Umowa zlecenia z obywatelem Ukrainy - rozliczenie podatku

Umowa zlecenia z obywatelem Ukrainy - różne stany faktyczne

O interpretację podatkową wystąpiła firma, która zamierza świadczyć usługi w przedmiocie pracy tymczasowej lub outsourcingu usług. W ramach tej działalności gospodarczej Wnioskodawca zamierza zawierać umowy zlecenia z osobami fizycznymi, będącymi m.in. obywatelami Ukrainy.

Umowy zlecenia łączące Wnioskodawcę z obywatelami Ukrainy będą spełniały następujące warunki:

1. Zawierane będą w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę.
2. Obywatele Ukrainy będą zawierać umowy zlecenia jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.
3. Zleceniobiorcy będą posiadali wymagane polskimi przepisami pozwolenia na pobyt i pracę.
4. Umowy zlecenia będą odpłatne i będą opiewać na kwoty wynagrodzenia wyższe niż 200 złotych.
5. W ciągu roku podatkowego Zleceniobiorcy, świadcząc usługi na rzecz Wnioskodawcy będą przebywać na terenie Polski poniżej lub powyżej 183 dni.
6. Zleceniobiorcy będą posiadać rachunki bankowe w oddziałach polskich banków.
7. Zleceniobiorcy będą posiadać polski numer identyfikacji podatkowej.

Kwestia rezydencji podatkowej zleceniobiorców i certyfikatów

Wnioskodawca przewiduje, że podczas zawierania umów zlecenia z obywatelami Ukrainy będą zachodziły zasadniczo następujące przypadki.

A. Obywatele Ukrainy przy zawarciu umowy zlecenia będą przedkładać ukraińskie certyfikaty rezydencji podatkowej, dokumentujące dla celów podatkowych ich miejsce zamieszkania na Ukrainie (Przypadek przyszły nr 1 i nr 2).

B. Zleceniobiorca (obywatel Ukrainy) nie dysponuje ukraińskim certyfikatem rezydencji podatkowej przy podpisaniu umowy.

Jeżeli Zleceniobiorcy nie przedstawią Wnioskodawcy certyfikatu rezydencji w celu wykazania swojej rezydencji podatkowej, Wnioskodawca przy zawarciu umowy zlecenia zamierza zwracać się do nich o wyjaśnienie tej kwestii poprzez:

1. Poinformowanie Zleceniobiorcy (w formie pisemnej, w tłumaczeniu na język ojczysty Zleceniobiorcy) o zasadach ustalania rezydencji podatkowej,
2. Szczegółowe pytania skierowane do Zleceniobiorcy w formie ankiety (w formie pisemnej, w tłumaczeniu na język ojczysty Zleceniobiorcy), wskazujących konkretne okoliczności istotne dla ustalenia rezydencji podatkowej Zleceniobiorcy,
3. W oparciu o dane wskazane w pkt 1 i 2 – złożenie przez Zleceniobiorcę oświadczenia (w formie pisemnej, w języku ojczystym Zleceniobiorcy) w przedmiocie jego rezydencji podatkowej tj., że:
   1. Jego centrum interesów życiowych, tj. centrum interesów osobistych lub gospodarczych mieścić się będzie na terenie Ukrainy (Przypadek przyszły nr 3 i 4)
   2. Jego centrum interesów życiowych, tj. centrum interesów osobistych lub gospodarczych mieścić się będzie na terenie Polski (Przypadek przyszły nr 5).

Przy czym, w ocenie Wnioskodawcy mogą zachodzić również przypadki, że w toku obowiązywania umowy zlecenia ze Zleceniobiorcą, rezydencja podatkowa ww. może ulec zmianie – tj. Zleceniobiorca złoży np. oświadczenie, że od danego momentu jego centrum interesów życiowych znajduje się w Polsce, w miejsce złożonego oświadczenia w przedmiocie ukraińskiej rezydencji podatkowej. (Przypadek przyszły nr 6).

Co istotne, odpowiedzi udzielane w ankiecie jak i samo oświadczenie w przedmiocie rezydencji podatkowej pozostaje w wyłącznej gestii Zleceniobiorcy, co sprawia, że oświadczenia składane przez Zleceniobiorców powinny cechować się wysoką wiarygodnością.

Wnioskodawca nie posiada przy tym żadnej możliwości zweryfikowania tych oświadczeń, może wyłącznie opierać się na informacjach wskazanych w tych ankietach.

Pytania

W związku z powyższym opisem Wnioskodawca skierował do Dyrektora KIS następujące pytania:

1. Czy w przypadku gdy Zleceniobiorca przy zawarciu umowy zlecenia przedłoży Wnioskodawcy certyfikat rezydencji podatkowej, wydany przez właściwy ukraiński urząd, dochody z wykonywania umowy zlecenia są opodatkowane tylko na Ukrainie, w przypadku, gdy osoba ta w danym roku podatkowym przebywa w Polsce 183 dni lub krócej (Przypadek przyszły nr 1), oraz jakie ciążą na Wnioskodawcy w związku z tym obowiązki jako płatniku podatku dochodowego osób fizycznych?
2. Czy w przypadku gdy Zleceniobiorca przy zawarciu umowy zlecenia przedłoży Wnioskodawcy certyfikat rezydencji podatkowej, wydany przez właściwy ukraiński urząd, dochody z wykonywania umowy zlecenia są opodatkowane tylko na Ukrainie, w przypadku, gdy osoba ta w danym roku podatkowym przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni (Przypadek przyszły nr 2), oraz jakie ciążą na Wnioskodawcy w związku z tym obowiązki jako płatniku podatku dochodowego osób fizycznych?
3. Czy w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie, w ramach którego oświadczy, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się na Ukrainie – to czy Wnioskodawca działając w zaufaniu do treści tego oświadczenia oblicza zaliczki ryczałtem, w przypadku, gdy osoba ta przebywa w Polsce 183 dni lub krócej (Przypadek przyszły nr 3), oraz jakie ciążą na Wnioskodawcy w związku z tym obowiązki jako płatniku podatku dochodowego osób fizycznych?
4. W przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie, w ramach którego oświadczy, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się na Ukrainie – to czy Wnioskodawca działając w zaufaniu do treści tego oświadczenia oblicza zaliczki ryczałtem a następnie na zasadach ogólnych, w przypadku, gdy osoba ta przekroczy 183 dzień pobytu w danym roku podatkowym, przy czym wraz z upływem roku podatkowego – od stycznia następnego roku znów najpierw pobiera się ryczałt a po przekroczeniu 183 dnia stosuje się zasady ogólne (Przypadek przyszły nr 4), oraz jakie ciążą na Wnioskodawcy w związku z tym obowiązki jako płatniku podatku dochodowego osób fizycznych?
5. Czy w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie, w ramach którego oświadczy, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się w Polsce – to czy Wnioskodawca działając w zaufaniu do treści tego oświadczenia może traktować go od początku współpracy jako rezydenta podatkowego Polski dla potrzeb podatkowych, a w związku z tym obliczać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych, a nie ryczałtem – do czasu zmiany ww. okoliczności (Przypadek przyszły nr 5), oraz jakie ciążą na Wnioskodawcy w związku z tym obowiązki jako płatniku podatku dochodowego osób fizycznych?
6. Czy w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie wskazane w pkt 3, a następnie w toku współpracy z Wnioskodawcą zmieni je (z uwagi na zmianę jego sytuacji życiowej) na to wskazane w pkt 5 – to czy działając w zaufaniu do treści tego oświadczenia z chwilą złożenia tego oświadczenia należy obliczać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych, a nie ryczałtem – do czasu zmiany ww. okoliczności (Przypadek przyszły nr 6), oraz jakie ciążą na Wnioskodawcy w związku z tym obowiązki jako płatniku podatku dochodowego osób fizycznych?

Obowiązki płatnika przy umowach zlecenia z obywatelem Ukrainy - wyjaśnienia Dyrektora KIS

W interpretacji podatkowej z 18 sierpnia 2021 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.57.2021.1.TW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, że:

1. w przypadku gdy Zleceniobiorca przy zawarciu umowy zlecenia przedłoży Wnioskodawcy certyfikat rezydencji podatkowej, wydany przez właściwy ukraiński urząd, dochody z wykonywania umowy zlecenia są opodatkowane tylko na Ukrainie; gdy osoba ta w danym roku podatkowym przebywa w Polsce 183 dni lub krócej (przypadek przyszły nr 1), to Wnioskodawca, jako płatnik, powinien sporządzić informację IFT-1R, którą przekaże w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi;
2. w przypadku gdy Zleceniobiorca przy zawarciu umowy zlecenia przedłoży Wnioskodawcy certyfikat rezydencji podatkowej, wydany przez właściwy ukraiński urząd, dochody z wykonywania umowy zlecenia są opodatkowane tylko na Ukrainie; gdy osoba ta w danym roku podatkowym przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni (przypadek przyszły nr 2), to Wnioskodawca, jako płatnik, powinien sporządzić informację IFT-1R, którą przekaże w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi;
3. w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie, w ramach którego oświadczy, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się na Ukrainie i osoba ta w danym roku podatkowym przebywa w Polsce 183 dni lub krócej (przypadek przyszły nr 3), płatnik ma obowiązek pobrać 20% zryczałtowany podatek i wpłacić do urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał podatek. Ponadto płatnik sporządza deklarację PIT-8AR, którą przekazuje w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym do urzędu skarbowego według miejsca zamieszkania płatnika. Płatnik sporządza też informację IFT-1R, którą przekazuje w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi;
4. w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie, w ramach którego oświadczy, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się na Ukrainie, gdy osoba ta w danym roku podatkowym przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni (przypadek przyszły nr 4), płatnik jest obowiązany do 183 dnia pobytu na terytorium Polski pobierać 20% zryczałtowany podatek zgodnie z art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a po przekroczeniu 183 dnia pobierać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych w momencie dokonywania wypłaty i wpłacić na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał zaliczkę. Ponadto do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym Płatnik jest obowiązany przesłać deklaracje PIT-4R (za okres, w którym pobierał zaliczki na podatek dochodowy) i PIT-8AR (za okres, w którym płatnik pobierał zryczałtowany podatek) do urzędu skarbowego według miejsca zamieszkania płatnika. Płatnik ma obowiązek przekazać również informację PIT-11 urzędowi skarbowemu, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym i podatnikowi, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym oraz informację IFT-1R, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi;
5. w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie, w ramach którego oświadczy, że na dzień złożenia oświadczenia i na przyszłość (a więc również w okresie współpracy z Wnioskodawcą) jego centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) mieści się w Polsce (przypadek przyszły nr 5), płatnik powinien pobierać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych w momencie dokonywania wypłaty i wpłacić na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał zaliczkę. Ponadto do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym Płatnik jest obowiązany przesłać deklaracje PIT-4R, w związku z poborem zaliczek na podatek dochodowy na zasadach ogólnych na podstawie art. 41 ust. 1 ww. ustawy do urzędu skarbowego według miejsca zamieszkania płatnika. Płatnik ma obowiązek przekazać również informację PIT-11 urzędowi skarbowemu, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym i podatnikowi, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym;
6. w przypadku gdy Zleceniobiorca złoży oświadczenie wskazane w pytaniu 3, a następnie w toku współpracy z Wnioskodawcą zmieni je (z uwagi na zmianę jego sytuacji życiowej) na to wskazane w pytaniu 5 (przypadek przyszły nr 6), płatnik jest obowiązany pobierać 20% zryczałtowany podatek zgodnie z art. 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli stan faktyczny będzie wynikał z oświadczenia wskazanego w pytaniu 3, a następnie pobierać zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych w momencie dokonywania wypłaty i wpłacić na rachunek urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał zaliczkę (taka sytuacja będzie miała miejsce począwszy od dnia gdy stan faktyczny ulegnie zmianie i będzie wynikał z oświadczenia wskazanego w pytaniu 5). Ponadto do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym Płatnik jest obowiązany przesłać deklaracje PIT-4R (za okres, w którym pobierał zaliczki na podatek dochodowy) i PIT-8AR (za okres, w którym płatnik pobierał zryczałtowany podatek) do urzędu skarbowego według miejsca zamieszkania płatnika. Płatnik ma obowiązek przekazać również informację PIT-11 urzędowi skarbowemu, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym i podatnikowi, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym oraz informację IFT-1R, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym urzędowi skarbowemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz podatnikowi.

oprac. Paweł Huczko