Nazwy towarów i usług na paragonach - jak je formułować

Elementy, jakie powinien zawierać paragon fiskalny, reguluje wprost § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Z przepisu tego wynika, że paragon powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację (§ 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Przepisy nie wyjaśniają jednak, jak w praktyce należy formułować nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi. Pomocne w tej kwestii są wyjaśnienia organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, które zgodnie podkreślają, że nazwa towaru lub usługi musi być skonstruowana w taki sposób, aby nie było wątpliwości, o jaki towar lub usługę chodzi, oraz aby do sprzedawanego towaru lub usługi móc prawidłowo przyporządkować odpowiednią stawkę VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

Zakaz posługiwania się na paragonie nazwami grup towarowych

Do najczęstszych błędów popełnianych przez podatników należy posługiwanie się na paragonach nazwami grup towarowych. Któż z nas, robiąc zakupy w sklepie spożywczym, nie otrzymał paragonu, na którym zamiast konkretnych nazw nabytych przez nas warzyw czy owoców pojawiła się jedna nazwa: „Warzywa” („Owoce”), albo zamiast kupionego mleka czy sera na paragonie widniał napis: „Nabiał”. Taka praktyka jest od lat kwestionowana przez organy podatkowe. Jej nieprawidłowość potwierdził sam Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 12 września 2013 r. (sygn. PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492), w której stwierdził, że:

Nazwy pozwalające na „jednoznaczne” identyfikowanie oferowanych towarów i usług (oraz sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług), określa sam podatnik uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i świadczonych usług. Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

(...) Oznacza to, że podatnik stosujący nazewnictwo spełniające wymóg „jednoznaczności”, o którym mowa w przepisie § 8 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia z 2013 r., zamiast posługiwać się takimi określeniami (właściwymi z reguły dla nazwy grupowania) jak warzywa/owoce, pieczywo, nabiał, napoje alkoholowe, napoje bezalkoholowe powinien stosować nazwy jak np. pomidory, jabłka (dla grupy warzywa/owoce), chleb, bułka (dla grupy pieczywo), ser żółty, mleko (dla grupy nabiał), piwo, wino, wódka (dla grupy napoje alkoholowe), woda, sok (dla grupy napojów bezalkoholowych/soków).

Posługiwanie się nazwami grup towarowych uznał za nieprawidłowe również m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2015 r. (sygn. IPTPP4/443-737/14-4/UNR). Jednocześnie przyznał, że podatnik nie ma obowiązku posługiwania się nazwami wynikającymi z PKWiU. Ponadto w przypadku sprzedaży soku nie trzeba podawać jego smaku. W piśmie tym czytamy:

 (…) stwierdzić należy, że nieprawidłowe jest oznakowanie „soki z owoców i warzyw” na paragonie fiskalnym, gdyż ujęte są nazwy towarów w ramach grup towarowych, a nie według nazw jednostkowych. Wskazać należy, iż prezentowany sposób grupowania nazw nie pozwala na jednoznaczną identyfikację przez nabywcę zakupionego towaru, gdyż nazwa taka nie pozwala na jednoznaczne określenie czy został zakupiony sok z owoców czy sok z warzyw. Należy zauważyć, iż nazwa jaka ma być stosowana na paragonach fiskalnych nie jest determinowana symbolem PKWiU, natomiast ma jednoznacznie identyfikować towar jaki został zakupiony. Zgodzić się jednak należy z Wnioskodawcą, iż określając nazwę soku nie ma on obowiązku podania smaku soku bądź pojemności. Wskazać ponadto należy, że przepisy prawa podatkowego dotyczące stosowania nazw towarów na paragonach nie odsyłają do symbolów PKWiU w celu określenia jednoznaczności tych towarów. Zatem użycie nazwy towaru „soki z owoców i warzyw” nie spełnia wymogu zawartego w § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r.

Zakaz posługiwania się na paragonach nazwami grup towarowych nie oznacza, że podatnik dokonujący sprzedaży kilku odmian danego asortymentu towarowego ma obowiązek podawania na paragonach każdej z nich z osobna. W takim przypadku może zaprogramować w kasie jedną nazwę dla danego typu towarów. Co istotne, stosowanie jednej nazwy jest dozwolone również wtedy, gdy towary te są oferowane w różnych cenach. Potwierdził to Minister Finansów w przywołanej wcześniej interpretacji ogólnej z 12 września 2013 r. (sygn. PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492). Czytamy w niej, że:

(...) Podatnik dokonujący sprzedaży jednej (lub kilku) odmian pomidorów może zaprogramować w kasie nazwę np. „pomidor” dla oferowanych tego typu towarów. Podatnik dokonujący sprzedaży różnych rodzajów ciastek (np.: kremówka, sernik na zimno, szarlotka) może stosować oznaczenie ciastka, bez określania szczegółowo, jaki to rodzaj ciastka. Stosowanie jednej nazwy jest dozwolone również wtedy, gdy towary są oferowane po różnych cenach (np. różna cena danego towaru za kilogram),(…)

Takie samo stanowisko zajął przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 września 2016 r. (sygn. IBPP2/4512-539/16-1/WN).

W praktyce może się jednak zdarzyć, że dany typ towarów (np. pomidorów czy prasy) podlega opodatkowaniu różnymi stawkami VAT. W takich przypadkach warto, aby przy nazwie towaru posłużyć się wysokością stawki VAT, jaką towar ten jest opodatkowany. Taką możliwość potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 2 maja 2014 r. (sygn. IPTPP4/443-56/14-4/UNR), w której stwierdził, że:

Na paragonach rejestrujących sprzedaż prasy Wnioskodawca stosuje oznaczenie: prasa 5%, prasa 8%, prasa 23% oraz papierosy. Należy zauważyć, iż jak wskazano wyżej sposób „jednoznacznego” identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie podatnik oferuje. Stosowanie jednej nazwy jest dozwolone również wtedy, gdy towary są oferowane po różnych cenach, z zastrzeżeniem przypadku, gdy podatnik ma w swojej ofercie towary objęte różnymi stawkami podatku VAT.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że oznaczenia sprzedawanych towarów na paragonach fiskalnych, według nazw: prasa 5%, prasa 8%, prasa 23%, papierosy są wystarczające i spełniają warunek wskazany w § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, jednakże pod warunkiem, że każda grupa będzie odpowiadała prawidłowym stawkom VAT.

Nie można używać jednej nazwy na paragonie, gdy dostawy towarów są opodatkowane różnymi stawkami VAT.

Przedstawiony sposób nazywania towarów i usług na paragonach fiskalnych potwierdzają również sądy administracyjne. Przykładowo pod koniec 2016 r. NSA rozpatrywał skargi sklepów, które stosowały na paragonach dwa rodzaje nazewnictwa. Pierwszy miał charakter ogólny, tzn. klient, który kupował np. motykę, na otrzymanym paragonie miał podane, że nabył „narzędzia mix”. Drugi ze sposobów był bardziej szczegółowy, ale nadal niejednoznaczny, ponieważ klient, który kupował np. lokówkę, na otrzymanym paragonie miał podane „suszarki do włosów, lokówki, prostownice”. W obu przypadkach NSA uznał stosowanie takiego nazewnictwa za niedopuszczalne (por. wyroki z 21 grudnia 2016 r., sygn. akt I FSK 647/15 oraz I FSK 648/15). W pierwszym z nich czytamy, że:

 Nie sposób bowiem za nazwę jednoznacznie identyfikującą sprzedany towar uznać nazwę „Suszarka/Prost/Lok.”, która dotyczy wprawdzie urządzeń do stylizacji włosów, ale trzech różnych, a mianowicie suszarki, prostownicy i lokówki. Z paragonu, w którym podano nazwę „Suszarka/Prost/Lok.” nie da się wywieść, że przedmiotem transakcji była „lokówka”. Równie dobrze mogła to być prostownica lub suszarka. Nazwa powyższa w istocie składa się z nazw trzech różnych towarów, żadnej z ich nie wyróżniając.

W sytuacji, gdy na podstawie paragonu możliwe jest wskazanie kilku różnych towarów jako przedmiotu tej samej transakcji, brak możliwości jednoznacznego zidentyfikowania towaru jest oczywisty.

Zakaz posługiwania się na paragonie tylko rodzajem świadczonych usług

W przypadku paragonów potwierdzających wykonanie usługi za niewystarczające należy uznać posługiwanie się nazwami rodzajowymi świadczonych usług.

Przykładowo, zdaniem organów podatkowych za nieprawidłowe należy uznać wpisywanie na paragonach nazwy „usługa gastronomiczna”, w przypadku gdy klient restauracji wybiera dania gotowe z karty dań. Podatnik powinien posługiwać się nazwami posiłków, jakie widnieją w karcie dań.

Liczne wątpliwości w kwestii nazewnictwa na paragonach fiskalnych mają np. właściciele klinik medycyny estetycznej. Jak wynika z najnowszego wyroku NSA z 18 maja 2017 r. (sygn. akt I FSK 1687/15), za niedopuszczalne w ich przypadku należy uznać posługiwanie się na wystawianych paragonach nazwami typu „zabieg medycyny estetycznej” czy „zabieg kosmetyczny”. Mimo zapewnień skarżącego podatnika, że tylko tego rodzaju nazewnictwo pozwalało mu uniknąć ujawnienia tajemnicy lekarskiej, NSA w omawianym wyroku stwierdził, że takie postępowanie uniemożliwia organom podatkowym weryfikację jego rozliczeń podatkowych. NSA przyznał tym samym rację organowi podatkowemu, że podatnik prowadzący tego rodzaju działalność gospodarczą powinien stosować na paragonach nazwy wynikające z udostępnianego klientom cennika świadczonych przez siebie usług.

W wydawanych interpretacjach indywidualnych organy podatkowe dopuszczają używanie przez podatników nazw skróconych. Nie mają one jednak tak ogólnego charakteru jak wskazane powyżej nazwy stosowane przez kliniki medycyny estetycznej, ale pozwalają na zachowanie tajemnicy lekarskiej. W interpretacji indywidualnej z 28 listopada 2014 r. (sygn. IPTPP4/443-685/14-2/MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi za prawidłowe uznał stosowane przez podatnika prowadzącego działalność w zakresie usług stomatologicznych następujące skróty nazw świadczonych przez siebie usług:

W związku z powyższym podatnik proponuje, by na paragonach fiskalnych stosować następujące skrócone nazewnictwo:

„01 porada” – oznaczające poradę lekarską;

„02 zniecz.” – oznaczające znieczulenie do każdego rodzaju zabiegu z wyjątkiem leczenia chirurgicznego;

„03 usługa zach” – oznaczające usługę leczenia zachowawczego;

„04 usługa endo” – oznaczające usługę leczenia endodontycznego;

„05 usługa trp” – oznaczające trepanację zęba (…).

(…) stwierdzić należy, że oznaczenia świadczonych usług na paragonach fiskalnych, według nazw przedstawionych we wniosku są wystarczające i spełniają warunek wskazany w § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Podsumowując, podatnicy, nazywając towary i usługi na paragonach, muszą pamiętać, aby nie było żadnych wątpliwości co do tego, jaki towar lub usługa zostały przez nich sprzedane. W przypadku towarów za niedopuszczalne uznaje się posługiwanie się przez podatników nazwami grup towarowych, np. Owoce, Nabiał, Pieczywo. Jeżeli przedmiotem sprzedaży są różne odmiany danego asortymentu towarowego, podatnicy mogą posługiwać się tą samą nazwą, np. Pomidory, pod warunkiem że odmiany te nie są opodatkowane różnymi stawkami VAT.

Podatnicy, którzy dokumentują paragonami świadczone przez siebie usługi, muszą pamiętać, że nie mogą stosować zbyt ogólnych nazw świadczonych przez siebie usług. Organy podatkowe i sądy uznają za prawidłowe posługiwanie się przez podatników nazwami z cenników świadczonych przez nich usług, które są udostępniane klientom. Pozwalają one na jednoznaczną identyfikację wykonanej usługi.

Podstawa prawna:

● § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. z 2013 r. poz. 363

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT