Kryteria doboru modułu CRM w małych i średnich firmach

CRM to skrót oznaczający Customer Relationship Managment czyli moduł zarządzania relacjami z klientem.

Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze takiego modułu, na co zwrócić uwagę aby nasz wybór okazał się trafny i racjonalny?

Bardzo istotna z punktu widzenia wyboru konkretnego modelu narzędzia – modułu CRM - jest specyfika, organizacja  i model działania firmy, w której wdrażamy takie rozwiązanie.            

Oczywiście uwagi i spostrzeżenia  dotyczące tego tematu odnoszą się tutaj  głównie do sektora przedsiębiorstw małych i średnich, które nie korzystają z rozbudowanych , kosztownych - dedykowanych systemów kontrolujących współpracę z klientami ,raportowanie, nadzór, itd.

Jeżeli mówimy o działalności o niskim stopniu skomplikowania , na przykład  handlowej , która polega na odsprzedaży zakupionych towarów i usług z pewną wartością dodaną ( bez kompletacji i przetwarzania towarów )  , sprzedaży przez kilka kanałów dystrybucji -  to większość dostępnych na rynku narzędzi spełni nasze oczekiwania. Decydującą rolę poza łatwością integracji ze stosowanym przez nas oprogramowaniem będzie   odgrywać  cena i łatwość obsługi narzędzia.

Na co  musimy zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o zakupie jeżeli naszą działalność cechuje nieco większa skala lub mamy większe oczekiwania od takiego rozwiązania?

Przede wszystkim trzeba wykonać analizę procesów niezbędnych w funkcjonowaniu naszego przedsiębiorstwa. Musimy określić kanały wejścia informacji do systemu, komunikacji z naszymi klientami (obecnymi i potencjalnymi) i przygotować procedury dla każdego kanału wejścia informacji oraz dla kanałów  komunikacji.  To, na co w praktyce zawsze należy zwrócić uwagę, to po pierwsze bieżące wprowadzanie danych do systemu  Jeżeli jest to wprowadzanie danych przez nasze centra wyników to musimy procedury dotyczące wykonania tej operacji „uszyć na miarę” naszej organizacji.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

W firmach małych i średnich szczupłość kadry wymusza maksymalną automatyzację wszelkich procesów. Dlatego sprawdźmy jak w praktyce wygląda integracja narzędzia, które planujemy wdrożyć z innymi modułami wykorzystywanymi przez naszą firmę. Zweryfikujmy  na przykład na ile skuteczny jest sposób pobierania danych dotyczących zapytań ofertowych z programów pocztowych. Czy system stosuje wszystkie istotne z uwagi na naszą specyfikę działalności słowa-klucze. Jak zachowują się filtry antyspamowe.

Sprawdźmy też, jak w praktyce działa auto-responder zastępujący nas w pierwszym kontakcie z klientem. Zbadajmy praktyczne możliwości skutecznego nadzoru nad naszymi centrami wyników na tym etapie – oceńmy ilość a przede wszystkim jakość raportów generowanych przez moduł. Czy otrzymujemy wszystkie niezbędne dla nas informacje?

Ogromną korzyścią , szczególnie dla niewielkich organizacji z wdrożenia modułu CRM będzie  zawsze uporządkowanie i usystematyzowanie procedur współpracy z klientami. Poza poprawą jakości tej obsługi – co ma dla nas zawsze kluczowe znaczenie powinno to pozwolić na  wydłużeniu łańcucha wartości  w istniejącej bazie danych. Uporządkowana baza bowiem  to często nowe możliwości oferowania dodatkowych produktów i usług naszym dotychczasowym klientom i większe możliwości skutecznego poszukiwania nowych.

Programy CRM potrafią też współpracować z modułami logistyki, gospodarki magazynowej, zamówień. Sprawdźmy, jakie są możliwości tych narzędzi w naszej firmie. Dobrze dobrane narzędzie, a przede wszystkim dobrze i skutecznie wdrożone to doskonała inwestycja dla każdej firmy sektora MSP.