Etat z decyzji inspektora – fiskus wyjaśnia skutki podatkowe

• Nowe uprawnienie PIP
• Korekta rozliczeń w PIT
• Faktury do skorygowania
• Kks tylko przy winie
• Kto dopłaci zaległy podatek
• Okresy sprzed decyzji
• Czysta kontrola też ma wagę

Nowe uprawnienie PIP

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy to jedna z najgłębszych od lat zmian w systemie kontroli rynku pracy. Okręgowy inspektor pracy zyskał uprawnienie do stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę. Decyzja nie otwiera jednak postępowania – zamyka je. Może zostać wydana dopiero wtedy, gdy podmiot kontrolowany nie wykona wcześniejszego polecenia usunięcia naruszeń.

Co do zasady datą zawarcia umowy o pracę jest dzień wydania decyzji i od tego dnia decyzja wywołuje skutki prawne na gruncie prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz obowiązkowych wpłat na fundusze. Ustawa przewiduje jednak wyjątek: jeżeli w okresie między rozpoczęciem kontroli a upływem terminu do wniesienia odwołania albo prawomocnym zakończeniem sprawy pracodawca z własnej inicjatywy rozwiąże umowę cywilnoprawną, wypowie ją, doprowadzi do jej wygaśnięcia albo zakończy faktyczne świadczenie pracy, za datę zawarcia umowy o pracę przyjmuje się dzień rozpoczęcia kontroli. Wykonalność decyzji jest przy tym odsunięta w czasie: następuje z dniem następującym po upływie terminu do wniesienia odwołania, z dniem prawomocnego orzeczenia sądu albo z dniem nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.

Powstaje zatem praktyczny problem: co ze wzajemnymi rozliczeniami stron, jeżeli spór o decyzję toczy się przed sądem powszechnym przez kilka lat, a w tym czasie samozatrudniony nadal wystawia faktury? O to właśnie dziennikarz zapytał resort finansów.

Korekta rozliczeń w PIT

Ministerstwo Finansów nie pozostawia wątpliwości, że decyzja inspektora zmienia kwalifikację źródła przychodów. Jak czytamy w odpowiedzi resortu:
MF
„Ustalenie w drodze decyzji istnienia stosunku pracy będzie oznaczało, że źródłem przychodów osoby, w stosunku do której została wydana taka decyzja, od dnia jej wydania, jest stosunek pracy, a nie np. pozarolnicza działalność gospodarcza, czy działalność wykonywana osobiście. Osoba taka będzie zatem obowiązana do skorygowania dotychczasowych rozliczeń w podatku PIT, za okres objęty decyzją stwierdzającą istnienie stosunku pracy".

Resort podkreśla przy tym, że sama konstrukcja podatku się nie zmienia:

MF
„wejście w życie z dniem 8 lipca br. nowelizacji ustawy o PIP powoduje zmiany w procedurze ustalenia istnienia stosunku pracy, natomiast nie zmienia przepisów w zakresie podatku PIT stosowanych dotychczas w takich przypadkach".

Skutki decyzji PIP są więc analogiczne do tych, jakie dziś wywołuje sądowe ustalenie stosunku pracy. Sposób rozliczenia osoby objętej decyzją będzie natomiast każdorazowo ustalany – jak zaznacza MF – w konkretnym stanie faktycznym, bo tylko wtedy można stwierdzić, czy i w jakiej wysokości powinien zostać zapłacony podatek.

Faktury do skorygowania

Przekwalifikowanie współpracy uderza także w rozliczenia VAT. MF przypomina, że zgodnie z art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, z tytułu których przychody zostały wymienione w art. 12 ust. 1–6 ustawy o PIT, a więc m.in. przychodów ze stosunku pracy. Konsekwencje resort opisuje następująco: „Co do zasady, jeżeli w danym okresie pomiędzy podmiotami faktycznie powinien istnieć stosunek o pracę, oznacza to, że podatnik, który świadczył usługi/dostawy towarów nie powinien wykonywać tych czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i w związku z tym nie powinien wystawiać faktur VAT".

Resort dodaje, że ocena ta:

„może prowadzić do konieczności ponownej weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych, w tym również w zakresie wystawionych faktur oraz dokonanych rozliczeń w podatku od towarów i usług, zarówno po stronie wystawcy faktur, jak i ich odbiorcy".

Kwestie dokumentacyjne mają charakter następczy wobec klasyfikacji samej czynności – uznanie, że podatnik nie prowadził działalności gospodarczej w rozumieniu VAT, „będzie prowadzić do konieczności wystawienia faktur korygujących". Trzeba przy tym podkreślić, że korekta nie obejmuje automatycznie całej działalności podatnika – dotyczy faktur dokumentujących czynności wykonywane w ramach zakwestionowanego stosunku prawnego i za okres objęty decyzją PIP. W kwestiach wątpliwych MF odsyła podatników do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, do którego można wystąpić z wnioskiem o interpretację indywidualną.

Kks tylko przy winie

Najwięcej emocji budzi pytanie o odpowiedzialność karną skarbową – zarówno samozatrudnionego za wystawianie faktur bez podstawy, jak i firmy za ich uwzględnienie w rozliczeniach. Kodeks karny skarbowy (dalej KKS) penalizuje wystawienie faktury lub rachunku w sposób nierzetelny albo posłużenie się takim dokumentem, a także wystawienie faktury w sposób wadliwy. Ministerstwo studzi jednak obawy, przypominając fundamentalną zasadę winy. Jak czytamy w odpowiedzi:

MF
„samo niewykonanie przepisu prawa bez elementu winy nie jest przestępstwem skarbowym lub wykroczeniem skarbowym. Odpowiedzialności karnej będzie podlegał tylko ten sprawca, któremu można skutecznie zarzucić zamiar popełnienia w/w czynów".

Resort formułuje też wskazówkę o dużym znaczeniu praktycznym:

„Ewentualna odpowiedzialność karna skarbowa np. z tytułu wystawienia faktury nieodzwierciedlającej rzeczywistych zdarzeń gospodarczych w sytuacji, gdy dany rodzaj współpracy pomiędzy stronami zostałby wstecznie uznany przez PIP za stosunek pracy, będzie każdorazowo uzależniona od okoliczności faktycznych i prawnych, a w szczególności od celu danego ukształtowania współpracy z obejściem instytucji z Kodeksu pracy".

Co istotne, podstawą oceny prawno-karnej powinno być prawomocne rozstrzygnięcie uprawnionych organów co do stosunku pracy. Każdą sprawę finansowy organ postępowania przygotowawczego rozpatruje indywidualnie, badając stopień zawinienia i umyślność działania lub zaniechania.

Kto dopłaci zaległy podatek

Przekwalifikowanie przychodów może prowadzić do powstania po stronie osoby objętej decyzją nadpłaty PIT zapłaconego w ramach działalności gospodarczej. Jednocześnie konieczne będzie ponowne obliczenie podatku od przychodów ze stosunku pracy, co – zależnie od indywidualnego rozliczenia – może oznaczać niedopłatę podatku. Nie należy jednak utożsamiać jej automatycznie z niepobranymi zaliczkami pracowniczymi. Do wysokości zaliczki, którą powinien był pobrać pracodawca, podatnik korzysta z ochrony wynikającej z art. 26a § 1 ordynacji podatkowej, a odpowiedzialność za podatek niepobrany spoczywa co do zasady na pracodawcy jako płatniku.

Jak przy tym wyjaśnia MF: „jeżeli w wyniku weryfikacji rozliczeń zostaje u podatnika ujawniona z jednego tytułu nadpłata a z innego – zaległość podatkowa, to ta nadpłata podlega z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości wraz z odsetkami za zwłokę". W sprawach zaliczenia nadpłaty organ podatkowy wydaje na wniosek podatnika postanowienie, na które służy zażalenie (art. 76 § 1 i art. 76a § 1 ordynacji podatkowej).

Płatnik, który nie wykonał obowiązku obliczenia, pobrania i wpłacenia podatku, odpowiada za podatek niepobrany lub pobrany, a niewpłacony; organ określa tę należność w decyzji o odpowiedzialności podatkowej płatnika (art. 30 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej). Na płatniku spoczywa też obowiązek naliczenia odsetek za zwłokę (art. 53 § 3 i 4 Ordynacji podatkowej).

Okresy sprzed decyzji

Decyzja inspektora ustala istnienie stosunku pracy co do zasady od dnia jej wydania, a wyjątkowo – od dnia rozpoczęcia kontroli. Co jednak z wcześniejszymi latami współpracy, które decyzją nie są objęte? Ministerstwo wskazuje na art. 33a ust. 6 ustawy o PIP, zgodnie z którym okręgowy inspektor pracy może wnieść powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, w szczególności gdy zachodzi konieczność ustalenia stosunku pracy za okres wcześniejszy niż ten, który może zostać objęty decyzją.

Kluczowe znaczenie ma nowy art. 201 § 1aa ordynacji podatkowej, obowiązujący również od 8 lipca 2026 r. Ostateczna decyzja w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy, prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wydane w sprawie takiej decyzji oraz prawomocne orzeczenie zapadłe z powództwa okręgowego inspektora pracy stanowią rozstrzygnięcie zagadnienia wstępnego. Jak podsumowuje MF: „taka ostateczna decyzja oraz prawomocne orzeczenie sądu będzie wiązać organy podatkowe przy rozstrzyganiu spraw dla celów podatkowych". Co więcej, w razie wątpliwości co do istnienia stosunku pracy w okresach nieobjętych decyzją organ podatkowy może zwrócić się do PIP o przeprowadzenie kontroli, jeśli okoliczności te nie były wcześniej badane.

Czysta kontrola też ma wagę

Odpowiedź resortu zawiera również dobrą wiadomość dla firm, u których kontrola PIP nie wykaże uchybień. Notatka urzędowa podpisana przez inspektora pracy, sporządzana w przypadku niestwierdzenia nieprawidłowości, stanowi dowód w postępowaniu podatkowym. Jak wyjaśnia MF:

„Dowód ten jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 194 Ordynacji podatkowej. Dokumenty urzędowe sporządzone przez inspektora pracy w formie określonej przepisami prawa stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone".

Ordynacja przewiduje wprawdzie otwarty katalog dowodów, więc notatka nie zamyka fiskusowi drogi do własnych ustaleń, ale ma istotne znaczenie w prowadzonym postępowaniu.

Dla tysięcy samozatrudnionych i współpracujących z nimi firm odpowiedzi resortu oznaczają jedno: spór z inspekcją pracy przestał być wyłącznie sporem o kodeks pracy. Od 8 lipca 2026 r. jest to również spór o podatki – z korektami rozliczeń, przeksięgowaniem nadpłat i odpowiedzialnością płatniczą pracodawcy w tle. Ostrożność przy konstruowaniu modeli współpracy B2B, dotąd zalecana, staje się koniecznością.