REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?
Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Posiadanie służbowego samochodu traktowane jest obecnie przez wielu pracowników jako standardowy element otrzymywany z wynagrodzeniem. W związku z tym coraz więcej pracodawców zainteresowanych jest pozyskiwaniem flot samochodowych. Jednakże posiadanie takiej floty wiąże się dla pracodawcy z poważnym ryzykiem, w szczególności finansowym. Warto zatem, żeby pracodawca zabezpieczył swoje interesy, tworząc np. Politykę samochodową w swojej firmie.

Polityka samochodowa – źródło prawa pracy

Polityka samochodowa to nic innego niż regulamin, określający prawa i obowiązki pracowników, ustanowiony przez pracodawcę, który stanowi wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, o którym mowa w art. 9 Kodeksu pracy:

REKLAMA

§ 1. Ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
§ 2. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
§ 3. Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
§ 4. Postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Polecamy: Kodeks pracy z komentarzem (PDF)

W tym miejscu wskazać należy na pogląd zaprezentowany przez J. Stelinę, zgodnie z którym: „Zakwalifikowanie danego aktu do kategorii źródeł prawa pracy oznacza, że przynajmniej niektóre z zawartych w nim postanowień (określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy) są przepisami prawa pracy. Najważniejszym skutkiem takiej kwalifikacji jest stosowanie wobec tych postanowień szczególnego mechanizmu wynikającego z art. 18 KP. Przepis ten stanowi, że postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika aniżeli przepisy prawa pracy.” (tak J. Stelina, Art. 9 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Co warto zamieścić w polityce samochodowej?

Polityka samochodowa, aby skutecznie zabezpieczała pracodawcę, powinna regulować kilka istotnych z punktu widzenia jego interesów kwestii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) sposób przekazania samochodu służbowego pracownikowi

REKLAMA

W szczególności pracodawca powinien zadbać o prawidłowe uregulowania zasad wydawania pojazdu służbowego pracownikowi. Należy bowiem mieć na względzie, że przekazanie pojazdu służbowego stanowić będzie powierzenie pracownikowi mienia służbowego, o którym mowa w art. 124 § 2 Kodeksu pracy, co znajduje potwierdzenie w stanowisku prezentowanym przez P. Korusa, a mianowicie: „Narzędziami będą więc np. urządzenia pomiarowe i diagnostyczne, wiertarki, piły. Za narzędzie można uznać również laptop, ale już samochód stanowić może co najwyżej mienie wymienione w § 2 (zob. także wyr. SN z 21.11.2006 r., II PK 69/06, OSNP 2007, Nr 23–24, poz. 351).” (tak P. Korus, Art. 124 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien posłużyć do udokumentowania wydania, jak również odbioru pojazdu służbowego przez pracownika. W tym dokumencie należy dokładnie opisać stan pojazdu w chwili jego przekazania oraz odbioru – do protokołu można dołączyć dokumentację zdjęciową.

Warto również zwrócić uwagę, iż w orzecznictwie reprezentowany jest pogląd, że dla skutecznego przejęcia pieczy nad mieniem powierzonym wystarczające jest przeniesienia posiadania powierzanej rzeczy, co może polegać już na wydaniu kluczy pracownikowi (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., sygn. akt II PK 286/08, Legalis numer 266525). Niemniej jednak skłaniać należy się ku stanowisku, że dla skutecznego powierzenia mienia pracownikowi, ten ostatni powinien wyrazić zgodę (najlepiej wyraźną) na przyjęcie mienia od pracodawcy.

2) zasady ponoszenia odpowiedzialności przez pracownika

Kolejnym istotnym zagadnieniem, które należy uregulować w Polityce samochodowej są zasady odpowiedzialności pracowników za ewentualne szkody, które mogą powstać w powierzonym im samochodzie służbowym.

REKLAMA

Wskazać w tym miejscu należy, że pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, odpowiada za nie w sposób bardziej rygorystyczny, bo nie – jak standardowo przewidują to przepisy Kodeksu pracy do wysokości 3-krotności wynagrodzenia – ale stosownie do brzmienia art. 124 § 2 Kodeksu pracy w pełnej wysokości.

W tym miejscu warto jednak wskazać, że pracownicy często próbują uwolnić się od tej „rozszerzonej” odpowiedzialności, wykazując, że pracodawca nie zapewnił elementarnych warunków umożliwiających zabezpieczenie pracownikowi powierzonego mienia.

Taka argumentacja, pozwala pracownikowi niekiedy skutecznie uwolnić się od odpowiedzialności, o czym świadczy stanowisko zaprezentowane przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 listopada 2006 r., zgodnie z którym: „Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.” (sygn. akt II PK 69/06, Legalis numer 90477).

3) zasady użytkowania samochodu służbowego

Praktycznie przygotowana Polityka samochodowa powinna regulować także zasady użytkowania samochodów służbowych. Można w niej w szczególności ustalić, czy np. pracownikom wolno używać pojazdów służbowych do celów prywatnych, czy pracownicy mogą udostępniać samochody służbowe osobom trzecim, np. swojej rodzinie, jakie są zasady używania kart paliwowych, jakie koszty związane z eksploatacją samochodu służbowego ponosić będzie pracodawca, a jakie pracownik we własnym zakresie.

4) konserwacja samochodu służbowego

Pracodawca powinien zamieścić w Polityce samochodowej zapisy dotyczące konserwacji pojazdów służbowych, które przybiorą postać obowiązków obciążających pracowników. W szczególności można określić zasady terminowego serwisowania, prawidłowej pielęgnacji oraz utrzymania w dobrym i niezawodnym stanie powierzonym pracownikom pojazdów służbowym. W tym celu powinni oni dokonywać przeglądów serwisowych, badań technicznych, jak również ewentualnych wymaganych napraw.

Pracownicy mogą także zostać zobowiązani do okresowej zmiany ogumienia, czy też wymiany płynów eksploatacyjnych. Warto również pamiętać o obowiązku mycia samochodu, czy utrzymania go w czystości (samochód przedstawiciela handlowego nierzadko stanowi wizytówkę firmy pracodawcy!). Wielu pracodawców zabrania palenia tytoniu w pojazdach służbowych (w szczególności, gdy taki wymóg stawiany jest dla całej floty samochodowej, z której korzysta pracodawca).


5) monitorowanie pracowników (GPS)

Coraz popularniejszym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców jest stałe kontrolowanie lokalizacji, w której znajduje się pracownik, poprzez wbudowany nadajnik GPS w jego samochodzie służbowym.

Dopuszczalność stosowania monitoringu wprost dopuszcza doktryna, o czym świadczy pogląd zaprezentowany przez D. Dorre-Kolasa, zgodnie z którym: „Monitoring to nic innego jak kontrola stosowana przy użyciu nowoczesnych metod. W praktyce możemy mieć do czynienia z monitoringiem rozmów telefonicznych, poczty elektronicznej, korzystania z zasobów internetowych, a także z monitoringiem aktywności pracowników przy użyciu kamer. Wszelkie formy monitorowania aktywności pracowników powinny mieć oparcie w realizacji uzasadnionego celu pracodawcy, który powinien być podany do powszechnej wiadomości pracowników. Jakiekolwiek wykroczenie poza wyznaczone tym celem ramy nadzoru, w tym także stosowanie metod nieadekwatnych do jego osiągnięcia, jest niedopuszczalne z uwagi na potencjalną możliwość naruszenia godności pracowników czy ich prawa do prywatności. Ukryte monitorowanie należy stosować jedynie wyjątkowo, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy użyciu innych metod.” (tak D. Dorre-Kolasa, Art. 11(1) KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Mając powyższe na uwadze, warto aby w Polityce samochodowej pracodawca wprost uregulował, że pracownik rozpoczynając podróż samochodem służbowym zobowiązany jest do uruchomienia systemu nawigacji GPS oraz określenia punktu docelowego przejazdu. Ponadto, warto zobowiązać pracownika, aby korzystał z systemu nawigacji GPS w celu wyboru najbardziej optymalnej trasy przejazdu, celem ograniczenia kosztów po stronie pracodawcy.

6) zasady bezpieczeństwa

Polityka samochodowa to również miejsce, w którym należy zamieścić zapisy dotyczące podstawowych zasad bezpieczeństwa, które pracownicy powinni zachować korzystając z pojazdów służbowych. W szczególności wskazać w niej należy, że prawo do do korzystania z samochodów służbowych przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy posiadają ważne prawo jazdy oraz aktualne badania lekarskie. Pracownicy powinni zostać również zobowiązani do natychmiastowego poinformowania pracodawcy o utracie uprawnień do prowadzenia pojazdu.

Dodatkowo, warto wskazać przykładowe przeciwskazania do korzystania z pojazdu służbowego przez pracownika, tj. zażycie leków, narkotyków, spożycie alkoholu czy też przemęczenie.

Bez wątpienia istotne jest przypomnienie pracownikom, że podczas korzystania z pojazdów służbowych zobowiązani są oni do przestrzegania przepisów ruchu drogowego, w tym w szczególności do korzystania z pasów bezpieczeństwa. Warto, aby pracodawca wyraźnie wskazał, że wszelkie mandaty, które otrzyma pracownik podczas korzystania z samochodu służbowego zobowiązany będzie pokryć we własnym zakresie.

7) zasady rozliczania kosztów użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Wprowadzenie dopuszczalności korzystania przez pracownika z pojazdu służbowego do celów prywatnych powoduje konieczność uregulowania zasad rozliczania kosztów wynikających z ww. faktu. W związku z tym pracodawca powinien rozważyć, w jaki sposób będzie rozliczał koszty użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych przez swoich pracowników. Może się bowiem okazać, że konieczne będzie prowadzenie przez nich np. ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się finansować pracownikom paliwo do jazd prywatnych, koniecznym może się okazać prowadzenie przez pracowników zestawień dotyczących ilości zużytego paliwa do takich jazd, jak również dokumentowanie sprzedaży tego paliwa przez pracodawcę przy pomocy kas rejestrujących.

Wszystkie ww. informacje będą miały bowiem istotne znaczenie w kontekście obowiązków podatkowych, zarówno pracodawcy, jak i pracownika, o czym szerzej w artykule pt. Problemy podatkowe związane z użytkowaniem samochodu służbowego.

Polityka samochodowa – ABC pracodawcy

Autor: Aleksandra Tankiewicz

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA