Podróż służbowa - rozliczenie VAT

1. Wydatki związane z użytkowaniem samochodu w podróży służbowej a VAT

Najczęściej pojawiające się wydatki związane są z użytkowaniem samochodu podczas podróży służbowych. Gdy podatnik dysponuje fakturą, odlicza z niej VAT, stosując ograniczenia przewidziane dla użytkowanego samochodu. Oznacza to, że w przypadku gdy samochód jest stosowany do celów mieszanych, możemy odliczyć VAT tylko w 50%. Ograniczenie to dotyczy wydatków na paliwo, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz wydatków na inne towary i usługi związane z ich eksploatacją lub używaniem (art. 86a ust. 2 ustawy o VAT).

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

1.1. Przejazd autostradami

Podatnicy nie otrzymują faktur za przejazd autostradami, tylko dowody poniesionej opłaty. Gdy jest naliczony VAT, powstaje pytanie, czy z takiego dokumentu w ogóle można odliczyć podatek, a jeśli tak, to w jakiej wysokości. Na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur za fakturę jest uznawany również dokument za przejazd autostradami, gdy zawiera następujące dane:

• numer i datę wystawienia,

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika (świadczącego usługę),

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

• kwotę podatku,

• kwotę należności ogółem.

Polecamy: Biuletyn VAT

Kolejny problem to ustalenie, czy do tych opłat należy stosować ograniczenie w odliczeniu VAT, czy uznać, że jest to wydatek niezwiązany z użytkowaniem samochodu. Wiele za tym przemawia. Podatnik ponosi ten wydatek wyłącznie w związku odbywaną podróżą służbową. Gdyby nie podróż, nie poniósłby tego wydatku. Niestety, ani organy podatkowe, ani sądy nie popierają tej argumentacji. W wyroku WSA w Warszawie z 22 lipca 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 3507/14) czytamy:

W konsekwencji, podzielić należy pogląd Organu, że w sytuacji, w której pracownik w ramach podróży służbowej odbywanej na polecenie pracodawcy nabywa w jego imieniu i na jego rzecz usługi, w tym konieczny przejazd autostradą oraz usługi parkingowe, to wydatki z tego tytułu są związane z używaniem konkretnego pojazdu samochodowego będącego w użytkowaniu Spółki, co prowadzi do wniosku, że okoliczność, iż wydatki te, jak wskazuje Skarżąca, mimo że są kosztem odbywanej przez pracownika podróży służbowej, nie przesądzają jednak o przyznaniu Spółce pełnego prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z tymi wydatkami.

Sąd nie uznaje przy tym za zasadny zarzut, że w przypadku nabycia usług parkingowych i przejazdu autostradami w związku z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi, ograniczanie podatku naliczonego do 50% VAT z faktur dokumentujących nabycie takich świadczeń stanowiłoby naruszenie zasady neutralności VAT i zbyt szerokie stosowanie w praktyce Decyzji Wykonawczej Rady Unii Europejskiej.

Oznacza to, że w przypadku gdy samochód jest używany do celów mieszanych, od wydatków za przejazd autostradami odliczymy tylko 50% VAT.

Jeśli podróż służbowa była odbywana za granicą, to powstaje pytanie, czy nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług. Usługi za przejazd autostradami należy zaliczyć do usług związanych z nieruchomościami, a więc usług, których miejscem świadczenia jest – zgodnie z art. 28e ustawy o VAT – miejsce położenia nieruchomości, tj. autostrady. Natomiast nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług, gdy miejsce świadczenia usługi przez zagranicznego podatnika jest w Polsce.

Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 maja 2010 r. (sygn. ITPP2/443-172a/10/RS), w której organ podatkowy uznał, że:

(...) ustawodawca określając w art. 28e powołanej ustawy, miejsce świadczenia dla usług związanych z nieruchomościami objął tą regulacją także usługi w zakresie użytkowania i używania nieruchomości, do których należy również zaliczyć przejazdy autostradą i korzystanie z parkingów. Wobec powyższego przedmiotowe usługi, a nie pobierane opłaty, podlegały opodatkowaniu w państwach, na terytorium których znajdowały się autostrady oraz parkingi.

1.2. Opłaty za parkingi

Dowodem poniesienia opłaty za parking są bilety parkingowe. Inaczej niż w przypadku opłat za przejazd autostradą nie są uznawane za faktury. W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur takie dokumenty nie są wymienione. Oznacza to, że nie możemy odliczyć z nich VAT.

W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 maja 2016 r. (sygn. IBPP3/4512-199/16/KG) czytamy:

Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy wskazać należy, że „bilet parkingowy” nie jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż, jest on jedynie potwierdzeniem dokonania wpłaty za postój w strefie płatnego parkowania. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie odnoszą się do kwestii „biletu parkingowego”. Powyższe przepisy regulują jedynie kwestię prawidłowego dokumentowania sprzedaży fakturą VAT lub paragonem fiskalnym – określają niezbędne minimum elementów, jakie winny zawierać.

Zatem Wnioskodawca zaprezentował prawidłowe stanowisko, zgodnie z którym bilet parkingowy drukowany za pomocą elektronicznego systemu parkingowego, nie musi zawierać informacji o naliczonym podatku VAT, ww. elektroniczny system nie drukuje paragonów fiskalnych i nie ma takiej konieczności.

W związku z tym powstaje pytanie, czy możemy wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury. Zasadniczo tak. Świadczący usługę ma obowiązek wystawienia faktury na nasze żądanie. Nie będzie miała natomiast obowiązku wystawienia faktury gmina, gdy parkowanie odbywa się w miejskich strefach parkowania.

W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 kwietnia 2016 r. (sygn. IBPP3/4512-123/16/BJ) czytamy:

W związku z powyższym stwierdzić należy, że w przedmiotowej sprawie występuje sytuacja, w której pobór opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych w strefie płatnego parkowania na drogach publicznych stanowi czynność związaną z wykonywaniem zadań publicznych nałożonych odrębnymi przepisami (przepisami ustawy o drogach publicznych), zatem Wnioskodawca, który wykonuje te czynności jako organ władzy publicznej, nie może być uznany za podatnika podatku od towarów i usług. W konsekwencji ww. opłaty pobierane przez Wnioskodawcę nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem brak podstaw, by Wnioskodawca wystawiał faktury dokumentujące te czynności. Czynność ta, jako niepodlegająca opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, winna być udokumentowana innym dokumentem niż faktura zarezerwowana dla dokumentowania czynności z zakresu ustawy o podatku od towarów i usług, np. notą obciążeniową.

Jeśli uzyskamy fakturę, która uprawnia do odliczenia VAT, możemy z niej odliczyć VAT w całości, gdy samochód nie jest stosowany do celów mieszanych. Jeżeli nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności, od opłat za parkowanie tego samochodu odliczymy tylko 50% VAT.

Tak samo jak w przypadku opłat za przejazd autostradami od usługi parkowania za granicą nie należy rozliczać importu usług, gdyż miejsce jej świadczenia znajduje się w kraju położenia parkingu (art. 28e ustawy o VAT).

1.3. Wynajem samochodu

Dla rozliczeń VAT skutki wynajmu samochodu podczas podróży służbowych zależą od tego, gdzie samochód został wynajęty oraz czy jest wynajmowany samochód z kierowcą. Jeżeli wynajmujemy samochód bez kierowcy, wówczas jest to usługa najmu. Gdy wynajmowany jest samochód z kierowcą – jest to usługa transportowa.

1.3.1. Wynajem samochodu w kraju

Jeżeli wynajem ma miejsce w Polsce, odliczamy VAT na zasadach ogólnych. Oznacza to, że mają zastosowanie ograniczenia przewidziane w art. 86a ustawy o VAT. Odliczymy więc 100% VAT, gdy można uznać, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności. Przepisy nie przewidują wyjątku dla wynajmu krótkoterminowego. Dlatego aby można było odliczać 100% VAT:

1) sposób wykorzystywania pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, musi wykluczać ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

2) konstrukcja pojazdu musi wykluczać jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powodować, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W przypadku najmu krótkoterminowego w trakcie delegacji będziemy mieli do czynienia zazwyczaj z pierwszym przypadkiem. Dlatego aby można było odliczyć pełny VAT od wynajmowanego samochodu, najemca musi:

• złożyć VAT-26,

• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,

• wykluczyć użycie samochodu do celów prywatnych.

Spełnienie wskazanych warunków zazwyczaj nie będzie możliwe. Dlatego z faktury za najem oraz pozostałe wydatki związane z eksploatacją tego samochodu będzie można odliczyć jedynie 50% z kwoty podatku. VAT z otrzymanej faktury można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w dwóch następnych, gdyż data wystawienia faktury wyznacza zasadniczo datę powstania obowiązku podatkowego.

Pracownik firmy Alfa podczas podróży służbowej wynajął samochód osobowy w dniach 16–20 sierpnia 2016 r. 20 sierpnia otrzymał fakturę, którą po powrocie przekazał do działu księgowości. Firma może odliczyć z tej faktury VAT w sierpniu, we wrześniu lub w październiku.

Gdy wynajmowany jest samochód z kierowcą, to ograniczenia w odliczeniu VAT nie mają zastosowania, gdyż mamy do czynienia z usługą transportu. W przypadku gdy wydatek jest związany z czynnościami opodatkowanymi, możemy odliczyć pełny VAT. Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP3/443-906/12-5/LK), aktualnym również w obecnym stanie prawnym, czytamy:

Usługi wynajmu zostały zawarte w dziale 77 Wynajem i dzierżawa, do którego należy m.in. grupowanie 77.11 Wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek, bez kierowcy. Natomiast świadczone na rzecz Wnioskodawcy usługi są sklasyfikowane jako wynajem samochodów osobowych z kierowcą PKWiU 49.32.12 i należą do działu 49 Transport lądowy i rurociągowy. A zatem mając na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę opis świadczonych usług oraz fakt, że według klasyfikacji przedmiotowe usługi są traktowane jako usługi transportowe, nie można uznać ich za usługi o podobnym charakterze do usług wynajmu czy dzierżawy.

1.3.2. Wynajem samochodu za granicą

W przypadku zakupu usługi za granicą o sposobie jej opodatkowania decyduje miejsce jej świadczenia. Z kolei w przypadku usług najmu o sposobie ustalania miejsca świadczenia decyduje to, na jak długo jest wynajmowany środek transportu.

Ustawodawca w art. 28j ust. 2 ustawy zdefiniował, co należy rozumieć przez najem krótkoterminowy.

SŁOWNICZEK

Krótkoterminowy wynajem środków transportu to ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni, a w przypadku jednostek pływających – przez okres nieprzekraczający 90 dni.

Gdy wynajmujemy samochód na okres nieprzekraczający 30 dni, miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy, z którego wynika, że miejscem świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy. Dlatego gdy samochód jest oddawany do dyspozycji polskiego podatnika za granicą, miejsce świadczenia też znajduje się za granicą. W tym przypadku polski podatnik nie rozlicza w VAT tego zakupu. Może za pośrednictwem polskiego urzędu wystąpić o zwrot zapłaconego VAT. Ustalając kwotę do zwrotu, stosuje ograniczenia przewidziane dla zakupów krajowych.

Gdy samochód jest wynajmowany nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 30 dni, miejsce świadczenia jest w Polsce, gdyż stosujemy zasady przewidziane w art. 28b ustawy.

Szczegółowe zasady ustalania, czy mamy do czynienia z najmem krótkoterminowym, reguluje rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011. Wynika z niego, że czas ciągłego posiadania lub użytkowania środka transportu, który jest przedmiotem wynajmu, należy określić na podstawie umowy zawartej przez strony (art. 39 rozporządzenia). Ponadto zastrzeżono, że umowa jest podstawą domniemania, które można obalić w razie jakichkolwiek przesłanek wynikających ze stanu faktycznego lub prawnego, pozwalających na ustalenie faktycznego czasu ciągłego posiadania lub użytkowania środka transportu. Oznacza to, że umowa ma decydujące znaczenie, ale nie ostateczne, gdy coś innego wynika ze stanu faktycznego. Ponadto z przepisów tych wynika, że:

• spowodowane siłą wyższą przekroczenie przewidzianego w umowie czasu wynajmu krótkoterminowego nie ma wpływu na określenie czasu ciągłego posiadania lub użytkowania środka transportu;

• w przypadku gdy wynajem tego samego środka transportu jest objęty następującymi po sobie umowami zawartymi między tymi samymi stronami, czas wynajmu odpowiada okresowi ciągłego posiadania lub użytkowania tego środka transportu na podstawie wszystkich umów;

• okresy obowiązywania umowy lub umów krótkoterminowego wynajmu, które poprzedzają umowę uznaną za długoterminową, nie są jednak kwestionowane, o ile nie wystąpiły nadużycia;

• jeżeli nie wystąpiły nadużycia, następujące po sobie umowy między tymi samymi stronami, dotyczące różnych środków transportu, nie są uważane za następujące po sobie umowy.

W pierwszym półroczu 2016 r. pracownicy spółki wyjeżdżali kilkakrotnie na delegację do Niemiec. Podczas pobytu wynajmowali na miejscu, zawsze w tej samej firmie, samochód. W związku z przedłużającym się pobytem umowa najmu samochodu była dwukrotnie przedłużana:

• 10–20 stycznia 2016 r.,
• 21 stycznia – 4 lutego 2016 r.,
• 5–20 lutego 2016 r.

Ponieważ cały okres wynajmu przekracza 30 dni, miejsce świadczenia znajduje się w Polsce. Spółka musiała rozliczyć import usług.

Gdy nie mamy do czynienia z najmem krótkoterminowym w Polsce, rozliczamy import usług. Dla usług najmu świadczonych w kraju obowiązek podatkowy powstaje na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, czyli zasadniczo z chwilą wystawienia faktury. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, gdy mamy do czynienia z importem usług, którego miejsce świadczenia ustala się na podstawie art. 28b ustawy, czyli w przypadku najmu niekrótkoterminowego. Oznacza to, że obowiązek podatkowy będzie powstawał na zasadach ogólnych, czyli z chwilą wykonania usługi (zakończenia umowy najmu). Gdy przed wykonaniem usługi zostanie zapłacona całość lub część ceny, obowiązek podatkowy powstanie w dniu dokonania zapłaty.

Do przeliczenia należy przyjąć kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. W przypadku importu usług podatek należny stanowi zasadniczo podatek naliczony, gdy usługa jest związana ze sprzedażą opodatkowaną. W przypadku importu usługi najmu samochodu należy zastosować ograniczenia przewidziane w art. 86a ustawy. Oznacza to, że zasadniczo odliczymy 50% VAT.

Pracownik spółki w dniach 16 sierpnia – 23 września 2016 r. wynajmował samochód w Niemczech podczas podróży służbowej. Otrzymał fakturę na kwotę 400 euro, wystawioną 23 września 2016 r. i w tym dniu opłaconą. Spółka musi rozliczyć import usług w deklaracji za wrzesień. Do przeliczenia musi przyjąć kurs z 22 września, czyli, załóżmy, 4,4400 zł. Dlatego podstawa opodatkowania wyniesie 1776 zł, a VAT – 408,48 zł. Spółka może odliczyć 50%, czyli 204 zł.

Natomiast miejscem świadczenia usług wynajmu wraz z kierowcą jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości (art. 28f ustawy). Dlatego gdy transport odbywa się za granicą, w Polsce nie rozliczamy importu usług.

---

1.4. Naprawa samochodu

Z faktury otrzymanej za naprawę samochodu odliczymy tylko 50% VAT naliczonego, gdy samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

Jeżeli naprawa odbywa się za granicą, polski podatnik musi rozliczyć import usług, gdyż miejsce świadczenia ustalamy na podstawie art. 28b ustawy o VAT. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi, chyba że wcześniej nastąpiła zapłata. W imporcie usług również obowiązują ograniczenia w odliczeniu VAT od usług naprawy. Odliczymy tylko 50% VAT, gdy samochodu nie możemy uznać za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

Jeżeli na fakturze zostaną wyodrębnione części zamienne, które zostały użyte w trakcie naprawy samochodu, to zakupy udokumentowane taką fakturą i tak stanowią dla polskiego podatnika import usługi naprawy samochodu. Nie trzeba rozliczać WNT. Za podstawę opodatkowania tego importu usług należy przyjąć całą kwotę, którą podatnik jest obowiązany zapłacić, w tym wartość części zamiennych wykorzystanych do wykonania nabytej usługi naprawy samochodu.

1.5. Zakupy na stacji benzynowej

Zakupy paliwa za granicą, zarówno poza UE, jak i w UE, nie wywołują żadnych skutków dla rozliczeń VAT. Skutki w VAT mogą wystąpić dopiero wówczas, gdy takie paliwo jest przywożone do Polski. W takich przypadkach dochodzi do importu paliwa, lecz import ten jest najczęściej zwolniony od podatku na podstawie § 3 ust. 1 pkt 5 lub 6 rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Ze zwolnienia korzysta import paliwa zwolniony od cła na podstawie przepisów celnych, gdy paliwo jest przewożone w standardowych zbiornikach w ilości nieprzekraczającej 600 litrów.

Skutków w VAT nie wywołuje również zakup paliwa w innym kraju UE, nawet gdy paliwo jest przywożone w baku. Nie dochodzi do WNT, gdyż paliwo nie jest transportowane w baku do Polski, tylko zużywane. Natomiast aby doszło do WNT, towar w wyniku dokonanej dostawy musi zostać wysłany lub transportowany na terytorium innego państwa członkowskiego (art. 9 ust. 1 ustawy).

Potwierdzają to również organy podatkowe. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 grudnia 2012 r. (sygn. ILPP4/443-390/12-4/ISN):

(...) z opisu sprawy wynika, że paliwo zużywane przy usługach dla usługobiorcy jest tankowane na terytorium Niemiec, zatem nie jest ono ani wysyłane ani transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcy lub na ich rzecz. W związku z powyższym stwierdzić należy, iż nabycie paliwa na terytorium Niemiec, które w wyniku dokonywanej dostawy nie jest wysyłane ani transportowane na terytorium Polski (ani innego państwa członkowskiego), nie stanowi wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zdefiniowanego w art. 9 ust. 1 ustawy.

Tak samo jest w przypadku zakupu części i materiałów eksploatacyjnych, np. żarówki, płynu do spryskiwaczy. Gdy zostaną zamontowane w samochodzie – nie rozliczamy ani VAT od importu towarów, ani wewnątrzwspólnotowego nabycia. W tym przypadku nie dochodzi do transportu czy wysyłki towaru, tylko do jego zużycia.

1.6. Udostępnienie samochodu pracownikowi przed rozpoczęciem podróży służbowej

Aby uzyskać prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi, muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza użycie ich do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu. Przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Podatnicy, którzy pozwalają pracownikom na zabranie samochodu przed rozpoczęciem podróży służbowej, zdaniem organów podatkowych tracą prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z paliwem. Ich zdaniem w takim przypadku podatnik nie wykorzystuje samochodu wyłącznie do działalności.

W piśmie z 4 stycznia 2016 r. (sygn. ILPP1/4512-1-760/15-4/NS) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu odpowiadał na pytanie spółki, która rozważała podjęcie decyzji o wdrożeniu mechanizmu, w ramach którego pracownikowi zamieszkującemu poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki, będzie wyrażana zgoda na pobranie samochodu:

1) w celu niezwłoczne udania się przez pracownika do miejsca zamieszkania, aby zabrać niezbędne rzeczy osobiste, gdy zostanie podjęta nagła decyzja o rozpoczęciu podróży służbowej,

2) w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia podróży i zaparkowanie go w miejscu zamieszkania, aby w dniu następnym terminowo rozpocząć podróż służbową z miejsca zamieszkania, w szczególności gdy podróż ma się rozpocząć we wczesnych godzinach rannych.

Pracownicy będą otrzymywać również zgodę na zaparkowanie samochodu do dnia następnego w miejscu zamieszkania, gdy podróż zakończy się w późnych godzinach nocnych. W takim stanie faktycznym, mimo że pracodawca zapewniał kontrolę nad użytkowaniem samochodu (GPS), Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że:

We wskazanych wyżej okolicznościach nie będzie zatem wypełniona hipoteza przepisu art. 86a ust. 3 ustawy, w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie mógł korzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z ww. pojazdami w pełnej wysokości. W analizowanym przypadku, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od określonych w art. 86a ust. 2 ustawy wydatków związanych z ww. samochodami (tj. z ratami leasingu, czynszem najmu, zakupem paliwa, ubezpieczenia komunikacyjnego, przeglądów okresowych i napraw, opłatami za parkowanie, przejazd autostradą płatną, mycie itp.).

Takie stanowisko zajął również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z 16 października 2014 r. (sygn. ILPP1/443-571/14-5/HW).

Innego zdania są sądy. Uznają, że sporadyczne parkowanie samochodu w miejscu zamieszkania pracownika, gdy jest to spowodowane względami ekonomicznymi, nie pozbawia pracodawcy prawa do odliczenia 100%. W wyroku WSA we Wrocławiu z 2 czerwca 2016 r. (sygn. akt I SA/Wr 191/16) czytamy:

W realiach niniejszej sprawy skarżąca spółka wyraźnie wskazała, że zasady garażowania samochodów służbowych zostaną określone w regulaminie, jak również, że możliwość parkowania samochodów w miejscu zamieszkania użytkowników jest sytuacją wyjątkową, ale konieczną i uzasadnioną specyfiką prowadzonej działalności oraz okolicznościami uzasadniającymi zaparkowanie pojazdu w okolicach miejsca zamieszkania pracownika z uwagi na położenie siedziby Spółki oraz miejsc prowadzenia działalności gospodarczej (teren województwa dolnośląskiego). Spółka podkreślała, że w podanych przypadkach zaparkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania jest uzasadnione koniecznością realizacji zadań służbowych.

(...) W związku z powyższym, w ocenie Sądu zarzut naruszenia art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT jest zasadny.

Takie samo stanowisko zajął WSA w Poznaniu w wyrokach z 3 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 410/15) oraz z 16 czerwca 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 410/15). Od wszystkich tych orzeczeń MF wniósł skargę kasacyjną. Czekają na rozpatrzenie przez NSA.

1.7. Ewidencja przebiegu pojazdu w podróży służbowej

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

Natomiast zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Najwięcej problemów sprawia podatnikom opis trasy. Powstaje pytanie, czy można wpisać wyłącznie początek trasy i jej koniec? Zdaniem zarówno organów podatkowych, jak i sądów takie wypełnianie ewidencji jest nieprawidłowe, gdy po drodze odwiedzane są również inne miejsca. W wyroku WSA w Rzeszowie z 3 lutego 2015 r. (sygn. akt I SA/Rz 1073/14) czytamy:

Zdaniem sądu w realiach niniejszej sprawy zapis „K – K” w rubryce opisu trasy jest zbyt enigmatyczny, aby spełniał on oczekiwania ustawodawcy co do klarowności i rzetelności ewidencji przebiegu pojazdu, a więc sprzeczny z jej przeznaczeniem i funkcją. Przy takim zapisie, przy jakim obstaje Spółka, nawet przy uwzględnieniu pozostałych rubryk ewidencji tj. daty wyjazdu, celu wyjazdu, nawet łącznego oraz liczby przejechanych kilometrów nie sposób ustalić czy rzeczywiście realizowany był wyłącznie cel, z którym ustawa o VAT wiąże prawo do pełnego odliczenia podatku VAT. Zgodzić się należy z interpretatorem, że prawidłowy opis trasy powinien w takim wypadku zawierać adresy miejsc (sklepu, urzędu, poczty itp.) do których udawał się pojazd Spółki. Wyobrazić sobie łatwo, że podatnik określając tylko miejscowość wyjazdu i przyjazdu, a więc jak przykładowo wskazuje spółka „K – K” oraz łączny cel, bez ścisłego określenia miejsca gdzie on był realizowany, mógłby wpisać dowolną ilość przejechanych kilometrów, maskując wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych, co przecież, przy ewentualnej kontroli podatkowej, byłoby nie do zweryfikowania, zwłaszcza po upływie pewnego okresu czasu. Wprawdzie to wybiega poza ramy zakreślone we wniosku o interpretację, choć oddaje wagę problemu, to jednak godzi się zauważyć, że sprawa komplikowałaby się jeszcze bardziej, gdyby choć jeden z celów wyjazdu podczas wykonywania – jak tego chce spółka – jednej trasy, realizowany był w innej miejscowości niż ta, w której początek miała miejsce trasa.

Dlatego dokonując opisu trasy podróży służbowej należy zamieszczać wszystkie odwiedzane miejsce, z podaniem dokładnego adresu.

Przykład

Pracownik 7 września 2016 r. został wysłany w podróż służbową z Warszawy do Radomia. Po drodze odwiedzał jeszcze klientów w Zwoleniu i Kozienicach. Zapisy w ewidencji powinny wyglądać w następujący sposób.

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika

Lp.	Data wyjazdu	Cel wyjazdu	Opis trasy (skąd – dokąd)	Liczba przejechanych kilometrów	Imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem	Osoba potwierdzająca wpis*
1.	7 września 2016 r.	Naprawy serwisowe	Warszawa, ul. Okopowa 53/24 – Zwoleń, ul. Mickiewicza 23 – Kozienice, ul. Jana Pawła II 47 – Radom, ul. Ogrodowa 5 – Warszawa, ul. Okopowa 53/24	235	Jan Kowalski	Anna Kamińska

2. Zakup posiłków i noclegów

Od poniesionych przez pracownika wydatków na noclegi i usługi gastronomiczne pracodawca nie odliczy VAT, mimo że są to wydatki niezbędne w związku z odbywaną podróżą służbową. Wyłączenie to wynika wprost z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Pracodawca, który wysyła pracownika na szkolenie lub konferencję, często kupuje tzw. pakiet konferencyjny, w skład którego wchodzą usługi hotelowe i restauracyjne. Z takiej faktury odliczy pełny VAT, gdy usługa jest związana ze sprzedażą opodatkowaną. Dlatego zakup tzw. pakietu konferencyjnego powoduje, że przysługuje prawo do odliczenia VAT od jego zakupu, gdyż wszystkie usługi dodatkowe składają się na świadczenie główne, jakim jest organizacja szkolenia.

Stanowisko takie zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z 30 lipca 2015 r. (sygn. ILPP5/4512-1-94/15-4/PG).

Niestety, część organów podatkowych oraz sądów zajmuje odmienne stanowisko. WSA w Białymstoku w wyroku z 9 lipca 2014 r. (sygn. akt I SA/Bk 213/14) stwierdził:

Nabyte przez Spółkę usługi noclegowe i gastronomiczne wraz z pozostałymi usługami (w postaci organizacji imprez i zabiegów SPA) nie są też nierozerwalnie związane z usługą w zakresie organizacji szkolenia. Jak trafnie wskazały organy, nie są to bowiem czynności mające sens gospodarczy jedynie, gdy wykonywana jest czynność główna, jak również nie są to czynności mające taki charakter, że każda z nich jest konieczna dla wykonania określonego świadczenia, tzn. brak jednej z nich powoduje, że całość dla konsumenta nie ma gospodarczego sensu.

W analizowanych przypadkach poszczególne świadczenia nie wykazują tak ścisłego powiązania ze sobą, że tworzą jedną całość, której rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.

Jeśli nabywamy usługi hotelowe za granicą, to miejsce ich świadczenia znajduje się w kraju, w którym położony jest hotel lub inne miejsce noclegowe. Usługi te zaliczają się do usług związanych z nieruchomościami, których miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28e ustawy o VAT (zob. pismo Ministra Finansów z 4 lutego 2013 r., sygn. PT8/033/202/687/WCX/12/13/PK-579). W takim przypadku nabywca nie rozlicza importu usług.

Tak samo jest w przypadku usług restauracyjnych, z których korzystamy za granicą. Nie podlegają opodatkowaniu w Polsce. Ich miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28i ustawy. Wynika z niego, że miejscem świadczenia usług restauracyjnych jest kraj, w którym te usługi zostały faktycznie wykonane.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku nabycia pakietu konferencyjnego. Zdaniem organów podatkowych miejsce świadczenia tych usług ustalamy na podstawie art. 28b ustawy o VAT. Oznacza to, że miejscem świadczenia takich usług jest Polska (kraj, w którym nabywca ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności). Gdy świadczący usługę nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, z którego jest wykonana ta usługa, to należy rozliczyć import usług.

W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-453/15-4/SM) czytamy:

Zatem w analizowanej sprawie można mówić o jednym świadczeniu głównym – organizacji wydarzenia/szkolenia/konferencji, na które składają się także inne świadczenia pomocnicze, w tym gastronomiczne i noclegowe.

W odniesieniu do miejsca świadczenia przedmiotowej usługi organizacji wydarzenia/szkolenia/konferencji na rzecz zagranicznych przedsiębiorców/podatników (tj. niemających miejsca prowadzenia działalności w Polsce), mając na uwadze powołane powyżej regulacje dotyczące miejsca świadczenia usług należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie dla ustalenia miejsca świadczenia usług stanowiących kompleksową usługę organizacji wydarzenia/szkolenia/konferencji zastosowanie znajdzie ogólna zasada zawarta w art. 28b ust. 1 ustawy.

Usługę tę należy rozliczyć w miesiącu lub kwartale, w którym została wykonana, chyba że wcześniej była dokonana zapłata. Wtedy przyjmujemy kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli pakiet był zakupiony w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych, możemy odliczyć naliczony VAT należny.

Spółka kupiła pakiet konferencyjny dla swoich pracowników we Francji. Konferencja odbywała się w dniach 7–9 września 2016 r. Fakturę spółka otrzymała 22 sierpnia 2016 r. i opłaciła ją 25 sierpnia 2016 r. Obowiązek podatkowy powstał 25 sierpnia 2016 r. Do przeliczenia należy przyjąć kurs z 24 sierpnia 2016 r.

3. Zakup biletu samolotowego lub kolejowego

Skutki zakupu biletu zależą przede wszystkim od tego, gdzie odbywa się podróż i od kogo został nabyty bilet.

3.1. Bilet lotniczy

W przypadku lotów krajowych miejsce świadczenia będzie zawsze w Polsce. Wynika to z ogólnej zasady ustalania miejsca świadczenia usług transportu, zgodnie z którą miejscem świadczenia usług transportu pasażerów jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości (art. 28f ust. 1 ustawy o VAT).

Od zakupu biletu lotniczego od przewoźnika krajowego na trasy krajowe odliczymy VAT na ogólnych zasadach. Nie musimy posiadać odrębnej faktury, bo za fakturę uznawany jest bilet jednorazowy wystawiany przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozu samolotami. Musi jedynie zawierać:

• numer i datę wystawienia,

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

• kwotę podatku,

• kwotę należności ogółem.

Gdy bilet na trasę krajową jest kupiony od przewoźnika zagranicznego, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, z którego wykonuje tę usługę, należy rozliczyć import usług.

Dla przelotów na trasach międzynarodowych ustawodawca przewidział szczególny sposób ustalania miejsca ich świadczenia. W tym przypadku nie znajdą zastosowania regulacje przewidziane w przywołanym wcześniej art. 28f ust. 1 ustawy o VAT. Aby prawidłowo rozliczyć tego rodzaju usługi, należy odwołać się do § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwroty kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług. Wynika z niego, że:

W przypadku świadczenia, środkami transportu morskiego lub lotniczego, usług międzynarodowego transportu:

1) osób lub

2) towarów na rzecz podmiotów niebędących podatnikami w rozumieniu art. 28a ustawy

– miejscem świadczenia tych usług jest terytorium kraju.

Definicja transportu międzynarodowego została zawarta w art. 83 ust. 3 pkt 2 lit. a) ustawy o VAT. Wynika z niego, że:

Przez usługi transportu międzynarodowego, o których mowa w ust. 1 pkt 23, rozumie się:

(...)

2) przewóz lub inny sposób przemieszczania osób środkami transportu morskiego, lotniczego i kolejowego:

a) z miejsca wyjazdu na terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju,

b) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu na terytorium kraju,

c) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez terytorium kraju (tranzyt) (...).

Z przedstawionej definicji jednoznacznie wynika, że aby można było mówić o usługach transportu międzynarodowego, musi dojść do przewozu osób m.in. środkami transportu lotniczego poza Polskę. Nie musi to być kraj spoza UE.

Gdy bilet lotniczy na trasy międzynarodowe jest kupiony od podatnika, który ma w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, z którego świadczy te usługi, to nie rozliczamy importu usług. Nie odliczymy też VAT, gdyż usługi te są opodatkowane stawką 0%.

Problem z rozliczeniem powstaje, gdy usługę świadczy podmiot zagraniczny. Analiza § 3 rozporządzenia z 16 grudnia 2013 r. prowadzi do wniosku, że w przypadku międzynarodowego transportu lotniczego osób za miejsce świadczenia tego rodzaju usług należy uznać terytorium Polski. Jednak regulacja ta odnosi się wyłącznie do świadczących usługę. Ustawodawca, posługując się stwierdzeniem „w przypadku świadczenia”, odniósł się tylko do podmiotów świadczących usługi międzynarodowego transportu lotniczego osób lub towarów, które są zarejestrowane na terytorium Polski.

W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 listopada 2012 r. (sygn. IPTPP2/443-816/12-4/IR) czytamy:

Wnioskodawca dokonując zakupu biletów lotniczych staje się nabywcą usługi, wykonanej przez zagranicznego przewoźnika. Zatem na wnioskodawcy nie ciąży obowiązek jej opodatkowania, bowiem ustawodawca w żaden sposób nie wiąże tego obowiązku z nabywcą usługi – nie występuje w przedmiotowej sprawie import usług w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy, a zainteresowany nie jest podatnikiem, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy.

Potwierdził to także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z 30 października 2013 r. (sygn. IBPP4/443-353/13/PK).

Dlatego otrzymaną od zagranicznego przewoźnika fakturę lub bilet polski podatnik powinien potraktować jako dokument potwierdzający zagraniczny zakup, który nie podlega rozliczeniu w deklaracji VAT.

3.2. Bilet kolejowy

Otrzymany bilet kolejowy na przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km może być uznany za fakturę, gdy zawiera:

• numer i datę wystawienia,

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

• kwotę podatku,

• kwotę należności ogółem.

Bilet PKP na odległość co najmniej 50 km spełnia te warunki. Dlatego nie ma potrzeby występowania o fakturę. Możemy odliczyć VAT z takiego biletu w miesiącu otrzymania lub dwóch następnych, gdyż zapłata za bilet powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Potwierdzają to organy podatkowe.

Takiego statusu nie mają bilety wydrukowane ze strony internetowej lub ściągnięte w formacie PDF. Bilety te nie mają numeru NIP przewoźnika. Dlatego aby odliczyć VAT, należy wystąpić o fakturę. Potwierdzają to również PKP na swojej stronie internetowej.

4. Faktura za przejazd taksówką

Na zasadach ogólnych odliczymy VAT z faktury za przejazd w Polsce taksówką. Oznacza to, że zasadniczo będzie to miesiąc otrzymania faktury lub dwa następne. W chwili otrzymania faktury powstał już obowiązek podatkowy.

5. Obciążenie kontrahenta kosztami podróży służbowej

Często strony umowy ustalają, że zleceniodawca pokryje koszty podróży służbowej. W takiej sytuacji świadczący usługę lub dostawca powinien te koszty wliczyć do podstawy opodatkowania swojego świadczenia i opodatkować według takiej samej stawki jak świadczenie główne. Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie z 5 maja 2014 r. (sygn. IBPP1/443-73/14/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że:

Wnioskodawca nie będzie mógł skorzystać z instytucji zwrotu wydatków uregulowanej w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy w odniesieniu do kosztów opłat za znaczki pocztowe, parkowanie, przejazdów autostradą, biletów kolejowych, biletów lotniczych, przejazdów taksówką, przejazdów samochodem, opłat za nocleg.

Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy wydatki te wiążą się ze świadczeniem na rzecz klienta usługi prawniczej i ponoszone są przez Wnioskodawcę w imieniu własnym i na własną rzecz. Tym samym więc nie można uznać ponoszonych przez niego wydatków, za pomocą których Wnioskodawca świadczy usługi, za koszty ponoszone w imieniu i na rzecz klienta. Zatem ww. koszty będą stanowiły wydatki ponoszone przez Stronę we własnym imieniu i na własną rzecz, a tym samym będą stanowiły element kalkulacyjny wykonywanej usługi.

(...) Wnioskodawca będzie więc zobowiązany uwzględnić w podstawie opodatkowania świadczonych usług koszty ponoszone przy wykonywaniu zleconych usług, a dotyczące opłat za znaczki pocztowe, parkowanie, przejazd autostradą, bilety kolejowe, bilety lotnicze, przejazd taksówką, przejazd samochodem, opłaty za nocleg ponoszone przez Wnioskodawcę realizującego te usługi.

W konsekwencji Wnioskodawca nie może refakturować tych poniesionych przez siebie kosztów co wyklucza stosowanie źródłowych stawek podatku właściwych dla tych towarów i usług, lecz powinien opodatkować je łącznie stawką właściwą dla usług prawnych w tym wypadku 23%.

6. Zakup kart pre-paid za granicą

Zakup zagranicznych kart telefonicznych lub doładowań do telefonów pre-paid to zapłata za nabywane usługi telefoniczne. Potwierdzają to organy podatkowe. W komunikacie z 23 grudnia 2014 r. opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów wskazano, że:

(...) w ocenie Ministerstwa Finansów należność płacona za doładowania w rzeczywistości stanowi należność za usługi telekomunikacyjne.

Miejsce świadczenia takich usług, gdy nabywcą jest podmiot prowadzący działalność, ustalamy na podstawie art. 28b stawy. Jeśli usługi te są nabywane przez polskich podatników, miejsce świadczenia znajduje się w Polsce. Dlatego od ich zakupu trzeba rozliczyć import usług.

Obowiązek podatkowy powstanie z chwilą zapłaty, gdyż w praktyce zawsze następuje ona przed wykonaniem usługi. Do przeliczenia należy przyjąć kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Podstawa prawna:

• art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 19a ust. 1 i 8, art. 28b, art. 28e, art. 28i, art. 28j, art. 29a, art. 31a, art. 86, art. 86a, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1228

• § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur – Dz.U. z 2013 r. poz. 1485

• § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług – Dz.U. z 2013 r. poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1281

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT