REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy przy realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Najczęstsze błędy podczas realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne
Najczęstsze błędy podczas realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Realizacja projektów dofinansowanych z funduszy europejskich to dla wielu przedsiębiorców i instytucji ogromna szansa na rozwój i wzrost konkurencyjności. Jednak pozytywna decyzja o dofinansowaniu to dopiero pierwszy krok na drodze do osiągnięcia sukcesu, a kolejne fazy projektu niosą ze sobą szereg wyzwań mogących zaważyć na powodzeniu całego przedsięwzięcia. Warto więc wiedzieć, jakie błędy najczęściej popełniają firmy podczas realizacji projektów unijnych oraz jak ich unikać.

rozwiń >

Projekty unijne z uwagi na swoją specyfikę, złożoność i wymagania formalne są szczególnie narażone na różnorodne ryzyka i pomyłki. Błędy mogą pojawiać się na różnych etapach – od przygotowania dokumentacji po finalne rozliczenie projektu. Najczęściej spotykane uchybienia można podzielić na błędy natury formalnej, merytorycznej oraz finansowej. Najbardziej problematyczne dla beneficjentów jest prawidłowe przeprowadzanie przetargów, w tym oszacowanie wartości zamówienia i właściwy opis przedmiotu zamówienia. 

REKLAMA

Autopromocja

Błędy formalne: dokumentacja, promocja i terminy

Ten rodzaj uchybień dotyczy przede wszystkim błędów związanych z dokumentacją projektową oraz zgodnością z wymogami prawnymi. Często podpisy na dokumentach składane są przez osoby nieuprawnione, co może prowadzić do ich unieważnienia. Zdarzają się sytuacje, gdzie dokumentacja projektowa nie jest przechowywana we właściwy sposób lub jest niedostateczna i niekompletna, co może skutkować problemami podczas rozliczania projektów i ich kontroli. 

Beneficjenci często zapominają o obowiązkach dotyczących promocji projektu, takich jak brak odpowiedniego oznakowania dokumentów, brak informacji o projekcie na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych czy też odstąpienie od organizacji wymaganych wydarzeń. Warto podkreślić, że w obecnej perspektywie finansowej 2021-27 za niewywiązywanie się z tego typu obowiązków grozi kara finansowa do wysokości 3% przyznanej dotacji. 

Niezwykle częstym uchybieniem jest również niedotrzymywanie terminów wynikających z umowy, a dotyczących składania wniosków o płatność i sprawozdania z działalności badawczo-rozwojowej. W efekcie może to prowadzić do utraty części lub całości dofinansowania.

Błędy merytoryczne: założenia i zarządzanie zmianą

Tego typu nieprawidłowości dotyczą niedotrzymywania zgodności realizowanych działań z założeniami projektowymi oraz nieosiągnięcia zaplanowanych celów projektu. Warto także pamiętać o raportowaniu działań do odpowiednich instytucji, by dokładnie odzwierciedlały rzeczywiste prace i były zgodne z założeniami projektowymi. Jakiekolwiek rozbieżności mogą budzić wątpliwości i prowadzić do kontroli lub nawet cofnięcia dofinansowania. 

Równie ważne jest właściwe zarządzanie zmianami w projekcie. Konieczność wprowadzenia zmian nie jest czymś rzadkim, ale niezbędne jest ich przeprowadzenie w sposób zgody z przepisami. Brak odpowiedniego dokumentowania i zgłaszania zmian we właściwych terminach i w sposób przewidziany w umowie o dofinansowanie może powodować problemy na późniejszym etapie rozliczania projektu. Warto pamiętać, że błędnie sformułowane wskaźniki produktu i rezultatów projektu mogą utrudnić weryfikację efektów projektu i wpłynąć na trudności w jego ocenie końcowej. 

Błędy finansowe

Uchybienia finansowe wynikają z nieprawidłowego zarządzania środkami przyznanymi w ramach projektu. Do najczęstszych z nich należy nieprzestrzeganie wytycznych dotyczących prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowości projektu, nieprawidłowe wydatkowanie otrzymanych zaliczek oraz chęć refundowania wydatków, które nie są zaplanowane w budżecie. Błędy zdarzają się również podczas realizacji zakupów do projektów. 

Błędy przy przetargach

Ten etap przysparza największych trudności beneficjentom i generuje znaczącą liczbę błędów, które obaczone są najwyższymi korektami finansowymi (nawet w wysokości całego wydatku). Nieprawidłowości generowane w tym obszarze wpływają na finansowe rozliczenie projektu. Mogą doprowadzić do otrzymania mniejszej dotacji niż przyznana lub nawet do zwrotu już otrzymanych środków. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjenci muszą realizować zakupy w oparciu o określone zasady wynikające z prawa zamówień publicznych lub wytycznych kwalifikowalności wydatków. Te procedury nie zawsze są stosowane poprawnie, a do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • nieodpowiednie oszacowanie wartości zamówienia, które prowadzi do nieprawidłowego wyboru trybu postępowania;
  • naruszenie zasady uczciwej konkurencji, a co za tym idzie zasady równego dostępu do zamówienia dla potencjalnych oferentów;
  • niewystarczająco szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, co może skutkować otrzymaniem ofert, które nie spełniają oczekiwań projektu;
  • określenie zbyt krótkiego terminu na składanie ofert, co jest uznawane za nieprawidłowość skutkującą korektą finansową; 
  • niedostateczne udokumentowanie przebiegu postępowania zagrożone karami finansowymi dla zamawiającego. 

Wskazówki dla beneficjentów

Uniknięcie opisanych błędów wymaga rzetelnego podejścia do zarządzania projektem na każdym etapie jego realizacji. Beneficjenci powinni stosować się do kilku kluczowych zasad. 

Po pierwsze, niezwykle istotne jest zapoznanie się z dokumentami programowymi, w tym z regulaminem konkursu, umową o dofinasowanie oraz wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków. 

Po drugie, realizacja projektu zgodnie z umową i przygotowanym wnioskiem to klucz do sukcesu. Regularne audyty wewnętrzne i cykliczne spotkania zespołowe pozwalają na bieżąco monitorować postęp prac i wychwytywać potencjalne błędy oraz konieczne zmiany już na wczesnym etapie, co pozwala na szybką reakcję i minimalizowanie ich wpływu na całokształt projektu.

Po trzecie, należy pamiętać o skrupulatnym dokumentowaniu wszystkich działań dotyczących projektu, aby zachować właściwą ścieżkę audytu. Ważne jest również przestrzeganie ustawowych terminów i harmonogramów projektu, co minimalizuje ryzyko opóźnień i kar finansowych.

Po czwarte, nie można także zapominać o wsparciu doświadczonych doradców, najlepiej od początku realizacji projektu. Obejmuje ono przygotowanie projektu, wsparcie w procesie podpisywania umowy o dofinansowanie, zarządzanie realizacją projektu, jego rozliczanie, prowadzenie przetargów oraz asystę podczas kontroli projektu. Pozwala to uniknąć wielu problemów i zwiększa szanse na pomyślne zakończenie i rozliczenie przedsięwzięcia.

Przestrzeganie procedur i odwołania

Wdrożenie projektów unijnych to wyzwanie, które wymaga nie tylko gruntownej wiedzy i znajomości przepisów, ale także dużej dokładności i systematyczności. Pojedynczy błąd może nie tylko opóźnić ich realizację, ale również wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi, takimi jak konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania. Tylko staranne podejście do każdego etapu projektu zapewni sukces i maksymalne wykorzystanie przyznanych środków. 

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub uchybień, które prowadzą do negatywnych decyzji instytucji, beneficjent ma prawo złożyć od nich odwołanie. Proces odwoławczy może być przeprowadzony na różnych etapach realizacji projektu. Na koniec warto pamiętać, że ostatecznym zadaniem beneficjenta funduszy jest nie tylko osiągnięcie założonych celów, ale również kompletne rozliczenie oraz właściwe wykorzystanie przyznanych środków. 

Autorka: Marta Bonecka, manager w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

REKLAMA

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA