Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile pracodawca może oszczędzić na wpłatach do PFRON? Przykłady i obliczenia

• Dlaczego 5 maja jest ważną datą dla integracji i równości?
• Inkluzywność w biznesie – wartości, ale i konkretne decyzje finansowe
• Obawy przedsiębiorców – co powstrzymuje przed zatrudnianiem OzN?
• Obowiązki pracodawcy wobec PFRON – zasady i wyliczenia
• Case study z obliczeniem: Zatrudnienie 2 pracowników OzN w firmie zatrudniającej 50 pracowników
• Podsumowanie – zatrudnianie OzN jako decyzja strategiczna

Dlaczego 5 maja jest ważną datą dla integracji i równości?

Już 5 maja – tuż po weekendzie majowym – obchodzimy aż trzy ważne święta promujące równość i integrację:
• Dzień Walki z Dyskryminacją Osób z Niepełnosprawnościami,
• Europejski Dzień Walki z Dyskryminacją Osób z Niepełnosprawnościami,
• Międzynarodowy Dzień Godności Osób z Niepełnosprawnością Intelektualną.

5 maja przypomina nam z potrójną siłą o równości i integracji.

Inkluzywność w biznesie – wartości, ale i konkretne decyzje finansowe

W biznesie inkluzywność to nie tylko wartości – to także decyzje operacyjne i finansowe. W wielu firmach zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami (OzN) wciąż pozostaje niezagospodarowanym obszarem. Dlaczego?
Obszar ten wciąż postrzegany jest jako złożony temat HR. Tymczasem właściwie zaplanowane wdrożenie to nie tylko uniknięcie wpłat do PFRON – to realne oszczędności, dostęp do dofinansowań i lepszy wynik audytu ESG.

Obawy przedsiębiorców – co powstrzymuje przed zatrudnianiem OzN?

Rozmowy z przedsiębiorcami pokazują, że temat zatrudniania osób z niepełnosprawnościami nadal budzi wiele obaw. Najczęstsze z nich to:
• „Słyszałem, że i tak nie wypłacają dofinansowań.”
• „Nie wiem, jak dostosować stanowisko.”
• „Wpłaty na PFRON są stosunkowo niewielkim kosztem dla firmy, a droga do ich optymalizacji jest zbyt skomplikowana.”

Obowiązki pracodawcy wobec PFRON – zasady i wyliczenia

Czy naprawdę tak jest? Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że brak zatrudniania OzN generuje dla ich firm realne koszty. Zaczynimy od początku, zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych pracodawca podlega obowiązkowi wpłat na PFRON, jeśli zatrudnia 25 pracowników (w przeliczaniu na pełen etat), a równocześnie nie osiąga wskaźnika 6% pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności. Wysokość wpłat stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6%, a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Przykład: firma zatrudniająca 50 pracowników

W firmie zatrudniającej 50 pracowników etatowych, wymagany wskaźnik zatrudnienia to 3 pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Dane wejściowe:
Liczba pracowników ogółem (P) : 50
Wymagana liczba osób z orzeczeniem (6%): 3
Faktyczna liczba zatrudnionych OzN (Z): 0
Brakująca liczba osób (P-Z): 3
Przeciętne wynagrodzenie (IV kw. 2024) (PW): 8 477,21 zł
Współczynnik ustawowy: 40,65% czyli 0,4065

Miesięczną wysokość wpłaty na PFRON oblicza się według wzoru:
Kwota wpłaty = współczynnik ustawowy (40,65%) × przeciętne wynagrodzenie × liczba brakujących etatów
Kwota wpłaty = 40,65% × 8 477,21 zł × 3
Kwota wpłaty = 0,4065 × 8 477,21 zł × 3 ≈ 10 345,11 zł
Kwota wpłaty = 0,4065 × 8 477,21 zł × 3 ≈ 10 345,11 zł miesięcznie
Rocznie to ponad 124 000 zł kosztów.

Reasumując jeśli w firmie nie są zatrudnieni pracownicy z orzeczeniem miesięczna wysokość wpłaty we kwietniu bieżącego roku wyniesie ponad 10.337 zł, rocznie kwota ta przekracza 120 tys. zł. W obecnej sytuacji gospodarczej, gdy coraz więcej pracodawców liczy każdą złotówkę, koszt ten nie jest wcale taki mały, zwłaszcza, że można go łatwo wyeliminować.

Jako eksperci HRQAbility, na co dzień wspieramy pracodawców w osiąganiu realnych oszczędności i korzyści organizacyjnych. Dla przykładu przeanalizujemy, jakie oszczędności roczne wygeneruje dla firmy zatrudniającej 50 pracowników, zatrudnienie dwóch osób z niepełnosprawnością.

Case study z obliczeniem: Zatrudnienie 2 pracowników OzN w firmie zatrudniającej 50 pracowników

Przypomnienie danych:
Firma zatrudnia 50 pracowników.
Przeciętne wynagrodzenie w IV kwartale 2024 roku wynosiło 8 477,21 zł.
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 6%.

Liczba etatów wymaganych do spełnienia normy: Aby spełnić wymóg PFRON (6%), firma powinna zatrudniać 3 osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Obliczanie wysokości wpłat na PFRON, w przypadku zatrudnienie 2 osoby z orzeczeniem:
Liczba brakujących etatów to 1 (3 wymagane etaty – 2 zatrudnione osoby z orzeczeniem).

Wysokość wpłaty na PFRON za 1 brakujący etat obliczamy w następujący sposób:
Kwota wpłaty = 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × liczba brakujących etatów
Kwota wpłaty = 40,65% × 8 477,21 zł × 1
Kwota wpłaty = 0,4065 × 8 477,21 zł ≈ 3 446,80 zł miesięcznie

Oszczędności roczne:
W przypadku zatrudnienia 2 osób z orzeczeniem, firma ta zaoszczędzi w ciągu roku na wpłatach do PFRON, ponieważ nie będzie musiała płacić za 1 etat.
Oszczędności roczne = Kwota wpłaty miesięcznej × 12 miesięcy
Oszczędności roczne = 3 446,80 zł × 12 ≈ 41 361,60 zł.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2025

Wsparcie ekspertów HRQAbility – jak pomagamy firmom?

Jako eksperci HRQAbility na co dzień wspieramy firmy w uzyskiwaniu podobnych oszczędności. Nasz model współpracy obejmuje:

• Audyt potrzeb i możliwości organizacji – sprawdzamy, gdzie i jak można stworzyć miejsce pracy dla OzN.
• Rekrutację kandydatów z odpowiednimi kwalifikacjami – wiemy, gdzie szukać i jak dotrzeć do kompetentnych osób z niepełnosprawnościami oraz jak dostosować proces rekrutacyjny do osób ze szczególnymi potrzebami.
• Szkolenia kadry menadżerskiej i zespołów – pomagamy zbudować inkluzywną kulturę pracy.
• Dostosowanie stanowisk pracy – wspieramy formalnie i praktycznie.
• Optymalizację kosztów i rozliczenia z PFRON – dzięki naszemu doświadczeniu klienci skutecznie odzyskują należne dofinansowania.

Podsumowanie – zatrudnianie OzN jako decyzja strategiczna

Zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami to decyzja biznesowa, która – odpowiednio zaplanowana – pozwala obniżyć koszty, poprawić kulturę organizacyjną i przyciągnąć zaangażowanych pracowników. Firmy otwarte na różnorodność zyskują także przewagę konkurencyjną w oczach potencjalnych inwestorów.

Joanna Kubica, Konsultant ds. Rekrutacji joanna.kubica@hrquality.pl
Rafał Rybczyk, Konsultant ds. Rekrutacji rafal.rybczyk@hrquality.pl