Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?

Polityka samochodowa – źródło prawa pracy

Polityka samochodowa to nic innego niż regulamin, określający prawa i obowiązki pracowników, ustanowiony przez pracodawcę, który stanowi wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, o którym mowa w art. 9 Kodeksu pracy:

§ 1. Ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
§ 2. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
§ 3. Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
§ 4. Postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Polecamy: Kodeks pracy z komentarzem (PDF)

W tym miejscu wskazać należy na pogląd zaprezentowany przez J. Stelinę, zgodnie z którym: „Zakwalifikowanie danego aktu do kategorii źródeł prawa pracy oznacza, że przynajmniej niektóre z zawartych w nim postanowień (określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy) są przepisami prawa pracy. Najważniejszym skutkiem takiej kwalifikacji jest stosowanie wobec tych postanowień szczególnego mechanizmu wynikającego z art. 18 KP. Przepis ten stanowi, że postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika aniżeli przepisy prawa pracy.” (tak J. Stelina, Art. 9 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Co warto zamieścić w polityce samochodowej?

Polityka samochodowa, aby skutecznie zabezpieczała pracodawcę, powinna regulować kilka istotnych z punktu widzenia jego interesów kwestii.

1) sposób przekazania samochodu służbowego pracownikowi

W szczególności pracodawca powinien zadbać o prawidłowe uregulowania zasad wydawania pojazdu służbowego pracownikowi. Należy bowiem mieć na względzie, że przekazanie pojazdu służbowego stanowić będzie powierzenie pracownikowi mienia służbowego, o którym mowa w art. 124 § 2 Kodeksu pracy, co znajduje potwierdzenie w stanowisku prezentowanym przez P. Korusa, a mianowicie: „Narzędziami będą więc np. urządzenia pomiarowe i diagnostyczne, wiertarki, piły. Za narzędzie można uznać również laptop, ale już samochód stanowić może co najwyżej mienie wymienione w § 2 (zob. także wyr. SN z 21.11.2006 r., II PK 69/06, OSNP 2007, Nr 23–24, poz. 351).” (tak P. Korus, Art. 124 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien posłużyć do udokumentowania wydania, jak również odbioru pojazdu służbowego przez pracownika. W tym dokumencie należy dokładnie opisać stan pojazdu w chwili jego przekazania oraz odbioru – do protokołu można dołączyć dokumentację zdjęciową.

Warto również zwrócić uwagę, iż w orzecznictwie reprezentowany jest pogląd, że dla skutecznego przejęcia pieczy nad mieniem powierzonym wystarczające jest przeniesienia posiadania powierzanej rzeczy, co może polegać już na wydaniu kluczy pracownikowi (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., sygn. akt II PK 286/08, Legalis numer 266525). Niemniej jednak skłaniać należy się ku stanowisku, że dla skutecznego powierzenia mienia pracownikowi, ten ostatni powinien wyrazić zgodę (najlepiej wyraźną) na przyjęcie mienia od pracodawcy.

2) zasady ponoszenia odpowiedzialności przez pracownika

Kolejnym istotnym zagadnieniem, które należy uregulować w Polityce samochodowej są zasady odpowiedzialności pracowników za ewentualne szkody, które mogą powstać w powierzonym im samochodzie służbowym.

Wskazać w tym miejscu należy, że pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, odpowiada za nie w sposób bardziej rygorystyczny, bo nie – jak standardowo przewidują to przepisy Kodeksu pracy do wysokości 3-krotności wynagrodzenia – ale stosownie do brzmienia art. 124 § 2 Kodeksu pracy w pełnej wysokości.

W tym miejscu warto jednak wskazać, że pracownicy często próbują uwolnić się od tej „rozszerzonej” odpowiedzialności, wykazując, że pracodawca nie zapewnił elementarnych warunków umożliwiających zabezpieczenie pracownikowi powierzonego mienia.

Taka argumentacja, pozwala pracownikowi niekiedy skutecznie uwolnić się od odpowiedzialności, o czym świadczy stanowisko zaprezentowane przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 listopada 2006 r., zgodnie z którym: „Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.” (sygn. akt II PK 69/06, Legalis numer 90477).

3) zasady użytkowania samochodu służbowego

Praktycznie przygotowana Polityka samochodowa powinna regulować także zasady użytkowania samochodów służbowych. Można w niej w szczególności ustalić, czy np. pracownikom wolno używać pojazdów służbowych do celów prywatnych, czy pracownicy mogą udostępniać samochody służbowe osobom trzecim, np. swojej rodzinie, jakie są zasady używania kart paliwowych, jakie koszty związane z eksploatacją samochodu służbowego ponosić będzie pracodawca, a jakie pracownik we własnym zakresie.

4) konserwacja samochodu służbowego

Pracodawca powinien zamieścić w Polityce samochodowej zapisy dotyczące konserwacji pojazdów służbowych, które przybiorą postać obowiązków obciążających pracowników. W szczególności można określić zasady terminowego serwisowania, prawidłowej pielęgnacji oraz utrzymania w dobrym i niezawodnym stanie powierzonym pracownikom pojazdów służbowym. W tym celu powinni oni dokonywać przeglądów serwisowych, badań technicznych, jak również ewentualnych wymaganych napraw.

Pracownicy mogą także zostać zobowiązani do okresowej zmiany ogumienia, czy też wymiany płynów eksploatacyjnych. Warto również pamiętać o obowiązku mycia samochodu, czy utrzymania go w czystości (samochód przedstawiciela handlowego nierzadko stanowi wizytówkę firmy pracodawcy!). Wielu pracodawców zabrania palenia tytoniu w pojazdach służbowych (w szczególności, gdy taki wymóg stawiany jest dla całej floty samochodowej, z której korzysta pracodawca).