REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym
Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym

REKLAMA

REKLAMA

Przepisem art. 77[2] kodeksu cywilnego ustawodawca wprowadził do polskiego porządku prawnego od 8 września 2016 r. formę dokumentową jako nowy, ustawowy typ formy szczególnej czynności prawnych.

I. Cel wprowadzenia formy dokumentowej czynności prawnej

REKLAMA

Autopromocja

Pierwowzorem polskiej formy dokumentowej jest niemiecka forma tekstowa (niem. Textform), której stosowanie wchodzi w grę, gdy nie zachodzi konieczność dokonania czynności prawnej w formie pisemnej lub elektronicznej. 

Z uzasadnienia projektu Księgi pierwszej Kodeksu cywilnego z 2008 r. (dalej: „projekt”), wynikają dwie podstawowe przyczyny wprowadzenia formy dokumentowej: po pierwsze - przygotowanie się na planowane zniesienie ustawowej formy ad probationem i możliwość zastąpienia w niektórych przypadkach formy pisemnej formą dokumentową; po drugie – stworzenie prawnych ram funkcjonowania  formy, która w obrocie już jest powszechnie stosowana ze względu na dynamiczny rozwój nowych technologii. Motywy te są jednak krytykowane w literaturze przedmiotu.

Nowa forma czynności prawnych, której poświęcono w Kodeksie cywilnym zaledwie kilka przepisów, na chwilę obecną budzi wiele wątpliwości interpretacyjnych. Wskazówek z pewnością udzieli nam praktyka stosowania tychże przepisów, na którą jeszcze trochę musimy poczekać.

Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

II. Pojęcie formy dokumentowej

Obowiązujący od 8 września 2016 r. przepis art. 77[2] k.c. stanowi, że „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Forma dokumentowa nie jest ekwiwalentem formy pisemnej. Do jej dochowania nie jest wymagane złożenie na dokumencie własnoręcznego podpisu (konstytutywny element zwykłej formy pisemnej) lub opatrzenie oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym (konstytutywny wymóg formy elektronicznej).

Co do zasady, forma dokumentowa zastrzeżona jest w ustawie dla celów dowodowych (ad probationem) (art. 73 k.c.).

Kluczowe dla definicji formy dokumentowej jest rozumienie pojęcia dokumentu oraz możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenia.

1) Dokument

Zgodnie z założeniami projektu, celem ustawowego zdefiniowania dokumentu było „ustalenie znaczenia jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego” oraz zerwanie z tradycyjnym rozumieniem dokumentu jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma. Definicja dokumentu, która ostatecznie została przyjęta, znacząco odbiega od tej, którą przewidywał projekt.

Art. 105 projektu przyjmował, że dokumentem jest „informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie. Zgodnie z projektem, „treść dokumentu może zostać (…) dowolnie ujawniona (znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (papier, urządzenie informatyczne) i przy pomocy dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy)”.

Według wprowadzonego do Kodeksu cywilnego art. 77[3], dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Porównując definicję dokumentu zawartą w art. 77[3] k.c. z definicją projektowaną, zauważyć można, że ustawodawca zrezygnował z kryterium trwałości i możliwości odtwarzania informacji zamieszczonych na nośniku, ograniczając się jedynie do wymogu możliwości zapoznania się z treścią dokumentu.

Użycie określenia „nośnik” w art. 77[3] k.c. bez odwołania do cech trwałości i możliwości odtwarzania, sprawia, że zakres przedmiotowy powyższego pojęcia jest bardzo szeroki i w konsekwencji, za dokument należałoby uznać również nośnik, który np. po odczytaniu informacji ulegałby natychmiastowemu zniszczeniu (zob. W. J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, str. 9.).

Kryterium możliwości zapoznania się z treścią dokumentu należy poddać obiektywnej ocenie.

Pod względem sporządzenia dokumentu, zawarta w ww. przepisie definicja jest technologicznie neutralna, czyli dozwolone jest stosowanie dowolnej techniki komunikacyjnej.

Z literalnego brzmienia definicji dokumentu należałoby wnioskować, że jego treść może zawierać oświadczenie woli, jak również inne oświadczenia , np. oświadczenia wiedzy czy przejawy uczuć.

Z powyższego wynika, że „dokument”, o którym mowa w art. 77[3] k.c., należy rozumieć bardzo szeroko. Ustawowa definicja dokumentu zdecydowanie odstaje od dotychczasowego, tradycyjnego rozumienia dokumentu. Co więcej, jest ona niespójna z określeniem „dokument” używanym w innych przepisach Kodeksu cywilnego, np. art. 78 k.c.

Powstaje zatem pytanie o wpływ nowej definicji dokumentu na inne przepisy posługujące się sformułowaniem „dokument”.

2) Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie woli

Z treści przepisu art. 77[2] k.c. wynika, że dla dochowania formy dokumentowej konieczna jest możliwość ustalenia tożsamości nadawcy oświadczenia (zob. J. Grykiel, Komentarz do art. 77[2] k.c., [w:] M. Gutowski (red.), Kodeks cywilny. Tom I. Komentarz. Art. 1-449[11], wyd. C. H. Beck, Warszawa 2016, nb.  9.)

Ustawodawca nie sprecyzował jednak, z czyjej pespektywy ustalenie podmiotu składającego oświadczenie woli powinno być możliwe oraz w oparciu, o jakie kryteria należałoby dokonać identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli.

Literalne brzmienie przepisu sugerowałoby, iż chodzi tutaj o możliwość obiektywnej weryfikacji nadawcy, co z kolei zbliżałoby formę dokumentową do formy pisemnej. W związku z tym, mając na uwadze cel wprowadzenia nowelizacji, słuszna wydaje się interpretacja, wedle której możliwość ustalenia tożsamości nadawcy powinien mieć adresat oświadczenia woli, a w jego braku -  podmiot, w którego sferze prawnej realizują się skutki prawne oświadczenia (J. Grykiel, op.cit., nb. 11).

Osobę składającej oświadczenie woli można ustalić na podstawie wpisanego imienia i nazwiska lub innych danych, które umożliwiają identyfikację nadawcy (np. podpis klawiaturowy, SMS-owy,   e-mailowy; dane wynikające z konta na portalu społecznościowym).

Sposób potwierdzenia danych nadawcy oświadczenia woli wydaje się być dowolny. Dla określenia nadawcy wystarczający może być zatem sam fakt wysłania wiadomości mailowej ze skrzynki pocztowej lub z konta elektronicznego np. na portalu społecznościowym, z których nadawca zwykle korzysta. Weryfikacji tożsamości składającego oświadczenie woli może służyć również numer IP identyfikujący urządzenie elektroniczne (np. komputer), którym zwykle posługuje się nadawca.

Do kwestii ustalenia osoby składającej oświadczenie woli, zastosowanie znajdzie ogólna reguła dowodowa z art. 6 k.c., zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Tak więc, jeśli potencjalny nadawca nie złożył oświadczenia woli, albowiem jego urządzeniem posłużyła się, wbrew jego woli lub wiedzy, osoba trzecia, to na nim spoczywać będzie ciężar wykazania, że tak rzeczywiście było.

III. Przykłady

Zgodnie z założeniami projektu, forma dokumentowa obejmuje swoim zakresem oświadczenia woli składane w postaci tekstowej, audialnej, wideo, jak również audiowizualnej.

Należy zaznaczyć, że z formą dokumentową możemy mieć do czynienia niezależnie od tego, czy dane oświadczenie woli złożone w postaci tekstowej, audialnej lub audiowizualnej jest opatrzone podpisem mechanicznie powielanym (np. facsimile, kopia faksowa, skan).

Wymogi formy dokumentowej spełniać będą np. wiadomość mailowa ze zwykłym (innym niż bezpieczny) podpisem elektronicznym, wiadomość SMS, wiadomość faksowa, wiadomość na pliku z zapisem dźwiękowym czy wiadomość na pliku audiowizualnym, ale również „oświadczenie woli złożone w postaci dokumentu przemijającego, nietrwałego (np. zawartości strony internetowej niezapisanej na twardym dysku)” /zob. W. J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, str. 10./ lub informacja dostępna w chmurze obliczeniowej (cloud computing).


IV. Zastosowanie formy dokumentowej

Nowelizacja przepisów o formie czynności prawnych, wskazuje na następujące, możliwe zastosowanie formy dokumentowej:

1) dokonywanie następczych czynności prawnych

Zgodnie z art.  77 § 2 k.c. jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

2) sporządzanie potwierdzeń handlowych

Art.  77[1] § 2 k.c. stanowi, że w przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.

3) umowa pożyczki

Ustawodawca wprowadził również wymóg zachowania formy dokumentowej dla umowy pożyczki, której wartość przekracza 1 000 zł (art. 720 § 2 k.c.).

dr Katarzyna Pfeifer-Chomiczewska, prawnik w Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych , specjalizacje LW Business  i LW Property

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

REKLAMA

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA