REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym
Forma dokumentowa czynności prawnej – nowość w kodeksie cywilnym

REKLAMA

REKLAMA

Przepisem art. 77[2] kodeksu cywilnego ustawodawca wprowadził do polskiego porządku prawnego od 8 września 2016 r. formę dokumentową jako nowy, ustawowy typ formy szczególnej czynności prawnych.

I. Cel wprowadzenia formy dokumentowej czynności prawnej

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Pierwowzorem polskiej formy dokumentowej jest niemiecka forma tekstowa (niem. Textform), której stosowanie wchodzi w grę, gdy nie zachodzi konieczność dokonania czynności prawnej w formie pisemnej lub elektronicznej. 

Z uzasadnienia projektu Księgi pierwszej Kodeksu cywilnego z 2008 r. (dalej: „projekt”), wynikają dwie podstawowe przyczyny wprowadzenia formy dokumentowej: po pierwsze - przygotowanie się na planowane zniesienie ustawowej formy ad probationem i możliwość zastąpienia w niektórych przypadkach formy pisemnej formą dokumentową; po drugie – stworzenie prawnych ram funkcjonowania  formy, która w obrocie już jest powszechnie stosowana ze względu na dynamiczny rozwój nowych technologii. Motywy te są jednak krytykowane w literaturze przedmiotu.

Nowa forma czynności prawnych, której poświęcono w Kodeksie cywilnym zaledwie kilka przepisów, na chwilę obecną budzi wiele wątpliwości interpretacyjnych. Wskazówek z pewnością udzieli nam praktyka stosowania tychże przepisów, na którą jeszcze trochę musimy poczekać.

REKLAMA

Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

II. Pojęcie formy dokumentowej

Obowiązujący od 8 września 2016 r. przepis art. 77[2] k.c. stanowi, że „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Forma dokumentowa nie jest ekwiwalentem formy pisemnej. Do jej dochowania nie jest wymagane złożenie na dokumencie własnoręcznego podpisu (konstytutywny element zwykłej formy pisemnej) lub opatrzenie oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym (konstytutywny wymóg formy elektronicznej).

Co do zasady, forma dokumentowa zastrzeżona jest w ustawie dla celów dowodowych (ad probationem) (art. 73 k.c.).

Kluczowe dla definicji formy dokumentowej jest rozumienie pojęcia dokumentu oraz możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenia.

1) Dokument

Zgodnie z założeniami projektu, celem ustawowego zdefiniowania dokumentu było „ustalenie znaczenia jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego” oraz zerwanie z tradycyjnym rozumieniem dokumentu jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma. Definicja dokumentu, która ostatecznie została przyjęta, znacząco odbiega od tej, którą przewidywał projekt.

Art. 105 projektu przyjmował, że dokumentem jest „informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie. Zgodnie z projektem, „treść dokumentu może zostać (…) dowolnie ujawniona (znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (papier, urządzenie informatyczne) i przy pomocy dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy)”.

Według wprowadzonego do Kodeksu cywilnego art. 77[3], dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Porównując definicję dokumentu zawartą w art. 77[3] k.c. z definicją projektowaną, zauważyć można, że ustawodawca zrezygnował z kryterium trwałości i możliwości odtwarzania informacji zamieszczonych na nośniku, ograniczając się jedynie do wymogu możliwości zapoznania się z treścią dokumentu.

Użycie określenia „nośnik” w art. 77[3] k.c. bez odwołania do cech trwałości i możliwości odtwarzania, sprawia, że zakres przedmiotowy powyższego pojęcia jest bardzo szeroki i w konsekwencji, za dokument należałoby uznać również nośnik, który np. po odczytaniu informacji ulegałby natychmiastowemu zniszczeniu (zob. W. J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, str. 9.).

Kryterium możliwości zapoznania się z treścią dokumentu należy poddać obiektywnej ocenie.

Pod względem sporządzenia dokumentu, zawarta w ww. przepisie definicja jest technologicznie neutralna, czyli dozwolone jest stosowanie dowolnej techniki komunikacyjnej.

Z literalnego brzmienia definicji dokumentu należałoby wnioskować, że jego treść może zawierać oświadczenie woli, jak również inne oświadczenia , np. oświadczenia wiedzy czy przejawy uczuć.

Z powyższego wynika, że „dokument”, o którym mowa w art. 77[3] k.c., należy rozumieć bardzo szeroko. Ustawowa definicja dokumentu zdecydowanie odstaje od dotychczasowego, tradycyjnego rozumienia dokumentu. Co więcej, jest ona niespójna z określeniem „dokument” używanym w innych przepisach Kodeksu cywilnego, np. art. 78 k.c.

Powstaje zatem pytanie o wpływ nowej definicji dokumentu na inne przepisy posługujące się sformułowaniem „dokument”.

2) Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie woli

Z treści przepisu art. 77[2] k.c. wynika, że dla dochowania formy dokumentowej konieczna jest możliwość ustalenia tożsamości nadawcy oświadczenia (zob. J. Grykiel, Komentarz do art. 77[2] k.c., [w:] M. Gutowski (red.), Kodeks cywilny. Tom I. Komentarz. Art. 1-449[11], wyd. C. H. Beck, Warszawa 2016, nb.  9.)

Ustawodawca nie sprecyzował jednak, z czyjej pespektywy ustalenie podmiotu składającego oświadczenie woli powinno być możliwe oraz w oparciu, o jakie kryteria należałoby dokonać identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli.

Literalne brzmienie przepisu sugerowałoby, iż chodzi tutaj o możliwość obiektywnej weryfikacji nadawcy, co z kolei zbliżałoby formę dokumentową do formy pisemnej. W związku z tym, mając na uwadze cel wprowadzenia nowelizacji, słuszna wydaje się interpretacja, wedle której możliwość ustalenia tożsamości nadawcy powinien mieć adresat oświadczenia woli, a w jego braku -  podmiot, w którego sferze prawnej realizują się skutki prawne oświadczenia (J. Grykiel, op.cit., nb. 11).

Osobę składającej oświadczenie woli można ustalić na podstawie wpisanego imienia i nazwiska lub innych danych, które umożliwiają identyfikację nadawcy (np. podpis klawiaturowy, SMS-owy,   e-mailowy; dane wynikające z konta na portalu społecznościowym).

Sposób potwierdzenia danych nadawcy oświadczenia woli wydaje się być dowolny. Dla określenia nadawcy wystarczający może być zatem sam fakt wysłania wiadomości mailowej ze skrzynki pocztowej lub z konta elektronicznego np. na portalu społecznościowym, z których nadawca zwykle korzysta. Weryfikacji tożsamości składającego oświadczenie woli może służyć również numer IP identyfikujący urządzenie elektroniczne (np. komputer), którym zwykle posługuje się nadawca.

Do kwestii ustalenia osoby składającej oświadczenie woli, zastosowanie znajdzie ogólna reguła dowodowa z art. 6 k.c., zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Tak więc, jeśli potencjalny nadawca nie złożył oświadczenia woli, albowiem jego urządzeniem posłużyła się, wbrew jego woli lub wiedzy, osoba trzecia, to na nim spoczywać będzie ciężar wykazania, że tak rzeczywiście było.

III. Przykłady

Zgodnie z założeniami projektu, forma dokumentowa obejmuje swoim zakresem oświadczenia woli składane w postaci tekstowej, audialnej, wideo, jak również audiowizualnej.

Należy zaznaczyć, że z formą dokumentową możemy mieć do czynienia niezależnie od tego, czy dane oświadczenie woli złożone w postaci tekstowej, audialnej lub audiowizualnej jest opatrzone podpisem mechanicznie powielanym (np. facsimile, kopia faksowa, skan).

Wymogi formy dokumentowej spełniać będą np. wiadomość mailowa ze zwykłym (innym niż bezpieczny) podpisem elektronicznym, wiadomość SMS, wiadomość faksowa, wiadomość na pliku z zapisem dźwiękowym czy wiadomość na pliku audiowizualnym, ale również „oświadczenie woli złożone w postaci dokumentu przemijającego, nietrwałego (np. zawartości strony internetowej niezapisanej na twardym dysku)” /zob. W. J. Kocot, Dalsza modernizacja kodeksowej regulacji formy pisemnej czynności prawnej, PPH 2016, nr 10, str. 10./ lub informacja dostępna w chmurze obliczeniowej (cloud computing).


IV. Zastosowanie formy dokumentowej

Nowelizacja przepisów o formie czynności prawnych, wskazuje na następujące, możliwe zastosowanie formy dokumentowej:

1) dokonywanie następczych czynności prawnych

Zgodnie z art.  77 § 2 k.c. jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

2) sporządzanie potwierdzeń handlowych

Art.  77[1] § 2 k.c. stanowi, że w przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.

3) umowa pożyczki

Ustawodawca wprowadził również wymóg zachowania formy dokumentowej dla umowy pożyczki, której wartość przekracza 1 000 zł (art. 720 § 2 k.c.).

dr Katarzyna Pfeifer-Chomiczewska, prawnik w Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych , specjalizacje LW Business  i LW Property

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

REKLAMA

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA