REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?
Polityka samochodowa w firmie – co powinna zawierać?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Posiadanie służbowego samochodu traktowane jest obecnie przez wielu pracowników jako standardowy element otrzymywany z wynagrodzeniem. W związku z tym coraz więcej pracodawców zainteresowanych jest pozyskiwaniem flot samochodowych. Jednakże posiadanie takiej floty wiąże się dla pracodawcy z poważnym ryzykiem, w szczególności finansowym. Warto zatem, żeby pracodawca zabezpieczył swoje interesy, tworząc np. Politykę samochodową w swojej firmie.

Polityka samochodowa – źródło prawa pracy

Polityka samochodowa to nic innego niż regulamin, określający prawa i obowiązki pracowników, ustanowiony przez pracodawcę, który stanowi wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, o którym mowa w art. 9 Kodeksu pracy:

REKLAMA

Autopromocja

§ 1. Ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
§ 2. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
§ 3. Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.
§ 4. Postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Polecamy: Kodeks pracy z komentarzem (PDF)

W tym miejscu wskazać należy na pogląd zaprezentowany przez J. Stelinę, zgodnie z którym: „Zakwalifikowanie danego aktu do kategorii źródeł prawa pracy oznacza, że przynajmniej niektóre z zawartych w nim postanowień (określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy) są przepisami prawa pracy. Najważniejszym skutkiem takiej kwalifikacji jest stosowanie wobec tych postanowień szczególnego mechanizmu wynikającego z art. 18 KP. Przepis ten stanowi, że postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika aniżeli przepisy prawa pracy.” (tak J. Stelina, Art. 9 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Co warto zamieścić w polityce samochodowej?

Polityka samochodowa, aby skutecznie zabezpieczała pracodawcę, powinna regulować kilka istotnych z punktu widzenia jego interesów kwestii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) sposób przekazania samochodu służbowego pracownikowi

REKLAMA

W szczególności pracodawca powinien zadbać o prawidłowe uregulowania zasad wydawania pojazdu służbowego pracownikowi. Należy bowiem mieć na względzie, że przekazanie pojazdu służbowego stanowić będzie powierzenie pracownikowi mienia służbowego, o którym mowa w art. 124 § 2 Kodeksu pracy, co znajduje potwierdzenie w stanowisku prezentowanym przez P. Korusa, a mianowicie: „Narzędziami będą więc np. urządzenia pomiarowe i diagnostyczne, wiertarki, piły. Za narzędzie można uznać również laptop, ale już samochód stanowić może co najwyżej mienie wymienione w § 2 (zob. także wyr. SN z 21.11.2006 r., II PK 69/06, OSNP 2007, Nr 23–24, poz. 351).” (tak P. Korus, Art. 124 KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien posłużyć do udokumentowania wydania, jak również odbioru pojazdu służbowego przez pracownika. W tym dokumencie należy dokładnie opisać stan pojazdu w chwili jego przekazania oraz odbioru – do protokołu można dołączyć dokumentację zdjęciową.

Warto również zwrócić uwagę, iż w orzecznictwie reprezentowany jest pogląd, że dla skutecznego przejęcia pieczy nad mieniem powierzonym wystarczające jest przeniesienia posiadania powierzanej rzeczy, co może polegać już na wydaniu kluczy pracownikowi (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., sygn. akt II PK 286/08, Legalis numer 266525). Niemniej jednak skłaniać należy się ku stanowisku, że dla skutecznego powierzenia mienia pracownikowi, ten ostatni powinien wyrazić zgodę (najlepiej wyraźną) na przyjęcie mienia od pracodawcy.

2) zasady ponoszenia odpowiedzialności przez pracownika

Kolejnym istotnym zagadnieniem, które należy uregulować w Polityce samochodowej są zasady odpowiedzialności pracowników za ewentualne szkody, które mogą powstać w powierzonym im samochodzie służbowym.

Wskazać w tym miejscu należy, że pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, odpowiada za nie w sposób bardziej rygorystyczny, bo nie – jak standardowo przewidują to przepisy Kodeksu pracy do wysokości 3-krotności wynagrodzenia – ale stosownie do brzmienia art. 124 § 2 Kodeksu pracy w pełnej wysokości.

REKLAMA

W tym miejscu warto jednak wskazać, że pracownicy często próbują uwolnić się od tej „rozszerzonej” odpowiedzialności, wykazując, że pracodawca nie zapewnił elementarnych warunków umożliwiających zabezpieczenie pracownikowi powierzonego mienia.

Taka argumentacja, pozwala pracownikowi niekiedy skutecznie uwolnić się od odpowiedzialności, o czym świadczy stanowisko zaprezentowane przez Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 listopada 2006 r., zgodnie z którym: „Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.” (sygn. akt II PK 69/06, Legalis numer 90477).

3) zasady użytkowania samochodu służbowego

Praktycznie przygotowana Polityka samochodowa powinna regulować także zasady użytkowania samochodów służbowych. Można w niej w szczególności ustalić, czy np. pracownikom wolno używać pojazdów służbowych do celów prywatnych, czy pracownicy mogą udostępniać samochody służbowe osobom trzecim, np. swojej rodzinie, jakie są zasady używania kart paliwowych, jakie koszty związane z eksploatacją samochodu służbowego ponosić będzie pracodawca, a jakie pracownik we własnym zakresie.

4) konserwacja samochodu służbowego

Pracodawca powinien zamieścić w Polityce samochodowej zapisy dotyczące konserwacji pojazdów służbowych, które przybiorą postać obowiązków obciążających pracowników. W szczególności można określić zasady terminowego serwisowania, prawidłowej pielęgnacji oraz utrzymania w dobrym i niezawodnym stanie powierzonym pracownikom pojazdów służbowym. W tym celu powinni oni dokonywać przeglądów serwisowych, badań technicznych, jak również ewentualnych wymaganych napraw.

Pracownicy mogą także zostać zobowiązani do okresowej zmiany ogumienia, czy też wymiany płynów eksploatacyjnych. Warto również pamiętać o obowiązku mycia samochodu, czy utrzymania go w czystości (samochód przedstawiciela handlowego nierzadko stanowi wizytówkę firmy pracodawcy!). Wielu pracodawców zabrania palenia tytoniu w pojazdach służbowych (w szczególności, gdy taki wymóg stawiany jest dla całej floty samochodowej, z której korzysta pracodawca).


5) monitorowanie pracowników (GPS)

Coraz popularniejszym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców jest stałe kontrolowanie lokalizacji, w której znajduje się pracownik, poprzez wbudowany nadajnik GPS w jego samochodzie służbowym.

Dopuszczalność stosowania monitoringu wprost dopuszcza doktryna, o czym świadczy pogląd zaprezentowany przez D. Dorre-Kolasa, zgodnie z którym: „Monitoring to nic innego jak kontrola stosowana przy użyciu nowoczesnych metod. W praktyce możemy mieć do czynienia z monitoringiem rozmów telefonicznych, poczty elektronicznej, korzystania z zasobów internetowych, a także z monitoringiem aktywności pracowników przy użyciu kamer. Wszelkie formy monitorowania aktywności pracowników powinny mieć oparcie w realizacji uzasadnionego celu pracodawcy, który powinien być podany do powszechnej wiadomości pracowników. Jakiekolwiek wykroczenie poza wyznaczone tym celem ramy nadzoru, w tym także stosowanie metod nieadekwatnych do jego osiągnięcia, jest niedopuszczalne z uwagi na potencjalną możliwość naruszenia godności pracowników czy ich prawa do prywatności. Ukryte monitorowanie należy stosować jedynie wyjątkowo, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy użyciu innych metod.” (tak D. Dorre-Kolasa, Art. 11(1) KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Mając powyższe na uwadze, warto aby w Polityce samochodowej pracodawca wprost uregulował, że pracownik rozpoczynając podróż samochodem służbowym zobowiązany jest do uruchomienia systemu nawigacji GPS oraz określenia punktu docelowego przejazdu. Ponadto, warto zobowiązać pracownika, aby korzystał z systemu nawigacji GPS w celu wyboru najbardziej optymalnej trasy przejazdu, celem ograniczenia kosztów po stronie pracodawcy.

6) zasady bezpieczeństwa

Polityka samochodowa to również miejsce, w którym należy zamieścić zapisy dotyczące podstawowych zasad bezpieczeństwa, które pracownicy powinni zachować korzystając z pojazdów służbowych. W szczególności wskazać w niej należy, że prawo do do korzystania z samochodów służbowych przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy posiadają ważne prawo jazdy oraz aktualne badania lekarskie. Pracownicy powinni zostać również zobowiązani do natychmiastowego poinformowania pracodawcy o utracie uprawnień do prowadzenia pojazdu.

Dodatkowo, warto wskazać przykładowe przeciwskazania do korzystania z pojazdu służbowego przez pracownika, tj. zażycie leków, narkotyków, spożycie alkoholu czy też przemęczenie.

Bez wątpienia istotne jest przypomnienie pracownikom, że podczas korzystania z pojazdów służbowych zobowiązani są oni do przestrzegania przepisów ruchu drogowego, w tym w szczególności do korzystania z pasów bezpieczeństwa. Warto, aby pracodawca wyraźnie wskazał, że wszelkie mandaty, które otrzyma pracownik podczas korzystania z samochodu służbowego zobowiązany będzie pokryć we własnym zakresie.

7) zasady rozliczania kosztów użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Wprowadzenie dopuszczalności korzystania przez pracownika z pojazdu służbowego do celów prywatnych powoduje konieczność uregulowania zasad rozliczania kosztów wynikających z ww. faktu. W związku z tym pracodawca powinien rozważyć, w jaki sposób będzie rozliczał koszty użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych przez swoich pracowników. Może się bowiem okazać, że konieczne będzie prowadzenie przez nich np. ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się finansować pracownikom paliwo do jazd prywatnych, koniecznym może się okazać prowadzenie przez pracowników zestawień dotyczących ilości zużytego paliwa do takich jazd, jak również dokumentowanie sprzedaży tego paliwa przez pracodawcę przy pomocy kas rejestrujących.

Wszystkie ww. informacje będą miały bowiem istotne znaczenie w kontekście obowiązków podatkowych, zarówno pracodawcy, jak i pracownika, o czym szerzej w artykule pt. Problemy podatkowe związane z użytkowaniem samochodu służbowego.

Polityka samochodowa – ABC pracodawcy

Autor: Aleksandra Tankiewicz

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

REKLAMA

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

REKLAMA

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

REKLAMA