Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe

W spółkach kapitałowych (z o.o. i akcyjnych) w ciągu 14 dni od przeprowadzenia zwyczajnego zgromadzenia wspólników bądź zwyczajnego walnego akcjonariuszy zarząd powinien złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego wniosek o rejestrację uchwały wraz ze sprawozdaniem finansowym i ewentualnie ze sprawozdaniem biegłego rewidenta. Jeżeli tego nie uczyni, sąd rejestrowy wyznacza dodatkowy, siedmiodniowy termin. W razie niedotrzymania go, nakłada grzywnę w celu przymuszenia (uregulowaną w art. 1052 kodeksu postępowania cywilnego), która w zasadzie jednorazowo nie przekracza 1 tys. zł. Może jednak być ponawiana. Co gorsza, sądy rejestrowe informują też prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstw przewidzianych w ustawie o rachunkowości (u.o r. art. 77 pkt 2 i art. 79 pkt 3 i 4) i w kodeksie spółek handlowych (art. 594 par. 1 pkt 3).

Sądy zawiadamiają

Dziś prawdopodobieństwo zawiadomienia prokuratury jest bardzo wysokie, ponieważ sądy sprawdzają już w programie komputerowym, a nie w papierowych aktach, czy spółka złożyła sprawozdanie finansowe.

- Przez kilka lat prowadziliśmy tylko postępowania przymuszające. Skoro jednak widzimy, że są one nieskuteczne, to zaczęliśmy również wysyłać zawiadomienia do prokuratury. Robimy to jednak dopiero, gdy grzywny okazują się nieskuteczne - mówi sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Rejonowego dla Wrocławia Fabrycznej.

- Zmuszają nas do tego nie tylko przepisy. Bardzo często kontrahenci spółek żądają sprawozdań finansowych do wglądu - dodaje sędzia Łukowski.

Sankcje w US

Urzędy skarbowe sięgają po kodeks karny skarbowy, żeby nałożyć sankcję za naruszenie terminów złożenia sprawozdania finansowego z towarzyszącymi mu dokumentami. Artykuł 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mówi bowiem, że sprawozdanie z protokołem zawierającym uchwałę i ewentualnie z opinią biegłego rewidenta należy złożyć w US w ciągu dziesięciu dni od zatwierdzenia. Urzędy uważają przy tym, że naruszenie tego terminu powoduje sankcję z art. 56 ust. 4 k.k.s., który mówi o niezgłoszeniu na czas deklaracji lub oświadczenia.

Mariusz Korpalski, radca prawny z poznańskiej Kancelarii Komarnicka Korpalski, uważa, że sprawozdanie finansowe to nie deklaracja. Dlatego jego zdaniem sankcja z tego przepisu nie powinna być w tego rodzaju sytuacjach stosowana. Tym samym zarząd spółki, któremu się taka kara jednak przytrafiła, powinien skorzystać ze środków zaskarżenia już na etapie postępowania przygotowawczego. Jednocześnie powinien jak najszybciej sprawozdanie przygotowane na zwyczajne zgromadzenie wspólników (art. 231 kodeksu spółek handlowych) lub na zwyczajne walne zgromadzenie (art. 395 k.s.h.) złożyć wraz z wyjaśnieniem, co spowodowało, że nie dopełnił obowiązku na czas. Członkowie zarządu powinni wykazać, że np. wezwali wspólników na zgromadzenie, lecz ci nie stawili się i nie można było przeprowadzić głosowań.

Również ustawa o rachunkowości przewiduje sankcję karną za niezłożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia lub za niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym, czyli w KRS (art. 79 pkt 3 i 4 u. o r.). Akt ten nie mówi o nieskładającym uchwały i sprawozdania, tylko o tym, kto nie składa sprawozdania. Osoba taka podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Oznacza to, że jeśli zarząd nie ma uchwały zatwierdzającej, to jej nie przekazuje sądowi rejestrowemu. Musi tylko pilnować, by nie ponieść odpowiedzialności za niezłożenie sprawozdania na czas. Jeśli więc wspólnicy mimo zwołania zebrania nie stawili się i nie podjęli żadnej uchwały, to zarząd ma czas do 15 lipca na podstawie art. 69 ust. 2 u.o r. na złożenie sprawozdania finansowego bez uchwały, ale ze stosowną adnotacją, z której wynikałoby, dlaczego nie doszło do powzięcia uchwały zatwierdzającej bądź odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego. To tłumaczenie powinno ochronić zarząd nie tyle przed sankcją z art. 79 u. o r., co przed karami przewidzianymi w kodeksie spółek handlowych, który przewiduje w art. 594 par. 1 pkt 3 karę dla zarządu za niezwołanie zebrania wspólników w ciągu pół roku po zakończeniu roku obrotowego. W ten sposób zarząd jest zabezpieczony zarówno przed sankcją z ustawy o rachunkowości, bo sprawozdanie złożył, jak i przed sankcją z kodeksu spółek handlowych, ponieważ zwołał zgromadzenie, lecz nie mógł podjąć uchwały za wspólników (jeśli oczywiście członkowie zarządu nie są jedynymi ani większościowymi wspólnikami spółki).

Tam, gdzie konieczna jest opinia biegłego rewidenta (art. 64 ust. 1 pkt 4 u.o r.), trzeba ją złożyć i w sądzie rejestrowym, i w urzędzie skarbowym. Sankcje są bowiem przewidziane również za brak opinii.

W spółkach osobowych

W praktyce coraz trudniejsza okazuje się sytuacja w spółkach osobowych (jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych), które sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 u. o r. (jawne i partnerskie - od obrotu 800 tys. euro, komandytowe i komandytowo akcyjne - zawsze).

Twórcy ustawy o rachunkowości nie zauważyli bowiem, że ich ustrój różni się znacznie od ustroju spółek kapitałowych. Nawet spółka komandytowa, najbliższa spółce z o.o., nie musi mieć w podstawowym modelu organu zatwierdzającego, czyli zgromadzenia wspólników. Nie ma również przepisu, który mówi, że wspólnicy powinni się w określonym czasie zebrać i coś zatwierdzić. Nie ma tu jakiegoś zebrania, które kontrolowałoby wspólników prowadzących sprawy spółki, które udzielałoby skwitowania, zatwierdzało sprawozdania finansowe. Może natomiast być - na wzór spółki z o.o. - tego rodzaju zgromadzenie wspólników powołane umową spółki. Ma to sens szczególnie w spółkach komandytowych, gdzie jest i inwestor, który się chowa za sumą komandytową, i komplementariusz, prowadzący sprawy spółki oraz odpowiadający całym majątkiem. Jednak ciągle spółki, w których umówiono się, że zostanie w nich powołany organ zatwierdzający, są wyjątkiem. A ma to związek także z obowiązkami sprawozdawczymi spółki. Przepisy ustawy o rachunkowości mówią bowiem, w jakim terminie należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe.

- W takich sytuacjach konieczne jest wnioskowanie przez analogię. Należy ustalić, jak należy rozumieć art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

- Również w spółkach osobowych należy sprawozdanie finansowe sporządzić i ewentualnie zatwierdzić w terminie sześciu miesięcy - przypomina mecenas Korpalski.

Nie można wszak lekceważyć art. 40 ust. 2 ustawy o KRS, który mówi, że w dziale III rejestru przedsiębiorców wpisuje się wzmiankę o sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego z zaznaczeniem daty złożenia. Podobnie jak art. 2 ust 1 pkt 1 u. o r. mówi, że jej przepisy stosuje się także do handlowych spółek osobowych. Co więcej, art. 52 ust 1 u. o r. mówi, że kierownik jednostki zapewnia sporzadzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom zgodnie z obowiązujacym jednostkę prawem i umową spółki.

- Klientom przypominam też zawsze, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jest art. 45 ust. 5. Stanowi on, że podmiot prowadzący księgi rachunkowe dołącza do zeznania sprawozdanie finansowe.

Jednocześnie ważne jest, że wspólnicy spółek osobowych nie muszą obawiać się kar w razie niedotrzymania terminów składania sprawozdań finansowych ustalonych przez analogię do obowiązujących wobec zarządów spółek kapitałowych. Jeżeli bowiem chodzi o same obowiązki korporacyjne, to mogą one być konstruowane na zasadzie analogii. Sankcje natomiast za ich naruszenie - nie. Taka zasada rządzi bowiem przepisami karnymi całego systemu.

DOBROMIŁA NIEDZIELSKA-JAKUBCZYK

dobromila.niedzielska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).