Błąd na wystawionym paragonie - co trzeba zrobić

Jeżeli posiadasz kasę fiskalną musisz prowadzić dwie dodatkowe ewidencje:

Autopromocja

• ewidencję zwrotów i reklamacji, oraz
• ewidencję oczywistych pomyłek.

Reklamacje i zwroty

Ewidencja zwrotów i reklamacji to dokument, najczęściej w formie zeszytu, przypisany do konkretnego przedsiębiorcy, z podaniem jego danych identyfikacyjnych (nazwa, NIP) oraz z numerem ewidencyjnym kasy fiskalnej, której dotyczą zwroty towaru.

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy.

Kolejne kolumny danych to:

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

• numer porządkowy zwrotu,
• data sprzedaży,
• numer paragonu,
• identyfikacja towaru/usługi (nazwa produktu/usługi),
• data dokonania zwrotu,
• wartość brutto zwróconego towaru,
• kwota należnego podatku VAT (od wartości zwróconego towaru),
• ewentualne uwagi.

Do każdej pozycji (każdego zwrotu) musisz dołączyć dokument sprzedaży (paragon) oraz protokół przyjęcia towaru (zwrotu). Protokół to krótki dokument, który określa, jaki towar został zwrócony, wskazuje numer dowodu zakupu (paragonu), oraz podaje przyczynę zwrotu.

Polecamy: Biuletyn VAT

Błędne dane na paragonie

Jeżeli popełnisz oczywistą pomyłkę (np. zła ilość towaru, nieprawidłowa cena), nie możesz usunąć wydrukowanego paragonu z pamięci urządzenia i jest on podstawą Twoich rozliczeń podatkowych. W takim przypadku procedura jest następująca:

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

1. Niezwłocznie należy dokonać korekty oczywistej pomyłki

Oznacza to, że oczywista pomyłka to taka, którą można spostrzec od razu, np. cena towaru to 10 zł i 20 gr, a na paragonie wpisano 1020 zł, klient kupił 1 sztukę towaru, a na paragonie sprzedawca omyłkowo wpisał 4 sztuki.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Korekty dokonuje się przez wystawienie kolejnego paragonu (tym razem bez pomyłek).

2. Zaewidencjonowanie pomyłki w Ewidencji oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy.

Wskazuje się w nim:

• numer porządkowy pomyłki,
• datę wystawienia błędnego paragonu,
• numer paragonu,
• błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (podaje się wartość sprzedaży brutto) i należny od niej podatek VAT – te dane wpisuje się na podstawie błędnie wystawionego paragonu,
• opis okoliczności, w których powstała pomyłka (opis pomyłki – np. wprowadzoną błędną cenę, wprowadzoną za dużą ilość towaru).

Do ewidencji dołącza się oryginał błędnego paragonu.

3. Wydrukowanie prawidłowego paragonu

Korekta danych musi nastąpić niezwłocznie. W danych okolicznościach możesz najpierw wydrukować prawidłowy paragon i wydać go klientowi, a następnie dokonać odpowiednich zapisów w Ewidencji.

Prawidłowe rozliczenie podatku na koniec okresu rozliczeniowego (na przykładzie KPiR)

W książce przychodów i rozchodów należy ująć (w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów i usług) cały przychód wykazany w okresowym raporcie z kasy fiskalnej (dobowym albo miesięcznym). Ponieważ w pamięci urządzenia jest zachowany błędny paragon, przychód będzie zawyżony.

Następnie:

• w kolumnie 7 należy wpisać kolorem czerwonym (lub ze znakiem minus) kwotę z błędnie wystawionego paragonu,
• w kolumnie 3 – Numer dowodu – wskazać numer pomyłki z ewidencji,
• w kolumnie 6 – Opis zdarzenia gospodarczego – wpisać uwagę Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej.

Szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Źródło: biznes.gov.pl