Dlaczego PFRON nie jest „tematem HR”, lecz zagadnieniem finansowym i strategicznym w firmie

• PFRON jako decyzja strategiczna, a nie operacyjna
• Obowiązek ustawowy, a nie dobra praktyka
• Wymiar finansowy: realne i rosnące koszty
• PFRON a inne stałe koszty działalności
• PFRON a raportowanie ESG
• Wizerunek i odpowiedzialność społeczna
• Niewykorzystany potencjał rynku pracy
• Podsumowanie

PFRON jako decyzja strategiczna, a nie operacyjna

Przekazywanie odpowiedzialności za obszar PFRON wyłącznie do działów HR często obniża skuteczność działań i prowadzi do rozproszenia odpowiedzialności. W praktyce jest to temat, który wymaga decyzji zarządczej. Polityka firmy w zakresie PFRON powinna być elementem decyzji strategicznych, podejmowanych na najwyższym szczeblu zarządczym. Jej znaczenie dla przedsiębiorstwa ma bowiem charakter fundamentalny – finansowy, organizacyjny i wizerunkowy.

Obowiązek ustawowy, a nie dobra praktyka

Punktem wyjścia są regulacje prawne. W przypadku firm zatrudniających, co najmniej 25 w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, zatrudnianie osób z orzeczeniem o niepełnosprawności nie jest wyłącznie dobrą praktyką czy działaniem wizerunkowym. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w art. 21 wprowadza mechanizm, w którym pracodawca niespełniający wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest zobowiązany do comiesięcznych wpłat na PFRON.

Warto podkreślić, że jest to jeden z nielicznych przypadków, w których ustawodawca tak wyraźnie ingeruje w strukturę zatrudnienia w przedsiębiorstwach. Nie ogranicza się jedynie do ogólnych zapisów antydyskryminacyjnych - jak np. w przypadku równości płci - lecz wprost wprowadza mechanizm finansowy: brak spełnienia wskaźnika zatrudnienia skutkuje obowiązkiem wpłat na PFRON. Już sam ten fakt powinien skłonić firmy do świadomego i systemowego zajęcia się tematem, zamiast sprowadzania go wyłącznie do rozliczeń kadrowo-płacowych. Niespełnienie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami na poziomie 6% skutkuje obowiązkiem wpłat.

Wymiar finansowy: realne i rosnące koszty

Na płaszczyźnie finansowej kluczowe jest podjęcie decyzji o wdrożeniu mechanizmu optymalizacji kosztów PFRON. Proces ten powinien rozpocząć się od rzetelnej diagnozy stanu obecnego – analizy poziomu zatrudnienia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz wysokości obowiązkowych wpłat na fundusz.

Warto mieć świadomość, że koszty te są znaczące. Przykładowo, w firmie zatrudniającej 100 pracowników miesięczna kwota wpłat na PFRON przekracza 21 tys. zł. Co istotne, obciążenie to systematycznie rośnie wraz ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia. W ciągu ostatnich pięciu lat koszty te zwiększyły się o blisko 70%. Wzrost ten wynika bezpośrednio ze wzrostu przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS, od którego zależy wysokość wpłat. W uproszczeniu, w firmie ok. 100-osobowej może to oznaczać ponad 200 zł miesięcznie w przeliczeniu na etat.

PFRON a inne stałe koszty działalności

Znaczenie finansowe obowiązkowych wpłat na PFRON można porównać z innymi stałymi obciążeniami pracodawców. W ostatnich latach wiele uwagi poświęcano wzrostom cen energii elektrycznej. Tymczasem dane GUS pokazują, że średnie firmy biurowo-usługowe zatrudniające około 100 pracowników ponoszą miesięczne koszty energii na poziomie 5–15 tys. zł. W tym kontekście wpłaty na PFRON są często wyższe, choć znacznie rzadziej stanowią przedmiot debaty zarządczej.

W firmach produkcyjnych rachunki za energię – w zależności od branży – sięgają od 30 do nawet 100 tys. zł miesięcznie, co oznacza, że wpłaty na PFRON mogą odpowiadać nawet dwóm trzecim tych kosztów.

Decyzja o optymalizacji kosztów PFRON, a następnie o zatrudnianiu pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności, otwiera przestrzeń do działań operacyjnych. Na tym etapie kluczową rolę odgrywają działy kadrowo-płacowe, odpowiedzialne m.in. za prawidłowe i terminowe składanie miesięcznych deklaracji do PFRON.

PFRON a raportowanie ESG

Kolejnym obszarem, w którym poziom zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami ma coraz większe znaczenie, jest raportowanie ESG. W perspektywie najbliższych lat obowiązkiem tym objęte zostaną duże i średnie przedsiębiorstwa. Raporty ESG obejmują m.in. filar „S” – społeczny – w ramach którego firmy będą zobowiązane do wykazywania udziału pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności w strukturze zatrudnienia.

Obecny moment jest dobrym czasem na uporządkowanie strategii zrównoważonego zatrudnienia oraz budowanie dostępnego i inkluzyjnego środowiska pracy. Przygotowania do raportowania ESG powinny stać się impulsem do redefinicji dotychczasowej polityki zatrudnienia i podjęcia działań na poziomie strategicznym.

Wizerunek i odpowiedzialność społeczna

Za obszarem ESG idzie również wymiar reputacyjny: rośnie oczekiwanie rynku, by działania w obszarze inkluzji były realne i mierzalne, a nie deklaratywne. Dla wielu firm oznacza to konieczność zaprojektowania stanowisk i procesów tak, aby zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami było rzeczywiście możliwe i trwałe.

Kluczowe znaczenie w budowaniu organizacji odpowiedzialnej społecznie ma tu tworzenie realnej przestrzeni do zatrudniania osób z orzeczeniem o niepełnosprawności na stanowiskach umożliwiających pełne i efektywne wykorzystanie ich kompetencji.

Niewykorzystany potencjał rynku pracy

Na koniec warto zwrócić uwagę na jeden z najważniejszych argumentów przemawiających za kompleksowym podejściem do tematu PFRON – ogromny potencjał ludzki osób z niepełnosprawnościami. Odchodzą w przeszłość schematy polegające na obsadzaniu tych osób wyłącznie na najniższych i najgorzej opłacanych stanowiskach. Dynamiczny rozwój technologii, narzędzi dostępności oraz zmieniające się standardy społeczne sprawiają, że wielu kandydatów z tej grupy posiada wysokie kwalifikacje, doświadczenie i kompetencje poszukiwane na rynku pracy.

W danych rynku pracy (np. BAEL/GUS) aktywność zawodowa osób z niepełnosprawnościami pozostaje istotnie niższa niż w populacji ogólnej , co - przy dobrze zaplanowanym procesie rekrutacyjnym - ułatwia pozyskanie kompetentnych i lojalnych pracowników. Doświadczenia z okresu pandemii dodatkowo pokazały, że praca zdalna w wielu obszarach jest równie efektywna jak stacjonarna, otwierając rynek pracy dla osób dotychczas wykluczonych z powodu barier dostępności lub ograniczonej mobilności.

Podsumowanie

Powyższa analiza pokazuje, jak istotne dla rozwoju organizacji jest właściwe podejście do kwestii PFRON. Optymalne wykorzystanie tego systemu, przy jednoczesnym budowaniu inkluzywnej struktury zatrudnienia, wymaga współpracy wszystkich działów w firmie. Impuls do zmian powinien jednak wychodzić od zarządu, natomiast operacyjne wdrażanie strategii należy do działów finansowych, HR i kadr, a także osób odpowiedzialnych za komunikację i raportowanie (w tym ESG). Nie mniej ważna jest postawa samych pracowników – to od nich w dużej mierze zależy atmosfera w miejscu pracy i powodzenie każdej zmiany.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Wysokość wpłat na PFRON oraz możliwe mechanizmy ich obniżenia zależą od indywidualnej sytuacji pracodawcy.

Joanna Kubica, Konsultant ds. Rekrutacji osób z niepełnosprawnościami (joanna.kubica@hrquality.pl)