Jak wybrać narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie w firmach małych i średnich

Najpierw zadajmy sobie pytanie dlaczego tak wielu menedżerów nawet większych organizacji  korzysta tak często ze zwykłego arkusza kalkulacyjnego? Zastanówmy się też, czy naszą firmę stać na własny personel  IT, czyli kogoś, kto ma wiedzę która pozwala nie tylko zainstalować drukarkę sieciową lub usunąć prosty błąd systemu.  Jeżeli nie  - zadajmy sobie pytanie, czy jest ktoś kto mógłby nam świadczyć usługi serwisowania systemu na bieżąco  - czyli niemal zawsze, kiedy jest to niezbędne.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Jeżeli na powyższe pytania nie możemy odpowiedzieć twierdząco, a tak się często zdarza,  to musimy zastanowić się nad wyborem standardowych  narzędzi – oprogramowania  oferowanego  przez dostawców  systemów wspomagających zarządzanie. Będzie to może  rozwiązanie nie do końca spełniające nasze oczekiwania ale lepsze, bo bezpieczne.  Pewnie nie uzyskamy wszystkich pożądanych  raportów, przetworzonych informacji, rozwiązań, na których nam zależy, ale za to te, które uzyskamy będą z niemal 100% pewnością odzwierciedlały rzeczywiste wartości.  

To jest jeden z powodów wielkiej popularności MS excell.  Mamy narzędzie proste ale takie, którego zasady działania rozumiemy, możemy sami dowolnie modyfikować procesy, nie obawiamy się zafałszowania danych zarządczych.  Zasady działania wielowymiarowych kości systemów BI nie są już tak oczywiste dla przeciętnych użytkowników – systemy te wymagają opieki specjalistów w trakcie eksploatacji. Oczywiście uwagi te w równej mierze odnoszą się do autorskich zmian innych procesów np. gospodarki magazynowej, fakturowania itd.

Musimy pamiętać, że każde oprogramowanie  musi podlegać częstym późniejszym  modyfikacjom z uwagi choćby na zmiany prawa (przykład: odwrócony VAT). Nasza ingerencja w system celem indywidualnego dopasowania go do naszych potrzeb będzie wymagała ponownej ingerencji w związku ze zmianami implikowanymi choćby przywołanymi tu modyfikacjami rozwiązań prawnych.    

A niemal każda zmiana pociąga za sobą konsekwencje mogące zagrozić spójności systemu przy nieprofesjonalnej  obsłudze. Jest to również argument za wyborem dostawcy renomowanego.

Zasada Pareto ma co prawda charakter statystyczny ale sprawdza się w sytuacji pierwotnego zapotrzebowania na raporty BI i korzystania z nich w przyszłości. To znaczy, że często w 80 % przypadków korzystamy z 20 % raportów. Dlatego wsparcie podczas przygotowania analizy przedwdrożeniowej ze strony doświadczonego zespołu, niekoniecznie sprzedawcy systemu, który – co oczywiste – chce sprzedać jak najwięcej, pozwala często naprawdę uzyskać więcej i lepszego z mniejszym budżetem.

Zawsze pewniej i bezpieczniej jest uzyskać dodatkowe dane ( jeżeli będą kiedyś nam naprawdę niezbędne) przy pomocy zewnętrznych programów raportujących. Musimy za nie dodatkowo zapłacić ale daje to gwarancję, że są nam potrzebne naprawdę a co najważniejsze – nie zagrażają spójności danych  oprogramowania z którego korzystamy.

Koszty pracy po zmianach - multipakiet: książka, program, CD, teleporadnia