REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?
Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Posiadanie służbowego samochodu traktowane jest obecnie przez wielu pracowników jako standardowy element otrzymywany z wynagrodzeniem. W związku z tym coraz więcej pracodawców zainteresowanych jest pozyskiwaniem flot samochodowych. Jednakże posiadanie takiej floty wiąże się dla pracodawcy z poważnym ryzykiem, w szczególności finansowym. Warto zatem, żeby pracodawca zabezpieczył swoje interesy, tworząc np. Politykę samochodową w swojej firmie.

Polityka samochodowa – źródło prawa pracy

Polityka samochodowa to nic innego niż regulamin, określający prawa i obowiązki pracowników, ustanowiony przez pracodawcę, który stanowi wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, o którym mowa w art. 9 Kodeksu pracy:

REKLAMA

Autopromocja

§ 1. Ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
§ 2. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
§ 3. Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
§ 4. Postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Polecamy: Kodeks pracy z komentarzem (PDF)

W tym miejscu wskazać należy na pogląd zaprezentowany przez J. Stelinę, zgodnie z którym: „Zakwalifikowanie danego aktu do kategorii źródeł prawa pracy oznacza, że przynajmniej niektóre z zawartych w nim postanowień (określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy) są przepisami prawa pracy. Najważniejszym skutkiem takiej kwalifikacji jest stosowanie wobec tych postanowień szczególnego mechanizmu wynikającego z art. 18 KP. Przepis ten stanowi, że postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika aniżeli przepisy prawa pracy.” (tak J. Stelina, Art. 9 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Co warto zamieścić w polityce samochodowej?

Polityka samochodowa, aby skutecznie zabezpieczała pracodawcę, powinna regulować kilka istotnych z punktu widzenia jego interesów kwestii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) sposób przekazania samochodu służbowego pracownikowi

REKLAMA

W szczególności pracodawca powinien zadbać o prawidłowe uregulowania zasad wydawania pojazdu służbowego pracownikowi. Należy bowiem mieć na względzie, że przekazanie pojazdu służbowego stanowić będzie powierzenie pracownikowi mienia służbowego, o którym mowa w art. 124 § 2 Kodeksu pracy, co znajduje potwierdzenie w stanowisku prezentowanym przez P. Korusa, a mianowicie: „Narzędziami będą więc np. urządzenia pomiarowe i diagnostyczne, wiertarki, piły. Za narzędzie można uznać również laptop, ale już samochód stanowić może co najwyżej mienie wymienione w § 2 (zob. także wyr. SN z 21.11.2006 r., II PK 69/06, OSNP 2007, Nr 23–24, poz. 351).” (tak P. Korus, Art. 124 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien posłużyć do udokumentowania wydania, jak również odbioru pojazdu służbowego przez pracownika. W tym dokumencie należy dokładnie opisać stan pojazdu w chwili jego przekazania oraz odbioru – do protokołu można dołączyć dokumentację zdjęciową.

Warto również zwrócić uwagę, iż w orzecznictwie reprezentowany jest pogląd, że dla skutecznego przejęcia pieczy nad mieniem powierzonym wystarczające jest przeniesienia posiadania powierzanej rzeczy, co może polegać już na wydaniu kluczy pracownikowi (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., sygn. akt II PK 286/08, Legalis numer 266525). Niemniej jednak skłaniać należy się ku stanowisku, że dla skutecznego powierzenia mienia pracownikowi, ten ostatni powinien wyrazić zgodę (najlepiej wyraźną) na przyjęcie mienia od pracodawcy.

2) zasady ponoszenia odpowiedzialności przez pracownika

Kolejnym istotnym zagadnieniem, które należy uregulować w Polityce samochodowej są zasady odpowiedzialności pracowników za ewentualne szkody, które mogą powstać w powierzonym im samochodzie służbowym.

REKLAMA

Wskazać w tym miejscu należy, że pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, odpowiada za nie w sposób bardziej rygorystyczny, bo nie – jak standardowo przewidują to przepisy Kodeksu pracy do wysokości 3-krotności wynagrodzenia – ale stosownie do brzmienia art. 124 § 2 Kodeksu pracy w pełnej wysokości.

W tym miejscu warto jednak wskazać, że pracownicy często próbują uwolnić się od tej „rozszerzonej” odpowiedzialności, wykazując, że pracodawca nie zapewnił elementarnych warunków umożliwiających zabezpieczenie pracownikowi powierzonego mienia.

Taka argumentacja, pozwala pracownikowi niekiedy skutecznie uwolnić się od odpowiedzialności, o czym świadczy stanowisko zaprezentowane przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 listopada 2006 r., zgodnie z którym: „Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.” (sygn. akt II PK 69/06, Legalis numer 90477).

3) zasady użytkowania samochodu służbowego

Praktycznie przygotowana Polityka samochodowa powinna regulować także zasady użytkowania samochodów służbowych. Można w niej w szczególności ustalić, czy np. pracownikom wolno używać pojazdów służbowych do celów prywatnych, czy pracownicy mogą udostępniać samochody służbowe osobom trzecim, np. swojej rodzinie, jakie są zasady używania kart paliwowych, jakie koszty związane z eksploatacją samochodu służbowego ponosić będzie pracodawca, a jakie pracownik we własnym zakresie.

4) konserwacja samochodu służbowego

Pracodawca powinien zamieścić w Polityce samochodowej zapisy dotyczące konserwacji pojazdów służbowych, które przybiorą postać obowiązków obciążających pracowników. W szczególności można określić zasady terminowego serwisowania, prawidłowej pielęgnacji oraz utrzymania w dobrym i niezawodnym stanie powierzonym pracownikom pojazdów służbowym. W tym celu powinni oni dokonywać przeglądów serwisowych, badań technicznych, jak również ewentualnych wymaganych napraw.

Pracownicy mogą także zostać zobowiązani do okresowej zmiany ogumienia, czy też wymiany płynów eksploatacyjnych. Warto również pamiętać o obowiązku mycia samochodu, czy utrzymania go w czystości (samochód przedstawiciela handlowego nierzadko stanowi wizytówkę firmy pracodawcy!). Wielu pracodawców zabrania palenia tytoniu w pojazdach służbowych (w szczególności, gdy taki wymóg stawiany jest dla całej floty samochodowej, z której korzysta pracodawca).


5) monitorowanie pracowników (GPS)

Coraz popularniejszym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców jest stałe kontrolowanie lokalizacji, w której znajduje się pracownik, poprzez wbudowany nadajnik GPS w jego samochodzie służbowym.

Dopuszczalność stosowania monitoringu wprost dopuszcza doktryna, o czym świadczy pogląd zaprezentowany przez D. Dorre-Kolasa, zgodnie z którym: „Monitoring to nic innego jak kontrola stosowana przy użyciu nowoczesnych metod. W praktyce możemy mieć do czynienia z monitoringiem rozmów telefonicznych, poczty elektronicznej, korzystania z zasobów internetowych, a także z monitoringiem aktywności pracowników przy użyciu kamer. Wszelkie formy monitorowania aktywności pracowników powinny mieć oparcie w realizacji uzasadnionego celu pracodawcy, który powinien być podany do powszechnej wiadomości pracowników. Jakiekolwiek wykroczenie poza wyznaczone tym celem ramy nadzoru, w tym także stosowanie metod nieadekwatnych do jego osiągnięcia, jest niedopuszczalne z uwagi na potencjalną możliwość naruszenia godności pracowników czy ich prawa do prywatności. Ukryte monitorowanie należy stosować jedynie wyjątkowo, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy użyciu innych metod.” (tak D. Dorre-Kolasa, Art. 11(1) KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Mając powyższe na uwadze, warto aby w Polityce samochodowej pracodawca wprost uregulował, że pracownik rozpoczynając podróż samochodem służbowym zobowiązany jest do uruchomienia systemu nawigacji GPS oraz określenia punktu docelowego przejazdu. Ponadto, warto zobowiązać pracownika, aby korzystał z systemu nawigacji GPS w celu wyboru najbardziej optymalnej trasy przejazdu, celem ograniczenia kosztów po stronie pracodawcy.

6) zasady bezpieczeństwa

Polityka samochodowa to również miejsce, w którym należy zamieścić zapisy dotyczące podstawowych zasad bezpieczeństwa, które pracownicy powinni zachować korzystając z pojazdów służbowych. W szczególności wskazać w niej należy, że prawo do do korzystania z samochodów służbowych przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy posiadają ważne prawo jazdy oraz aktualne badania lekarskie. Pracownicy powinni zostać również zobowiązani do natychmiastowego poinformowania pracodawcy o utracie uprawnień do prowadzenia pojazdu.

Dodatkowo, warto wskazać przykładowe przeciwskazania do korzystania z pojazdu służbowego przez pracownika, tj. zażycie leków, narkotyków, spożycie alkoholu czy też przemęczenie.

Bez wątpienia istotne jest przypomnienie pracownikom, że podczas korzystania z pojazdów służbowych zobowiązani są oni do przestrzegania przepisów ruchu drogowego, w tym w szczególności do korzystania z pasów bezpieczeństwa. Warto, aby pracodawca wyraźnie wskazał, że wszelkie mandaty, które otrzyma pracownik podczas korzystania z samochodu służbowego zobowiązany będzie pokryć we własnym zakresie.

7) zasady rozliczania kosztów użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Wprowadzenie dopuszczalności korzystania przez pracownika z pojazdu służbowego do celów prywatnych powoduje konieczność uregulowania zasad rozliczania kosztów wynikających z ww. faktu. W związku z tym pracodawca powinien rozważyć, w jaki sposób będzie rozliczał koszty użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych przez swoich pracowników. Może się bowiem okazać, że konieczne będzie prowadzenie przez nich np. ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się finansować pracownikom paliwo do jazd prywatnych, koniecznym może się okazać prowadzenie przez pracowników zestawień dotyczących ilości zużytego paliwa do takich jazd, jak również dokumentowanie sprzedaży tego paliwa przez pracodawcę przy pomocy kas rejestrujących.

Wszystkie ww. informacje będą miały bowiem istotne znaczenie w kontekście obowiązków podatkowych, zarówno pracodawcy, jak i pracownika, o czym szerzej w artykule pt. Problemy podatkowe związane z użytkowaniem samochodu służbowego.

Polityka samochodowa – ABC pracodawcy

Autor: Aleksandra Tankiewicz

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA