Okresowe prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej

Zasady ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej

Odnosząc się do kwestii sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej należy sięgnąć do przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Dodatkowo, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1 ustawy o VAT, który wskazuje, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określa w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki używania kas przez podatników, uwzględniając potrzebę właściwego ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas przez tych podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Aktualnie obowiązującym aktem prawnym, wydanym na podstawie powyższego przepisu, jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363). Stosownie do zapisu § 6 ust. 1 tego rozporządzenia, podatnicy, prowadzący ewidencję m.in.:

- wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;

- dokonują po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie dokonują sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie, w tym w trybie szkoleniowym;

- sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

- sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Z powyższych regulacji wynika zatem, że prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik ma obowiązek zaewidencjonować każdą sprzedaż, dokonać wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy, bez jego żądania.

Raporty fiskalne okresowe

W przypadku natomiast raportów okresowych, przepisy określają, iż po zakończeniu sprzedaży za dany dzień (nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym) podatnik jest obowiązany do sporządzania raportu fiskalnego dobowego, oraz sporządzania raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) – po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Powołane przepisy wprost określają obowiązki podatnika w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

A zatem raporty fiskalne za okres miesięczny należy sporządzić po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, tj. zawsze gdy w miesiącu tym wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 kwietnia 2015 r., nr ITPP1/4512-92/15/AJ. DIS, który wyjaśnił, że podatnik nie ma obowiązku sporządzenia raportów fiskalnych dobowych w dniach, w których nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. Nie ma on także obowiązku sporządzania raportów fiskalnych miesięcznych w miesiącach, w których nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W przypadku jednak gdy w danym miesiącu podatnik dokona sprzedaży, nawet w sytuacji, kiedy sprzedaż ta wystąpi sporadycznie – nie w każdym dniu miesiąca, to ma on obowiązek sporządzania raportów fiskalnych miesięcznych za ten okres.

Należy także zauważyć, że w świetle przepisów nie jest dopuszczalne okresowe prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w innych niż wskazane okresach. W sprawie tej wypowiedział się Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacja indywidualna z 19 maja 2017 r., sygn. 0461-ITPP1.4512.107.2017.3.AJ, uznając, że "nie jest dopuszczalne tylko okresowe prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej np. miesięcznej, kwartalnej, półrocznej, rocznej. (…) Wobec tego, nie sposób zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, że wyjazdowy charakter rodzaju wykonywanej pracy artysty estradowego uzasadnia okresowość takiej ewidencji.”