Najczęstsze błędy przy realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne

• Błędy formalne: dokumentacja, promocja i terminy
• Błędy merytoryczne: założenia i zarządzanie zmianą
• Błędy finansowe
• Błędy przy przetargach
• Wskazówki dla beneficjentów
• Przestrzeganie procedur i odwołania

Projekty unijne z uwagi na swoją specyfikę, złożoność i wymagania formalne są szczególnie narażone na różnorodne ryzyka i pomyłki. Błędy mogą pojawiać się na różnych etapach – od przygotowania dokumentacji po finalne rozliczenie projektu. Najczęściej spotykane uchybienia można podzielić na błędy natury formalnej, merytorycznej oraz finansowej. Najbardziej problematyczne dla beneficjentów jest prawidłowe przeprowadzanie przetargów, w tym oszacowanie wartości zamówienia i właściwy opis przedmiotu zamówienia. 

Błędy formalne: dokumentacja, promocja i terminy

Ten rodzaj uchybień dotyczy przede wszystkim błędów związanych z dokumentacją projektową oraz zgodnością z wymogami prawnymi. Często podpisy na dokumentach składane są przez osoby nieuprawnione, co może prowadzić do ich unieważnienia. Zdarzają się sytuacje, gdzie dokumentacja projektowa nie jest przechowywana we właściwy sposób lub jest niedostateczna i niekompletna, co może skutkować problemami podczas rozliczania projektów i ich kontroli. 

Beneficjenci często zapominają o obowiązkach dotyczących promocji projektu, takich jak brak odpowiedniego oznakowania dokumentów, brak informacji o projekcie na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych czy też odstąpienie od organizacji wymaganych wydarzeń. Warto podkreślić, że w obecnej perspektywie finansowej 2021-27 za niewywiązywanie się z tego typu obowiązków grozi kara finansowa do wysokości 3% przyznanej dotacji. 

Niezwykle częstym uchybieniem jest również niedotrzymywanie terminów wynikających z umowy, a dotyczących składania wniosków o płatność i sprawozdania z działalności badawczo-rozwojowej. W efekcie może to prowadzić do utraty części lub całości dofinansowania.

Błędy merytoryczne: założenia i zarządzanie zmianą

Tego typu nieprawidłowości dotyczą niedotrzymywania zgodności realizowanych działań z założeniami projektowymi oraz nieosiągnięcia zaplanowanych celów projektu. Warto także pamiętać o raportowaniu działań do odpowiednich instytucji, by dokładnie odzwierciedlały rzeczywiste prace i były zgodne z założeniami projektowymi. Jakiekolwiek rozbieżności mogą budzić wątpliwości i prowadzić do kontroli lub nawet cofnięcia dofinansowania. 

Równie ważne jest właściwe zarządzanie zmianami w projekcie. Konieczność wprowadzenia zmian nie jest czymś rzadkim, ale niezbędne jest ich przeprowadzenie w sposób zgody z przepisami. Brak odpowiedniego dokumentowania i zgłaszania zmian we właściwych terminach i w sposób przewidziany w umowie o dofinansowanie może powodować problemy na późniejszym etapie rozliczania projektu. Warto pamiętać, że błędnie sformułowane wskaźniki produktu i rezultatów projektu mogą utrudnić weryfikację efektów projektu i wpłynąć na trudności w jego ocenie końcowej. 

Błędy finansowe

Uchybienia finansowe wynikają z nieprawidłowego zarządzania środkami przyznanymi w ramach projektu. Do najczęstszych z nich należy nieprzestrzeganie wytycznych dotyczących prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowości projektu, nieprawidłowe wydatkowanie otrzymanych zaliczek oraz chęć refundowania wydatków, które nie są zaplanowane w budżecie. Błędy zdarzają się również podczas realizacji zakupów do projektów. 

Błędy przy przetargach

Ten etap przysparza największych trudności beneficjentom i generuje znaczącą liczbę błędów, które obaczone są najwyższymi korektami finansowymi (nawet w wysokości całego wydatku). Nieprawidłowości generowane w tym obszarze wpływają na finansowe rozliczenie projektu. Mogą doprowadzić do otrzymania mniejszej dotacji niż przyznana lub nawet do zwrotu już otrzymanych środków. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjenci muszą realizować zakupy w oparciu o określone zasady wynikające z prawa zamówień publicznych lub wytycznych kwalifikowalności wydatków. Te procedury nie zawsze są stosowane poprawnie, a do najczęstszych nieprawidłowości należą:

• nieodpowiednie oszacowanie wartości zamówienia, które prowadzi do nieprawidłowego wyboru trybu postępowania;
• naruszenie zasady uczciwej konkurencji, a co za tym idzie zasady równego dostępu do zamówienia dla potencjalnych oferentów;
• niewystarczająco szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, co może skutkować otrzymaniem ofert, które nie spełniają oczekiwań projektu;
• określenie zbyt krótkiego terminu na składanie ofert, co jest uznawane za nieprawidłowość skutkującą korektą finansową; 
• niedostateczne udokumentowanie przebiegu postępowania zagrożone karami finansowymi dla zamawiającego. 

Wskazówki dla beneficjentów

Uniknięcie opisanych błędów wymaga rzetelnego podejścia do zarządzania projektem na każdym etapie jego realizacji. Beneficjenci powinni stosować się do kilku kluczowych zasad. 

Po pierwsze, niezwykle istotne jest zapoznanie się z dokumentami programowymi, w tym z regulaminem konkursu, umową o dofinasowanie oraz wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków. 

Po drugie, realizacja projektu zgodnie z umową i przygotowanym wnioskiem to klucz do sukcesu. Regularne audyty wewnętrzne i cykliczne spotkania zespołowe pozwalają na bieżąco monitorować postęp prac i wychwytywać potencjalne błędy oraz konieczne zmiany już na wczesnym etapie, co pozwala na szybką reakcję i minimalizowanie ich wpływu na całokształt projektu.

Po trzecie, należy pamiętać o skrupulatnym dokumentowaniu wszystkich działań dotyczących projektu, aby zachować właściwą ścieżkę audytu. Ważne jest również przestrzeganie ustawowych terminów i harmonogramów projektu, co minimalizuje ryzyko opóźnień i kar finansowych.

Po czwarte, nie można także zapominać o wsparciu doświadczonych doradców, najlepiej od początku realizacji projektu. Obejmuje ono przygotowanie projektu, wsparcie w procesie podpisywania umowy o dofinansowanie, zarządzanie realizacją projektu, jego rozliczanie, prowadzenie przetargów oraz asystę podczas kontroli projektu. Pozwala to uniknąć wielu problemów i zwiększa szanse na pomyślne zakończenie i rozliczenie przedsięwzięcia.

Przestrzeganie procedur i odwołania

Wdrożenie projektów unijnych to wyzwanie, które wymaga nie tylko gruntownej wiedzy i znajomości przepisów, ale także dużej dokładności i systematyczności. Pojedynczy błąd może nie tylko opóźnić ich realizację, ale również wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi, takimi jak konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania. Tylko staranne podejście do każdego etapu projektu zapewni sukces i maksymalne wykorzystanie przyznanych środków. 

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub uchybień, które prowadzą do negatywnych decyzji instytucji, beneficjent ma prawo złożyć od nich odwołanie. Proces odwoławczy może być przeprowadzony na różnych etapach realizacji projektu. Na koniec warto pamiętać, że ostatecznym zadaniem beneficjenta funduszy jest nie tylko osiągnięcie założonych celów, ale również kompletne rozliczenie oraz właściwe wykorzystanie przyznanych środków. 

Autorka: Marta Bonecka, manager w CRIDO