Przesłanka prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych – jak z niej korzystać?

Zgoda na przetwarzanie danych – coraz trudniejsza do wykorzystania

Nowe metody przetwarzania danych i nowe sposoby ich wykorzystania powodują, że legalizowanie procesu przetwarzania za pomocą zgody jest coraz bardziej skomplikowane. Dlaczego? Najczęściej przytaczanym argumentem jest ten, że swoboda wyrażenia zgody i jej dobrowolność odchodzą coraz częściej w zapomnienie. Nie jest to jednak jedyna przyczyna. Coraz bardziej złożone modele biznesowe wykorzystania danych sprawiają, że wiele z koncepcji przetwarzania danych, wiele nowych możliwości ich wykorzystania pojawia się już po zebraniu danych, kiedy rozszerzenie katalogu zgód jest znacznie trudniejsze.

Dr Wojciech Rafał Wiewiórowski przedstawiając w czasie konferencji Computers, Privacy, Data Protection punkt widzenia Europejskiego Rzecznika Ochrony Danych Osobowych (EDPS) zaznaczył, że zgoda jest ważna, ale jest tylko jedną z przesłanek przetwarzania danych braną pod uwagę przez EDPS. Takie podejście znajduje odzwierciedlenie nie tylko w dyrektywie 95/46/WE, ale także w propozycji nowego rozporządzenia. Zgoda jest na pierwszym miejscu, ale „nie jest królową przesłanek przetwarzania”, jak mówił dr Wiewórowski.

Jeśli nie zgoda to może prawnie usprawiedliwiony cel?

W związku z szeregiem problemów i wyzwań, jakie praktyka stawia przed administratorem danych korzystającym z przesłanki zgody, przesłanka prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych powinna być coraz częściej brana pod uwagę. Jak więc korzystać z tej przesłanki?

Z pewnością prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych nie jest przesłanką legalizującą każdego rodzaju przetwarzanie danych. Powoływanie się na tę przesłankę nie może być nieograniczone i zawsze związane jest z koniecznością wyważania interesu administratora danych i praw osoby, której dane dotyczą.

Jako przykłady interesu administratora danych uzasadniającego powołanie się na omawianą przesłankę,  wskazywano na konferencji m.in. marketing bezpośredni, korzystanie z prawa do wolności wypowiedzi, wysyłanie niezamówionych wiadomości, ale o charakterze niekomercyjnym, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, walkę z nadużyciami ze strony klientów, monitorowanie miejsca pracy, ale wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku organizacyjnego, dochodzenie roszczeń.

Samochód w firmie 2015 – multipakiet

Prawnie usprawiedliwiony cel w polskiej ustawie o ochronie danych osobowych

Dwa spośród wymienionych powyżej przykładów znaleźć można również w polskiej ustawie o ochronie danych osobowych. Ustawodawca w art. 23 ust. 1 pkt 5 dopuszcza przetwarzanie danych, „gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą”. W art. 23 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy, znaleźć można wyjaśnienie, że za prawnie usprawiedliwiony cel uważa się w szczególności (ale nie tylko) marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych i dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Termin „prawnie usprawiedliwiony cel” jest terminem nieostrym i niedookreślonym. Konsekwencją skorzystania przez ustawodawcę z klauzuli generalnej jest z jednej strony pewna swoboda, pewien luz decyzyjny przy ocenie, czy na tę przesłankę można się powołać, ale z drugiej konieczność podjęcia pewnego ryzyka oceny, czy działanie w wykorzystaniem tej przesłanki jest na pewno dopuszczalne.

Jak ocenić, czy administrator może powołać się na omawianą przesłankę? Przede wszystkim, pamiętać należy, że przetwarzane dane muszą być niezbędne do realizacji danego celu, usprawiedliwiającego przetwarzanie danych. Oznacza to, że powołanie się na przesłankę z art. 23 ust. 1 pkt 5 nie może stanowić furtki do przetwarzania nieograniczonego katalogu danych. Cel administratora danych ma być celem usprawiedliwionym prawnie. Nie oznacza to jednak, że uprawnienie do przetwarzania danych wynikać musi z przepisu prawa. Takim przypadkom poświęcona jest odrębna przesłanka, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy.

W praktyce należy uważać, aby nie ograniczać badania możliwości zastosowania przesłanki prawnie usprawiedliwionego celu tylko do badania, czy po stronie administratora danych istnieje prawnie uzasadniony interes. Pamiętać należy, że ustawodawca nakazuje dokonanie pewnego ważenia interesów, które musi zapewnić równowagę między interesem administratora danych i prawami oraz interesami osoby, której dane dotyczą. Analizowana przesłanka legalizuje przetwarzanie danych niejako z pominięciem woli podmiotu danych, stąd konieczność balansowania interesów.

Z pewnością należy pamiętać o tym, że dane przetwarzane na podstawie opisywanej przesłanki muszą być adekwatne do konkretnego, zdefiniowanego i usprawiedliwionego celu i muszą być niezbędne do jego osiągnięcia. Jeżeli np. administrator danych chce je przetwarzać w celu zapewnienia bezpieczeństwa w budynku swojej siedziby i decyduje się prowadzić księgę gości, nie może nakazać osobom odwiedzającym siedzibę, by pozostawiały w księdze imię, nazwisko, datę urodzenia, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu i szereg innych danych, gdyż zakres zbieranych danych będzie niewspółmierny do celu przetwarzania. Rozwiązaniem jest oczywiście znaczne ograniczenie zakresu zbieranych informacji.

Cel usprawiedliwiający przetwarzanie danych powinien, jak wskazuje doktryna, mieć uzasadnienie gospodarcze oraz prawne i powinien mieścić się w granicach działalności prowadzonej przez administratora.

Inteligentne sieci a prawo do prywatności

Nie tylko usprawiedliwiony cel administratora

Warto zauważyć, że ustawodawca odnosi się nie tylko do prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych, ale wspomina również o odbiorcy danych. Przyjęta konstrukcja przepisu prowadzi do sprzecznych interpretacji przepisu. Czy można powołać się na art. 23 ust. 1 pkt 5, gdy prawnie usprawiedliwiony cel występuje tylko po stronie administratora danych albo tylko po stronie odbiorcy danych czy też konieczne jest aby wystąpił on u obu podmiotów. Oczywiście problem ten będziemy rozpatrywać jedynie wtedy, gdy przetwarzanie polegać również na udostępnieniu danych. Wydaje się, że w związku z użyciem przez ustawodawcę spójnika „lub” wystarczy, jeżeli prawnie usprawiedliwiony cel istnieć będzie po jednej ze stron i dotyczyć będzie albo administratora albo odbiorcy danych lub też obu tych podmiotów łącznie.

Podsumowanie

Podsumowując, prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych może być traktowany jako przesłanka ułatwiająca prowadzenie działalności. Pamiętać trzeba jednak, że nie jest to przesłanka legalizująca przetwarzanie danych w każdym wypadku. Może okazać się bowiem, że możliwość przetwarzania danych będzie ograniczona nie tylko przez samą ustawę o ochronie danych osobowych (np. zasadę adekwatności), ale także przez przepisy innych ustaw.

Artykuł pochodzi z serwisu www.PortalODO.com prowadzonego przez Kancelarię Lubasz i Wspólnicy.

Autor: Katarzyna Witkowska