KSeF zmienia zasady gry. Koniec wymówki, że nie ma faktury?

• KSeF eliminuje jedną z najczęstszych wymówek dłużników
• Czy to naprawdę koniec sporów o doręczenie faktury?
• Nowe pole konfliktów: kiedy zaczyna biec termin płatności?
• Spory nie znikną – zmieni się ich charakter

KSeF eliminuje jedną z najczęstszych wymówek dłużników

Przewoźnik realizuje zlecenie, dostarcza towar, przesyła dokumenty i fakturę. Termin płatności mija, więc kontaktuje się z kontrahentem. W odpowiedzi słyszy: „nie mamy faktury” albo „prosimy o jej ponowne przesłanie”. Brzmi znajomo? Praktycy branży windykacyjnej mówią wprost – to jeden z najczęstszych scenariuszy, z jakimi spotykają się na co dzień. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w założeniu ma eliminować ten problem.

Faktura zarejestrowana w systemie uznawana jest za doręczoną w momencie jej przyjęcia przez KSeF, co w praktyce oznacza wyeliminowanie jednego z najprostszych argumentów wykorzystywanych do opóźniania płatności. To istotne wzmocnienie pozycji wierzyciela – szczególnie w branży, gdzie płynność finansowa bywa kluczowa.

Warto jednak zaznaczyć, że KSeF dotyczy wyłącznie polskich podatników, a wprowadzone rozwiązania prawne nie wywołują skutków prawnych wobec podmiotów zagranicznych.

Czy to naprawdę koniec sporów o doręczenie faktury?

Z perspektywy windykacyjnej wprowadzenie KSeF to istotna zmiana. Jednoznaczna data wystawienia i doręczenia faktury wzmacnia pozycję wierzyciela – zarówno na etapie negocjacji, jak i ewentualnego dochodzenia należności. W teorii spór o to, czy faktura została dostarczona, przestaje mieć znaczenie. Ale czy rzeczywiście tak to działa w branży transportowej?

„Nie oznacza to, że KSeF rozwiąże problem zatorów płatniczych w branży transportowej. W mojej ocenie zmieni on raczej charakter sporów niż je wyeliminuje. Transport od zawsze funkcjonuje w oparciu o powiązanie faktury z dokumentacją przewozową. Standardowe zapisy zleceń transportowych uzależniają płatność od „otrzymania prawidłowo wystawionej faktury wraz z kompletem dokumentów”. I właśnie tutaj zaczynają się nowe wyzwania” – mówi Marcin Jura, Complaints, Settlements & Development Team Leader w Pactus.eu i dodaje:

„Po wejściu KSeF zmienia się znaczenie samej faktury. Oryginałem przestaje być dokument papierowy czy PDF - staje się nim faktura zarejestrowana w systemie i posiadająca identyfikator KSeF. Ta zmiana nie znajduje jednak bezpośredniego odzwierciedlenia w realiach branży transportowej. Istotna dla zasad obliczania terminu zapłaty dokumentacja przewozowa – CMR, protokoły, dokumenty celne – nadal funkcjonuje poza systemem, często w obiegu fizycznym. To właśnie te dokumenty oraz ich doręczenie płatnikowi decydują o rozpoczęciu biegu terminu zapłaty ustalonego przez strony w umowie przewozu.”

Choć przepisy wprowadzające KSeF przewidują możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych, pojęcie to nie obejmuje załączników rozumianych jako dokumenty transportowe.

VAT 2026. Komentarz

Nowe pole konfliktów: kiedy zaczyna biec termin płatności?

W praktyce już teraz widać potencjalne źródło sporów. Przewoźnik będzie wskazywał, że faktura została skutecznie doręczona w momencie jej rejestracji w KSeF. Zleceniodawca może natomiast argumentować, że termin płatności jeszcze nie biegnie, bo nie otrzymał kompletu dokumentów przewozowych, rozumianych jako faktura i inne dokumenty towarzyszące przesyłce, albo nie zostały one przekazane w wymaganej formie.

„Dodatkowo wiele funkcjonujących na rynku zleceń transportowych nie uwzględnia jeszcze realiów KSeF. Są to często wzory stosowane od lat, które nie precyzują, czym jest „faktura” w nowych realiach prawnych. To rodzi kolejne pytanie – czy w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią umowy przewozu a przepisami o KSeF, pierwszeństwo ma literalna treść zlecenia, czy przepisy regulujące faktury ustrukturyzowane? Z mojego doświadczenia windykacyjnego wynika, że w najbliższym czasie będziemy obserwować proces dostosowywania treści zleceń transportowych do nowych realiów prawnych i doświadczeń płatników. Do tego momentu spory interpretacyjne są praktycznie nieuniknione, a może nawet nasilą się – szczególnie w sytuacjach, gdy strony inaczej rozumieją moment rozpoczęcia biegu terminu płatności” – wyjaśnia Marcin Jura.

Z punktu widzenia zarządzania należnościami kluczowe będzie uporządkowanie tych kwestii w zleceniach transportowych. Niezbędne staje się jednoznaczne określenie, kiedy faktura jest uznawana za otrzymaną, jaką rolę odgrywa identyfikator KSeF oraz w jaki sposób dokumentacja przewozowa, w tym faktura wpływa na rozpoczęcie biegu terminu płatności.

Spory nie znikną – zmieni się ich charakter

KSeF niewątpliwie porządkuje jeden z elementów procesu – eliminuje niepewność co do momentu wystawienia i doręczenia faktury. Nie zmienia jednak fundamentalnego problemu branży transportowej, jakim jest brak płynności finansowej w łańcuchu dostaw.

„Dlatego cyfryzacja faktur powinna być traktowana jako narzędzie wspierające, a nie rozwiązanie problemu opóźnień płatniczych. W praktyce nadal kluczowe pozostaje aktywne zarządzanie należnościami, szybka reakcja na opóźnienia oraz odpowiednio skonstruowane zapisy umowne” – tłumaczy ekspert i dodaje:

„Z perspektywy praktyka mogę powiedzieć jedno – KSeF nie kończy sporów w branży transportowej. Zmienia jedynie ich punkt ciężkości. Zamiast dyskusji o tym, czy faktura została doręczona, coraz częściej będziemy spierać się o to, co tak naprawdę oznacza jej „otrzymanie” w kontekście umowy i dokumentacji przewozowej.”