REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym
Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym

REKLAMA

REKLAMA

Przepisem art. 77[2] kodeksu cywilnego ustawodawca wprowadził do polskiego porządku prawnego od 8 września 2016 r. formę dokumentową jako nowy, ustawowy typ formy szczególnej czynności prawnych.

I. Cel wprowadzenia formy dokumentowej czynności prawnej

REKLAMA

Pierwowzorem polskiej formy dokumentowej jest niemiecka forma tekstowa (niem. Textform), której stosowanie wchodzi w grę, gdy nie zachodzi konieczność dokonania czynności prawnej w formie pisemnej lub elektronicznej. 

REKLAMA

Z uzasadnienia projektu Księgi pierwszej Kodeksu cywilnego z 2008 r. (dalej: „projekt”), wynikają dwie podstawowe przyczyny wprowadzenia formy dokumentowej: po pierwsze - przygotowanie się na planowane zniesienie ustawowej formy ad probationem i możliwość zastąpienia w niektórych przypadkach formy pisemnej formą dokumentową; po drugie – stworzenie prawnych ram funkcjonowania  formy, która w obrocie już jest powszechnie stosowana ze względu na dynamiczny rozwój nowych technologii. Motywy te są jednak krytykowane w literaturze przedmiotu.

Nowa forma czynności prawnych, której poświęcono w Kodeksie cywilnym zaledwie kilka przepisów, na chwilę obecną budzi wiele wątpliwości interpretacyjnych. Wskazówek z pewnością udzieli nam praktyka stosowania tychże przepisów, na którą jeszcze trochę musimy poczekać.

Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

II. Pojęcie formy dokumentowej

Obowiązujący od 8 września 2016 r. przepis art. 77[2] k.c. stanowi, że „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Forma dokumentowa nie jest ekwiwalentem formy pisemnej. Do jej dochowania nie jest wymagane złożenie na dokumencie własnoręcznego podpisu (konstytutywny element zwykłej formy pisemnej) lub opatrzenie oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym (konstytutywny wymóg formy elektronicznej).

Co do zasady, forma dokumentowa zastrzeżona jest w ustawie dla celów dowodowych (ad probationem) (art. 73 k.c.).

Kluczowe dla definicji formy dokumentowej jest rozumienie pojęcia dokumentu oraz możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenia.

1) Dokument

REKLAMA

Zgodnie z założeniami projektu, celem ustawowego zdefiniowania dokumentu było „ustalenie znaczenia jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego” oraz zerwanie z tradycyjnym rozumieniem dokumentu jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma. Definicja dokumentu, która ostatecznie została przyjęta, znacząco odbiega od tej, którą przewidywał projekt.

Art. 105 projektu przyjmował, że dokumentem jest „informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie. Zgodnie z projektem, „treść dokumentu może zostać (…) dowolnie ujawniona (znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (papier, urządzenie informatyczne) i przy pomocy dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy)”.

Według wprowadzonego do Kodeksu cywilnego art. 77[3], dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Porównując definicję dokumentu zawartą w art. 77[3] k.c. z definicją projektowaną, zauważyć można, że ustawodawca zrezygnował z kryterium trwałości i możliwości odtwarzania informacji zamieszczonych na nośniku, ograniczając się jedynie do wymogu możliwości zapoznania się z treścią dokumentu.

Użycie określenia „nośnik” w art. 77[3] k.c. bez odwołania do cech trwałości i możliwości odtwarzania, sprawia, że zakres przedmiotowy powyższego pojęcia jest bardzo szeroki i w konsekwencji, za dokument należałoby uznać również nośnik, który np. po odczytaniu informacji ulegałby natychmiastowemu zniszczeniu (zob. W. J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, str. 9.).

Kryterium możliwości zapoznania się z treścią dokumentu należy poddać obiektywnej ocenie.

Pod względem sporządzenia dokumentu, zawarta w ww. przepisie definicja jest technologicznie neutralna, czyli dozwolone jest stosowanie dowolnej techniki komunikacyjnej.

Z literalnego brzmienia definicji dokumentu należałoby wnioskować, że jego treść może zawierać oświadczenie woli, jak również inne oświadczenia , np. oświadczenia wiedzy czy przejawy uczuć.

Z powyższego wynika, że „dokument”, o którym mowa w art. 77[3] k.c., należy rozumieć bardzo szeroko. Ustawowa definicja dokumentu zdecydowanie odstaje od dotychczasowego, tradycyjnego rozumienia dokumentu. Co więcej, jest ona niespójna z określeniem „dokument” używanym w innych przepisach Kodeksu cywilnego, np. art. 78 k.c.

Powstaje zatem pytanie o wpływ nowej definicji dokumentu na inne przepisy posługujące się sformułowaniem „dokument”.

2) Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie woli

Z treści przepisu art. 77[2] k.c. wynika, że dla dochowania formy dokumentowej konieczna jest możliwość ustalenia tożsamości nadawcy oświadczenia (zob. J. Grykiel, Komentarz do art. 77[2] k.c., [w:] M. Gutowski (red.), Kodeks cywilny. Tom I. Komentarz. Art. 1-449[11], wyd. C. H. Beck, Warszawa 2016, nb.  9.)

Ustawodawca nie sprecyzował jednak, z czyjej pespektywy ustalenie podmiotu składającego oświadczenie woli powinno być możliwe oraz w oparciu, o jakie kryteria należałoby dokonać identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli.

Literalne brzmienie przepisu sugerowałoby, iż chodzi tutaj o możliwość obiektywnej weryfikacji nadawcy, co z kolei zbliżałoby formę dokumentową do formy pisemnej. W związku z tym, mając na uwadze cel wprowadzenia nowelizacji, słuszna wydaje się interpretacja, wedle której możliwość ustalenia tożsamości nadawcy powinien mieć adresat oświadczenia woli, a w jego braku -  podmiot, w którego sferze prawnej realizują się skutki prawne oświadczenia (J. Grykiel, op.cit., nb. 11).

Osobę składającej oświadczenie woli można ustalić na podstawie wpisanego imienia i nazwiska lub innych danych, które umożliwiają identyfikację nadawcy (np. podpis klawiaturowy, SMS-owy,   e-mailowy; dane wynikające z konta na portalu społecznościowym).

Sposób potwierdzenia danych nadawcy oświadczenia woli wydaje się być dowolny. Dla określenia nadawcy wystarczający może być zatem sam fakt wysłania wiadomości mailowej ze skrzynki pocztowej lub z konta elektronicznego np. na portalu społecznościowym, z których nadawca zwykle korzysta. Weryfikacji tożsamości składającego oświadczenie woli może służyć również numer IP identyfikujący urządzenie elektroniczne (np. komputer), którym zwykle posługuje się nadawca.

Do kwestii ustalenia osoby składającej oświadczenie woli, zastosowanie znajdzie ogólna reguła dowodowa z art. 6 k.c., zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Tak więc, jeśli potencjalny nadawca nie złożył oświadczenia woli, albowiem jego urządzeniem posłużyła się, wbrew jego woli lub wiedzy, osoba trzecia, to na nim spoczywać będzie ciężar wykazania, że tak rzeczywiście było.

III. Przykłady

Zgodnie z założeniami projektu, forma dokumentowa obejmuje swoim zakresem oświadczenia woli składane w postaci tekstowej, audialnej, wideo, jak również audiowizualnej.

Należy zaznaczyć, że z formą dokumentową możemy mieć do czynienia niezależnie od tego, czy dane oświadczenie woli złożone w postaci tekstowej, audialnej lub audiowizualnej jest opatrzone podpisem mechanicznie powielanym (np. facsimile, kopia faksowa, skan).

Wymogi formy dokumentowej spełniać będą np. wiadomość mailowa ze zwykłym (innym niż bezpieczny) podpisem elektronicznym, wiadomość SMS, wiadomość faksowa, wiadomość na pliku z zapisem dźwiękowym czy wiadomość na pliku audiowizualnym, ale również „oświadczenie woli złożone w postaci dokumentu przemijającego, nietrwałego (np. zawartości strony internetowej niezapisanej na twardym dysku)” /zob. W. J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, str. 10./ lub informacja dostępna w chmurze obliczeniowej (cloud computing).


IV. Zastosowanie formy dokumentowej

Nowelizacja przepisów o formie czynności prawnych, wskazuje na następujące, możliwe zastosowanie formy dokumentowej:

1) dokonywanie następczych czynności prawnych

Zgodnie z art.  77 § 2 k.c. jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

2) sporządzanie potwierdzeń handlowych

Art.  77[1] § 2 k.c. stanowi, że w przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.

3) umowa pożyczki

Ustawodawca wprowadził również wymóg zachowania formy dokumentowej dla umowy pożyczki, której wartość przekracza 1 000 zł (art. 720 § 2 k.c.).

dr Katarzyna Pfeifer-Chomiczewska, prawnik w Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych , specjalizacje LW Business  i LW Property

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA