Kiedy można skorzystać z urlopu okolicznościowego - najważniejsze pytania i odpowiedzi

• Urlop okolicznościowy – dla kogo?
• Kiedy i w jakim wymiarze przysługuje urlop okolicznościowy zwalniający pracownika z obowiązku świadczenia pracy?
• Czy urlop okolicznościowy musi się odbyć się w dniu, kiedy zaistniało, któreś w wymienionych zdarzeń?
• Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
• Czy niewykorzystany urlop okolicznościowy przechodzi na kolejny rok?
• Czy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego?
• Jakie są zobowiązania i obowiązki pracownika ubiegającego się o urlop okolicznościowy?
• Co, jeśli urlop okolicznościowy został wykorzystany, a wydarzenie (np. ślub), które było powodem jego wzięcia, nie doszło do skutku?
• Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z przepisami RODO?

Urlop okolicznościowy – dla kogo?

Zgodnie z § 15 Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), urlopy okolicznościowe przysługują wyłącznie pracownikom, tj. osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę.

Kiedy i w jakim wymiarze przysługuje urlop okolicznościowy zwalniający pracownika z obowiązku świadczenia pracy?

Odpowiadamy:

- w przypadku ślubu pracownika, narodzin jego dziecka lub śmierci oraz pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy – przysługują 2 dni wolne od pracy;

- w przypadku ślubu dziecka pracownika, śmierci oraz pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, również innej osoby, która jest na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – przysługuje 1 dzień wolny od pracy;

- zadeklarowanie w zakładzie pracy faktu opieki nad dzieckiem poniżej 14. roku życia uprawnia do 2 dni wolnych.

Rozwiedziony pracownik jest uprawniony do skorzystania z 1 dnia urlopu okolicznościowego w przypadku śmierci teściowej lub teścia.

Czy urlop okolicznościowy musi się odbyć się w dniu, kiedy zaistniało, któreś w wymienionych zdarzeń?

Nie. Z urlopu okolicznościowego można skorzystać w inny dzień bezpośrednio związany z wydarzeniem uprawniającym do takiego urlopu (np. wykorzystując ten czas na sprawy organizacyjne np. związane z dekoracją sali ślubnej).

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Tak, jeśli przez urlop okolicznościowy rozumiemy przypadki określone w § 15 w/w rozporządzenia, tj. ślub pracownika lub urodzenie się jego dziecka albo zgon i pogrzeb małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, a także ślub dziecka pracownika albo zgon i pogrzeb jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. Pracownikowi przysługuje w takim czasie prawo do pełnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy jest naliczane w taki sam sposób, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Stawka za dzień uwzględnia wartość zmiennych składników wynagrodzenia pracownika z danego, objętego tym urlopem miesiąca. W przypadku wystąpienia okoliczności uprawniających do przyznania urlopu okolicznościowego w trakcie urlopu wypoczynkowego, pracownik nie jest uprawniony do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia; nie może również wnioskować o przedłużenie urlopu wypoczynkowego.

Czy niewykorzystany urlop okolicznościowy przechodzi na kolejny rok?

Nie.

Czy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego?

Tak, na podstawie wniosku złożonego przez pracownika swojemu pracodawcy.

Jakie są zobowiązania i obowiązki pracownika ubiegającego się o urlop okolicznościowy?

Składając swoje oświadczenie pracownik bierze na siebie odpowiedzialność za podawanie informacji niezgodnych z prawdą. Ma on również obowiązek poinformowania pracodawcy z wyprzedzeniem o skorzystaniu z takiego urlopu. Wyjątek stanowią wydarzenia o charakterze nagłym (np. śmierć bliskiej osoby - wtedy pracownik musi zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu w przypadku swojej nieobecności w pracy). Przy składaniu wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego pracownik powinien uwzględnić wewnętrzne akty obowiązujące w tym zakresie u pracodawcy, szczególnie w zakresie dokumentowania okoliczności stanowiących przyczynę przedmiotowego urlopu okolicznościowego, z zastrzeżeniem, że zakres dokumentowania okoliczności powinien każdorazowo uwzględniać zasady minimalizmu i adekwatności przetwarzania danych osobowych, aby nie dopuścić do nadmiarowego i nieadekwatnego przetwarzania danych osobowych.

Co, jeśli urlop okolicznościowy został wykorzystany, a wydarzenie (np. ślub), które było powodem jego wzięcia, nie doszło do skutku?

W takiej sytuacji pracownik, co do zasady, musi skorzystać z urlopu wypoczynkowego – w przeciwnym razie jego nieobecność w pracy będzie usprawiedliwiona, zostanie jednak pozbawiony wynagrodzenia za ten okres.

Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z przepisami RODO?

Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów zawierających dane osobowe pracowników zgodnie z RODO powinno być ograniczone do minimum, a przetwarzanie danych osobowych osób trzecich jest w tym przypadku działaniem przekraczającym zasadę adekwatności (art. 5 ust. 1 pkt c RODO)

Dokumenty uzasadniające udzielenie urlopu okolicznościowego nie powinny być przechowywane przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika (obejmuje to również ich kserowanie dla takich celów) – mowa o dokumentach zawierających szczegółowe dane osobowe bliskich nie będących w sytuacji potrzeby korzystania z urlopu okolicznościowego. Tego rodzaju dane nie są adekwatne do celów ich przechowywania. Z wyjątkami prawem dopuszczalnymi, nie jest zasadne przechowywanie w związku z urlopem okolicznościowym np. kopii aktu zgonu członka rodziny, czy aktu urodzenia dziecka – tego rodzaju dokumenty mogą być przedstawione pracodawcy jedynie do wglądu; nie może on również wymagać w takiej sytuacji od pracowników przekazania dokumentów z akt stanu cywilnego.

Urlop okolicznościowy stwarza nam możliwość poświęcenia odpowiedniej ilości wolnego od pracy czasu na ważne wydarzenia w naszym życiu osobistym. Korzystajmy z tej szansy mądrze, aby mieć pewność, że przeżyliśmy te ważne dla nas chwile dobrze oraz odpowiedzialnie.  

Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego, Impel Business Soutions sp. z o.o.