EWA MATYSZEWSKA

Standardem w firmach zarówno polskich, jak i zagranicznych jest papierowy obieg faktur zakupu. Czy w praktyce pojawiają się jakieś typowe problemy dla tego typu obiegu dokumentów?

RADOSŁAW TARTAS*

Często faktury trafiają do kancelarii/sekretariatu lub działów biznesowych firmy (zakupy, magazyny, IT, szkolenia itp.), gdzie są opisywane przez osoby, które dokonały zakupu a następnie są kierowane do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura trafi najpierw do działu księgowości, i tak musi zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg powoduje, że faktury giną (schowane w szufladzie), są zbyt długo trzymane, muszą kilka razy krążyć po firmie. Dział księgowości często nawet nie ma wiedzy o takich fakturach, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnione płatności i karne odsetki (nie mówiąc o problemach w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług).

Aby rozwiązać te problemy, coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu. Na czym ta metoda polega?

Faktury przychodzące do firmy są sortowane i skanowane. Specjalne oprogramowanie odpowiada za odczytanie danych z zeskanowanej faktury, wykorzystując technologię OCR (Optical Character Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition - inteligentne rozpoznawanie znaków). System prezentuje skan faktury oraz dane (wcześniej zweryfikowane przez zaszyte algorytmy sprawdzające, np. liczbę i rodzaj znaków czy kwoty), umożliwiając również ręczną korektę tych danych. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 proc. Skan faktury wraz z danymi może trafiać bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego (np. jako faktura wstępnie zaksięgowana) lub do elektronicznego obiegu.

Jakie korzyści przynosi firmom skanowanie i elektroniczny obieg faktur?

Przede wszystkim oszczędności. Pierwsze oszczędności można już zauważyć w firmach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie. Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny przynosi pożytek dla wszystkich działów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi faktur; minimalizacja operacji manualnych; obniżenie liczby błędów; minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności; pełny podgląd do historycznych danych dla uczestników procesu.

Czy urzędy skarbowe, akceptują zeskanowane faktury?

Wdrożenie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu jest w pełni akceptowalne przez urzędy skarbowe. W razie kontroli możliwe jest szybkie odnalezienie faktury w systemie i wydrukowanie jej skanu. Powiązanie skanu faktury (np. poprzez kod kreskowy) z oryginalną wersją papierową, przyspiesza odszukanie faktury w archiwum papierowym.

Fot. Wojciech Górski

* Radosław Tartas

konsultant i kierownik projektów we wdrożeniach systemów informatycznych (ERP, workflow) i projektach doradczych realizowanych dla firm polskich i zagranicznych