego procesu. Dla firm delegujących swe kadry ważne jest wieloaspektowe działania na polu ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego przepisów imigracyjnych czy raportowania. O tym jak trudne i wymagające jest to zadanie świadczy fakt, że ponad połowa badanych przez EY firm uważa, że spełnienie wszystkich obowiązków wynikających z delegowania pracownika jest dla nich dużym wyzwaniem w codziennym funkcjonowaniu.

Delegacja pracowników do czasowej pracy za granicą a koszty uzyskania przychodów w PIT

- Delegowanie pracowników od zawsze było sporym wzywaniem dla firm. Jest to efekt poziomu skomplikowania przepisów prawnych, jak i elementów organizacyjnych związanych z koordynacją działań zarówno po stronie spółki wysyłającej, jak i tej przyjmującej. Kluczowym jest zatem zapewnienie właściwego przepływu informacji i planowanie delegowania z wyprzedzeniem, tak aby zapobiec najczęściej popełnianym błędom - tłumaczy dr Karol Raźniewski, Dyrektor w Zespole People Advisory Services w Dziale Doradztwa Podatkowego EY.

Powszechnie wskazywanym problemem jest często zmieniające się prawo, bądź z drugiej strony nieaktualne prawodawstwo, które nie odzwierciedla dynamicznej sytuacji na rynku pracy. Przykładowo, nowa Ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, która weszła w życie 18 czerwca i zacznie obowiązywać 18 września, po trzymiesięcznych vacatio legis, wprowadza do polskiego porządku prawnego szereg zmian oraz nowych obowiązków dla firm, które wysyłają pracowników za granicę. Nowelizacja ustawy jest efektem implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE. Krajowe przepisy dot. delegowania pracowników musiały zostać zmienione oraz dostosowane do unijnego prawa. Ustawa uszczegółowiła zasady delegowania pracowników oraz ustaliła jednolite elementy, które na unijnym szczeblu ułatwiają wspólną interpretację przepisów oraz zapobiegają nadużywania i obchodzenia obowiązujących przepisów.

- Nowe przepisy nakładają na firmy nowe obowiązki, jednak ich spełnienie nie musi dla nich stanowić dla nich dużego obciążenia administracyjnego. Ustanowienie odpowiedniego procesu, gromadzenia, przechowywania i przekazywania informacji pozwoli nie tylko wywiązać się z tych obowiązków, ale także uporządkować kwestie oddelegowań w firmie – mówi dr Karol Raźniewski.

Kwestie związane z zapewnieniem bezpieczeństwa prawnego i prawidłowego stosowania obowiązujących regulacji są kluczowymi zagadnieniami dla respondentów badania EY. 58% ankietowanych uznało to bowiem za największe wyzwanie. Natomiast blisko 75% badanych przedstawicieli firm przyznało, że musi zwrócić większą uwagę na kwestie prawidłowego spełnienia ciążących na nich obowiązków. Odpowiednie dostosowanie się do wymagań, jest tym bardziej istotne w Polsce, ponieważ do 18 września firmy, które delegują pracowników za granicę, muszą dostosować swoje procedury do nowych obowiązków nałożonych przez ustawę. Przepisy nakładają na pracodawców nowe obowiązki w postaci:

- konieczności przechowywania dokumentacji dotyczącej delegowania,

- ustanowienia osoby przeznaczonej do kontaktów z właściwymi organami państwa przyjmującego pracownika,

- składania oświadczenia właściwemu organowi, które to umożliwi przeprowadzenie kontroli sytuacji faktycznej.

Ponadto, przedsiębiorcy, którzy delegują pracowników muszą wprowadzić do swojego biznesu mechanizmy, które umożliwią właściwym organom badać czy firma, która deleguje pracownika, rzeczywiście prowadzi znaczącą działalność w państwie siedziby oraz czy delegowanie ma charakter tymczasowy. W przypadku niespełnienie wymogów ustawy, ustawodawca dopuścił możliwość ukarania przedsiębiorstwa grzywną finansową w przedziale od 1 tys. do nawet 30 tys. złotych.

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Posiadanie polityki mobilności oraz jej odpowiednie stosowanie pomaga prawidłowo wywiązywać się z nałożonych przez ustawodawcę obowiązków. Jest to również szansa na lepsze analizowanie i planowanie działań. Aż 72% respondentów badania przyznało, że nie śledzi powodzenia podejmowanych działań międzynarodowych. Tymczasem dynamicznie zmieniające się środowisko prawne wymaga od firm ciągłej analizy ryzyka, które związane jest z mobilnością pracowników. Przykładem może być Projekt BEPS (Base Erosion and Profit Shifting). Jego celem jest reforma przepisów podatkowych i zmiana zasad opodatkowania. Ta inicjatywa nie pozostanie bez znaczenia również dla firm delegujących pracowników. Już teraz muszą być przygotowane na zmiany oraz dodatkowe wymagania, które będą wynikały z tej inicjatywy.

Tzw. BEPS jest dodatkowym wyzwaniem dla wielu podmiotów, które prowadzą międzynarodową działalność, a w konsekwencji delegują pracowników. Umowy dotyczące usług wykonywanych przez te osoby w różnych krajach, czy zakres i sposób działania osób, które wykonują regionalne funkcje, powinien być w tym kontekście przeanalizowany przez działy HR, finansowy oraz prawny. Tylko wspólne podejście pozwoli na zminimalizowanie ryzyk związanych z tym obszarem, przy zachowaniu celu dla którego dana organizacja oddelegowała pracownika czy powierzyła mu międzynarodowe obowiązki – mówi Michał Grzybowski, Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego, lider Zespołu People Advisory Servies na Polskę oraz Europę Środkowo-Południową.

Respondenci badania EY podkreślili również potrzebę stworzenia odpowiednio wykwalifikowanych zespołów zajmujących się mobilnością pracowników w firmach. W połączeniu z wprowadzeniem korporacyjnej polityki mobilności, odpowiednim wykorzystaniem i analizowaniem danych, pozwoli to w pełni wykorzystać potencjał pracowników oraz zapewnić bezpieczeństwo firmy i jej rozwój.

– Proces zarzadzania delegowaniem pracowników można postrzegać jako sztukę użytkową. Zawiera bowiem element czysto twórczy, czyli strategię firmy dotyczącą ekspansji zagranicznej czy przejmowania biznesu poza krajem macierzystym firmy i wizję realizacji tej strategii w aspekcie ludzkim. Za przygotowanie tej części odpowiada zwykle zarząd bądź rada nadzorcza – powiedział Michał Grzybowski, Partner EY w Dziale Doradztwa Podatkowego, otwierając konferencję „Sztuka przekraczania granic – przyjmowanie i wysyłanie pracowników w świetle nowych przepisów”. Wydarzenie zostało zorganizowane 14 września wspólnie z wspólnie z Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych. – Z drugiej strony, za strategią musi iść coś, co definiuję jako twórcze rzemiosło. To konkretne polityka firmy, procedury, wszystkie rozwiązania, zgodne z obowiązującymi przepisami, które muszą się pojawić, gdy przedsiębiorstwo decyduje się delegować pracowników poza granice macierzystego kraju – dodał ekspert EY.

Pracodawca opłaca hotel pracownikowi na delegacji - to nie jest przychód w PIT

– Z naszego doświadczenia widzimy, że delegowanie pracowników zagranicznych do Polski jest uzależnione od cyklu życia inwestycji. Zwłaszcza na początku, jest ktoś, kto odpowiada za uruchomienie projektu. Jednak obecnie widzimy, że coraz częściej nowymi inwestycjami od momentu zero zarządzają Polacy. W inwestycji zagranicznej chodzi bowiem o to, aby generować miejsca pracy w kraju docelowym – powiedział na konferencji Marek Szostak, Zastępca Dyrektora Departamentu Inwestycji Zagranicznych PAIIZ.

O badaniu

Badanie EY „2015–16 Global Mobility Effectiveness Survey” zostało przeprowadzone między lipcem na sierpniem 2015 r. Wzięło w nim udział ponad 200 respondentów z 35 krajów, z czego połowa pochodziła z Europy. Badani reprezentowali 13 sektorów i branż.

Źródło: EY