Jak usprawnić obieg dokumentów pracowniczych w firmie?

Karty urlopowe

Optymalizacja obiegu dokumentów to przede wszystkim udostępniona online karta urlopowa. Pracownik bez większego kłopotu wypełni wniosek o urlop, który zostanie automatycznie przesłany do przełożonego. Przełożony natomiast otrzyma powiadomienie o złożeniu wniosku i będzie mógł go zatwierdzić lub odrzucić, nierzadko nawet nie logując się do systemu, tylko klikając na przygotowane przez oprogramowanie, wygodne linki. W momencie zatwierdzenia bądź odrzucenia, informacja zwrotna trafi zarówno do pracownika, jak i do działu kadr.

Służbowe podróże

Podobnie sprawa ma się z delegacjami. Pracownik wybierający się w podróż służbową może wpisać swoje polecenie wyjazdu w przeglądarce internetowej, uzupełniając wszelkie niezbędne dane, jak np. środek transportu, miejsce docelowe, cel delegacji, itd. Może także wypisać wniosek o zaliczkę, jeżeli takowa jest mu niezbędna do podróży.  W momencie, gdy delegacja zostanie zatwierdzona przez przełożonego, pracownik otrzyma stosowne powiadomienie, zazwyczaj za pośrednictwem poczty e-mail, po czy będzie mógł się udać po wypłatę wnioskowanej zaliczki w kasie firmy.

Po powrocie z podróży służbowej, pracownik może uzupełnić dalszą cześć, rozliczyć koszty przejazdów, diety oraz wszelkie inne wydatki, które musiał ponieść. Rola przełożonego ogranicza się natomiast do zatwierdzenia wydatków. To z kolei jest podstawą do dalszych rozliczeń z działem finansowym.

Tworzenie nowych dokumentów w programie dla zmieniających się przepisów

Wykorzystywanie baz danych osobowych w działalności gospodarczej

Nieograniczone możliwości

Karta urlopowa i delegacje to nie jedyne funkcjonalności, które może oferować sprawnie działający interfejs WWW. Nic nie stoi na przeszkodzie, by każdy pracownik miał dostęp do dokumentów, które dotyczą jego osoby, takich jak np. pasek z listy płac czy bieżący PIT. Jeżeli producent oferuje otwarte API, można także przygotować i wdrożyć własne oprogramowanie WWW, które będzie zawierać niezbędne funkcjonalności, wynikające ze specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.

Zapraszamy do dyskusji na forum

Autor: RESET2 Sp. z o.o.