Kiedy można skorzystać z urlopu okolicznościowego - najważniejsze pytania i odpowiedzi

Urlop okolicznościowy – dla kogo?

Zgodnie z § 15 Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), urlopy okolicznościowe przysługują wyłącznie pracownikom, tj. osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę.

Autopromocja

Kiedy i w jakim wymiarze przysługuje urlop okolicznościowy zwalniający pracownika z obowiązku świadczenia pracy?

Odpowiadamy:

- w przypadku ślubu pracownika, narodzin jego dziecka lub śmierci oraz pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy – przysługują 2 dni wolne od pracy;

- w przypadku ślubu dziecka pracownika, śmierci oraz pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, również innej osoby, która jest na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – przysługuje 1 dzień wolny od pracy;

Autopromocja

Praca zdalna. Obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców

Książka z plakatem w prezencie

Sprawdź

- zadeklarowanie w zakładzie pracy faktu opieki nad dzieckiem poniżej 14. roku życia uprawnia do 2 dni wolnych.

Rozwiedziony pracownik jest uprawniony do skorzystania z 1 dnia urlopu okolicznościowego w przypadku śmierci teściowej lub teścia.

Czy urlop okolicznościowy musi się odbyć się w dniu, kiedy zaistniało, któreś w wymienionych zdarzeń?

Nie. Z urlopu okolicznościowego można skorzystać w inny dzień bezpośrednio związany z wydarzeniem uprawniającym do takiego urlopu (np. wykorzystując ten czas na sprawy organizacyjne np. związane z dekoracją sali ślubnej).

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Tak, jeśli przez urlop okolicznościowy rozumiemy przypadki określone w § 15 w/w rozporządzenia, tj. ślub pracownika lub urodzenie się jego dziecka albo zgon i pogrzeb małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, a także ślub dziecka pracownika albo zgon i pogrzeb jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. Pracownikowi przysługuje w takim czasie prawo do pełnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy jest naliczane w taki sam sposób, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Stawka za dzień uwzględnia wartość zmiennych składników wynagrodzenia pracownika z danego, objętego tym urlopem miesiąca. W przypadku wystąpienia okoliczności uprawniających do przyznania urlopu okolicznościowego w trakcie urlopu wypoczynkowego, pracownik nie jest uprawniony do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia; nie może również wnioskować o przedłużenie urlopu wypoczynkowego.

Czy niewykorzystany urlop okolicznościowy przechodzi na kolejny rok?

Nie.

Autopromocja

Poradnik pracodawcy 2024
Uprawnienia rodziców w pracy

Sprawdź

Czy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego?

Tak, na podstawie wniosku złożonego przez pracownika swojemu pracodawcy.

Jakie są zobowiązania i obowiązki pracownika ubiegającego się o urlop okolicznościowy?

Składając swoje oświadczenie pracownik bierze na siebie odpowiedzialność za podawanie informacji niezgodnych z prawdą. Ma on również obowiązek poinformowania pracodawcy z wyprzedzeniem o skorzystaniu z takiego urlopu. Wyjątek stanowią wydarzenia o charakterze nagłym (np. śmierć bliskiej osoby - wtedy pracownik musi zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu w przypadku swojej nieobecności w pracy). Przy składaniu wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego pracownik powinien uwzględnić wewnętrzne akty obowiązujące w tym zakresie u pracodawcy, szczególnie w zakresie dokumentowania okoliczności stanowiących przyczynę przedmiotowego urlopu okolicznościowego, z zastrzeżeniem, że zakres dokumentowania okoliczności powinien każdorazowo uwzględniać zasady minimalizmu i adekwatności przetwarzania danych osobowych, aby nie dopuścić do nadmiarowego i nieadekwatnego przetwarzania danych osobowych.

Co, jeśli urlop okolicznościowy został wykorzystany, a wydarzenie (np. ślub), które było powodem jego wzięcia, nie doszło do skutku?

W takiej sytuacji pracownik, co do zasady, musi skorzystać z urlopu wypoczynkowego – w przeciwnym razie jego nieobecność w pracy będzie usprawiedliwiona, zostanie jednak pozbawiony wynagrodzenia za ten okres.

Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z przepisami RODO?

Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów zawierających dane osobowe pracowników zgodnie z RODO powinno być ograniczone do minimum, a przetwarzanie danych osobowych osób trzecich jest w tym przypadku działaniem przekraczającym zasadę adekwatności (art. 5 ust. 1 pkt c RODO)

Dokumenty uzasadniające udzielenie urlopu okolicznościowego nie powinny być przechowywane przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika (obejmuje to również ich kserowanie dla takich celów) – mowa o dokumentach zawierających szczegółowe dane osobowe bliskich nie będących w sytuacji potrzeby korzystania z urlopu okolicznościowego. Tego rodzaju dane nie są adekwatne do celów ich przechowywania. Z wyjątkami prawem dopuszczalnymi, nie jest zasadne przechowywanie w związku z urlopem okolicznościowym np. kopii aktu zgonu członka rodziny, czy aktu urodzenia dziecka – tego rodzaju dokumenty mogą być przedstawione pracodawcy jedynie do wglądu; nie może on również wymagać w takiej sytuacji od pracowników przekazania dokumentów z akt stanu cywilnego.

Urlop okolicznościowy stwarza nam możliwość poświęcenia odpowiedniej ilości wolnego od pracy czasu na ważne wydarzenia w naszym życiu osobistym. Korzystajmy z tej szansy mądrze, aby mieć pewność, że przeżyliśmy te ważne dla nas chwile dobrze oraz odpowiedzialnie.  

Autopromocja

ZFŚS
Zasady tworzenia i prowadzenia

Sprawdź

Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego, Impel Business Soutions sp. z o.o.