REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy przy realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Najczęstsze błędy podczas realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne
Najczęstsze błędy podczas realizacji projektów unijnych: formalne, merytoryczne, finansowe, proceduralne
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Realizacja projektów dofinansowanych z funduszy europejskich to dla wielu przedsiębiorców i instytucji ogromna szansa na rozwój i wzrost konkurencyjności. Jednak pozytywna decyzja o dofinansowaniu to dopiero pierwszy krok na drodze do osiągnięcia sukcesu, a kolejne fazy projektu niosą ze sobą szereg wyzwań mogących zaważyć na powodzeniu całego przedsięwzięcia. Warto więc wiedzieć, jakie błędy najczęściej popełniają firmy podczas realizacji projektów unijnych oraz jak ich unikać.

rozwiń >

Projekty unijne z uwagi na swoją specyfikę, złożoność i wymagania formalne są szczególnie narażone na różnorodne ryzyka i pomyłki. Błędy mogą pojawiać się na różnych etapach – od przygotowania dokumentacji po finalne rozliczenie projektu. Najczęściej spotykane uchybienia można podzielić na błędy natury formalnej, merytorycznej oraz finansowej. Najbardziej problematyczne dla beneficjentów jest prawidłowe przeprowadzanie przetargów, w tym oszacowanie wartości zamówienia i właściwy opis przedmiotu zamówienia. 

REKLAMA

REKLAMA

Błędy formalne: dokumentacja, promocja i terminy

Ten rodzaj uchybień dotyczy przede wszystkim błędów związanych z dokumentacją projektową oraz zgodnością z wymogami prawnymi. Często podpisy na dokumentach składane są przez osoby nieuprawnione, co może prowadzić do ich unieważnienia. Zdarzają się sytuacje, gdzie dokumentacja projektowa nie jest przechowywana we właściwy sposób lub jest niedostateczna i niekompletna, co może skutkować problemami podczas rozliczania projektów i ich kontroli. 

Beneficjenci często zapominają o obowiązkach dotyczących promocji projektu, takich jak brak odpowiedniego oznakowania dokumentów, brak informacji o projekcie na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych czy też odstąpienie od organizacji wymaganych wydarzeń. Warto podkreślić, że w obecnej perspektywie finansowej 2021-27 za niewywiązywanie się z tego typu obowiązków grozi kara finansowa do wysokości 3% przyznanej dotacji. 

Niezwykle częstym uchybieniem jest również niedotrzymywanie terminów wynikających z umowy, a dotyczących składania wniosków o płatność i sprawozdania z działalności badawczo-rozwojowej. W efekcie może to prowadzić do utraty części lub całości dofinansowania.

Błędy merytoryczne: założenia i zarządzanie zmianą

Tego typu nieprawidłowości dotyczą niedotrzymywania zgodności realizowanych działań z założeniami projektowymi oraz nieosiągnięcia zaplanowanych celów projektu. Warto także pamiętać o raportowaniu działań do odpowiednich instytucji, by dokładnie odzwierciedlały rzeczywiste prace i były zgodne z założeniami projektowymi. Jakiekolwiek rozbieżności mogą budzić wątpliwości i prowadzić do kontroli lub nawet cofnięcia dofinansowania. 

Równie ważne jest właściwe zarządzanie zmianami w projekcie. Konieczność wprowadzenia zmian nie jest czymś rzadkim, ale niezbędne jest ich przeprowadzenie w sposób zgody z przepisami. Brak odpowiedniego dokumentowania i zgłaszania zmian we właściwych terminach i w sposób przewidziany w umowie o dofinansowanie może powodować problemy na późniejszym etapie rozliczania projektu. Warto pamiętać, że błędnie sformułowane wskaźniki produktu i rezultatów projektu mogą utrudnić weryfikację efektów projektu i wpłynąć na trudności w jego ocenie końcowej. 

Błędy finansowe

Uchybienia finansowe wynikają z nieprawidłowego zarządzania środkami przyznanymi w ramach projektu. Do najczęstszych z nich należy nieprzestrzeganie wytycznych dotyczących prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowości projektu, nieprawidłowe wydatkowanie otrzymanych zaliczek oraz chęć refundowania wydatków, które nie są zaplanowane w budżecie. Błędy zdarzają się również podczas realizacji zakupów do projektów. 

REKLAMA

Błędy przy przetargach

Ten etap przysparza największych trudności beneficjentom i generuje znaczącą liczbę błędów, które obaczone są najwyższymi korektami finansowymi (nawet w wysokości całego wydatku). Nieprawidłowości generowane w tym obszarze wpływają na finansowe rozliczenie projektu. Mogą doprowadzić do otrzymania mniejszej dotacji niż przyznana lub nawet do zwrotu już otrzymanych środków. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjenci muszą realizować zakupy w oparciu o określone zasady wynikające z prawa zamówień publicznych lub wytycznych kwalifikowalności wydatków. Te procedury nie zawsze są stosowane poprawnie, a do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • nieodpowiednie oszacowanie wartości zamówienia, które prowadzi do nieprawidłowego wyboru trybu postępowania;
  • naruszenie zasady uczciwej konkurencji, a co za tym idzie zasady równego dostępu do zamówienia dla potencjalnych oferentów;
  • niewystarczająco szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, co może skutkować otrzymaniem ofert, które nie spełniają oczekiwań projektu;
  • określenie zbyt krótkiego terminu na składanie ofert, co jest uznawane za nieprawidłowość skutkującą korektą finansową; 
  • niedostateczne udokumentowanie przebiegu postępowania zagrożone karami finansowymi dla zamawiającego. 

Wskazówki dla beneficjentów

Uniknięcie opisanych błędów wymaga rzetelnego podejścia do zarządzania projektem na każdym etapie jego realizacji. Beneficjenci powinni stosować się do kilku kluczowych zasad. 

Po pierwsze, niezwykle istotne jest zapoznanie się z dokumentami programowymi, w tym z regulaminem konkursu, umową o dofinasowanie oraz wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków. 

Po drugie, realizacja projektu zgodnie z umową i przygotowanym wnioskiem to klucz do sukcesu. Regularne audyty wewnętrzne i cykliczne spotkania zespołowe pozwalają na bieżąco monitorować postęp prac i wychwytywać potencjalne błędy oraz konieczne zmiany już na wczesnym etapie, co pozwala na szybką reakcję i minimalizowanie ich wpływu na całokształt projektu.

Po trzecie, należy pamiętać o skrupulatnym dokumentowaniu wszystkich działań dotyczących projektu, aby zachować właściwą ścieżkę audytu. Ważne jest również przestrzeganie ustawowych terminów i harmonogramów projektu, co minimalizuje ryzyko opóźnień i kar finansowych.

Po czwarte, nie można także zapominać o wsparciu doświadczonych doradców, najlepiej od początku realizacji projektu. Obejmuje ono przygotowanie projektu, wsparcie w procesie podpisywania umowy o dofinansowanie, zarządzanie realizacją projektu, jego rozliczanie, prowadzenie przetargów oraz asystę podczas kontroli projektu. Pozwala to uniknąć wielu problemów i zwiększa szanse na pomyślne zakończenie i rozliczenie przedsięwzięcia.

Przestrzeganie procedur i odwołania

Wdrożenie projektów unijnych to wyzwanie, które wymaga nie tylko gruntownej wiedzy i znajomości przepisów, ale także dużej dokładności i systematyczności. Pojedynczy błąd może nie tylko opóźnić ich realizację, ale również wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi, takimi jak konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania. Tylko staranne podejście do każdego etapu projektu zapewni sukces i maksymalne wykorzystanie przyznanych środków. 

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub uchybień, które prowadzą do negatywnych decyzji instytucji, beneficjent ma prawo złożyć od nich odwołanie. Proces odwoławczy może być przeprowadzony na różnych etapach realizacji projektu. Na koniec warto pamiętać, że ostatecznym zadaniem beneficjenta funduszy jest nie tylko osiągnięcie założonych celów, ale również kompletne rozliczenie oraz właściwe wykorzystanie przyznanych środków. 

Autorka: Marta Bonecka, manager w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA