Czy drobne czynności wykonywane na rzecz pracodawcy w trakcie przejazdu w podróży służbowej powinny być zaliczane do czasu pracy

rada

Do czasu pracy pracownika powinien zostać w tym przypadku zaliczony czas, przez który w trakcie przejazdu wykonywał pracę, nawet jeśli było to niewielkie, krótko wykonywane zadanie. W omawianej sytuacji będzie to stanowić pracę w godzinach nadliczbowych (przejazd przypadał już po zakończeniu dobowego wymiaru czasu pracy), która może zostać zrekompensowana pracownikowi dodatkowym wynagrodzeniem albo czasem wolnym.

uzasadnienie

Delegacja w kontekście czasu pracy traktowana jest powszechnie w następujący sposób:

• w całości do czasu pracy zaliczany jest czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika (wynikającymi z jego rozkładu czasu pracy),

• poza godzinami pracy pracownika do czasu pracy wlicza się jedynie czas poświęcony na wykonywanie zadania podczas podróży służbowej,

• czas podróży nie jest zaliczany do czasu pracy, jeżeli pracownik podczas niej nie wykonywał pracy.

W praktyce często zapomina się o tym, że czas przejazdu musi być zawsze wliczony do czasu pracy pracownika, jeżeli podczas niego pracownik wykonywał pracę. Wykonywanie pracy rozumieć musimy tutaj szeroko, jako każdą czynność przedsięwziętą na rzecz pracodawcy, w związku z zadaniem służbowym, w celu wykonania którego pracownik jest delegowany, jak też całkowicie niezwiązaną z tym zadaniem.

Pana pracownik przez pewien czas wykonywał w trakcie przejazdu pracę. Rozmowy z pracodawcą w sprawach służbowych, czytanie dokumentacji itp. są realizacją zobowiązań pracowniczych wynikających ze stosunku pracy. Czas poświęcony na to będzie zatem wliczany do czasu pracy pracownika. W związku z tym, że wykonywanie wymienionych czynności przypadało już po ustalonych w rozkładzie czasu pracy godzinach pracy, stanowić będzie pracę w godzinach nadliczbowych.

WAŻNE!

Do czasu pracy wliczamy tylko czas przejazdu w podróży służbowej, która pokrywa się z godzinami pracy pracownika, oraz czas, w którym pracownik wykonywał pracę.

Rozliczenie nadgodzin może nastąpić przez wypłatę dodatku lub udzielenie czasu wolnego. Czasu wolnego udziela się na wniosek lub bez wniosku pracownika (z inicjatywy pracodawcy). W tym pierwszym przypadku konieczne jest złożenie przez pracownika wniosku na piśmie, zaś czasu wolnego udziela się w proporcji 1:1, czyli za każdą godzinę przepracowaną przez pracownika ponad obowiązujące go normy czasu pracy udziela się godziny czasu wolnego. W sytuacji gdy czas wolny udzielany jest bez wniosku zatrudnionego, przysługuje on w wymiarze wyższym. Za każdą godzinę pracy w nadgodzinach pracodawca udziela bowiem 1,5 godziny wolnego. W przedstawionej sytuacji, jeżeli wykonywanie pracy trwało 1 godzinę, pracownikowi należy oddać 1,5 godziny czasu wolnego.

W przypadku wypłacenia dodatku za pracę w czasie podróży będzie on przysługiwał w wysokości 50% wynagrodzenia ze względu na przekroczenie normy dobowej czasu pracy.

Podróż służbowa musi zostać odnotowana w ewidencji czasu pracy. Okres delegacji musi zostać wykazany w ewidencji czasu pracy nie tylko poprzez zapis, z którego wynika fakt odbywania w danym dniu podróży służbowej, ale poprzez faktyczne rozpisanie godzin pracy w taki sam sposób, jak dokonuje się tego w odniesieniu do codziennej pracy.

Faktyczny czas poświęcony na pracę pracodawca może ustalić, pobierając stosowne oświadczenie od pracownika, jak również kontaktując się z jednostką, do której pracownik się udał. Pewne obiektywne trudności w tym zakresie nie mogą prowadzić do uznania, że ewidencja może być w ogóle nieprowadzona.

• art. 128, 149 i 151-151² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1672

Marek Rotkiewicz

właściciel biura doradztwa prawno-kadrowego