Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych od 2018 roku

27 maja 2014 roku wprowadzono Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Przesłankami do wprowadzenia tych regulacji było ułatwienie funkcjonowania administracji publicznej i ograniczenie biurokracji, a także  oszczędności związane z brakiem konieczności drukowania papierowych faktur. Do 27 listopada 2018 r. państwa UE mają czas na uchwalenie przepisów krajowych wdrażających przepisy ww. dyrektywy.

17 marca 2016 r. Minister Rozwoju przygotował Projekt założeń projektu ustawy o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych.

Ustawa ma wejść w życie z dniem 26 stycznia 2018 r.  Projekt zakłada, że wejście w życie obowiązku wystawiania przez wykonawców i odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, związanych z realizacją zamówień publicznych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego powinien być podzielony na dwa  okresy. Planuje się wejście powyższego obowiązku dla zamawiających od dnia 26 listopada 2018 r., a dla wykonawców natomiast od dnia 1 listopada 2020 r.

Monitor Księgowego

Definicja ustrukturyzowanej faktury elektronicznej

Dyrektywa wprowadza obowiązek odbioru przez instytucje publiczne faktur od dostawców, przesłanych w postaci elektronicznej, spełniających wymagania normy europejskiej lub jednego z zalecanych przez Komisję standardów. Jednocześnie dyrektywa wprowadza pojęcie normy europejskiej, jako wzoru (standardu) faktury elektronicznej, która to norma wraz z listą zgodnych z nią standardów będą stanowiły listę referencyjną dla postaci faktur elektronicznych odbieranych przez instytucje publiczne.

Regulacje dotyczące faktur elektronicznych oraz wymagań dotyczących ich stosowania zawarte są w ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Ustawa ta od 1 stycznia 2014 r., definiuje pojęcie „faktury" oraz „faktury elektronicznej". Definicja ta wskazuje, że faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Definicja e-faktury w polskiej ustawie o VAT nie jest w pełni zgodna z wymaganiami dyrektywy 2014/55/UE, gdyż dyrektywa wprowadza dodatkowy wymóg, aby e-faktura była w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, nie zaś w postaci dowolnego pliku np. obrazu graficznego. Dlatego w projektowanej ustawie o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych znajdzie się definicji ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Co znajdzie się w nowej ustawie o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych

- wprowadzenie obowiązku przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przez zamawiających zamówień publicznych od daty transpozycji dyrektywy 2014/55/UE oraz możliwości wystawiania takich faktur przez wykonawców zamówień publicznych, ponadto po dwóch latach od terminu transpozycji dyrektywy 2014/55/UE wejdzie w życie obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przez wykonawców zamówień publicznych,

- wprowadzenie możliwości elektronicznego przetwarzania dokumentów, związanych z realizacją zamówień publicznych, w tym w szczególności, noty korygującej rachunku, noty księgowej, zamówienia, potwierdzenia dostawy, protokołu zdawczo-odbiorczego,

- delegacja ustawowa do wydania rozporządzenia wykonawczego i określenie w nim zasad funkcjonowania systemu teleinformatycznego, umożliwiającego wymianę dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, który gwarantuje interoperacyjność na jednolitym europejskim rynku cyfrowym poprzez zgodność z normą europejską oraz przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją zamówień publicznych,

- delegacja ustawowa do wydania rozporządzenia wykonawczego przywołującego normę europejską i listę syntax’ów (formatów), jako standardy elektronicznego fakturowania w Polsce,

- wprowadzenie możliwości bardziej efektywnej kontroli kontroli i nadzoru realizacji wydatków budżetu państwa oraz wydatków dokonywanych przez jednostki sfery finansów publicznych, dokonywanej przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie danych pochodzących z przetwarzanych na platformie dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych,

- wprowadzenie możliwości wykorzystania danych z platformy przez organy statystyki publicznej,

- zapewnienie możliwości powierzenia w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotowi zewnętrznemu realizacji zadań związanych z opracowaniem i prowadzeniem platformy e-fakturowania, przy zapewnieniu środków finansowych na realizację tych zadań,

- zapewnienie możliwości udostępnia dane pochodzących z przetwarzanych na platformie dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych organom kontroli skarbowej.

Biuletyn VAT

Cele nowych przepisów

Jako cele wprowadzenia nowych przepisów wymienia się m. in.:

- wypełnienie obowiązków, jakie spoczywają na Polsce, jako państwie członkowskim Unii Europejskiej w zakresie transpozycji dyrektywy 2014/55/UE,

- wzrost stosowania rozwiązań elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych dzięki obowiązkowi przyjmowania e-faktur przez zamawiających,

- wzrost stosowania e-faktur w obrocie gospodarczym i w sprzedaży do konsumentów indywidualnych,

- ułatwienie uczestniczenia przez polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych innych państw członkowskich Unii Europejskiej,

Długofalowo zaś oczekiwane jest także wprowadzenie obowiązku posługiwania się fakturami elektronicznymi w relacjach pomiędzy wykonawcami a zamawiającymi, standaryzacja sposobu dokumentowania realizacji zamówień publicznych i elektronicznego fakturowania oraz obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw i wzrost ich konkurencyjności.

Wątpliwości Ministerstwa Finansów

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów Leszek Skiba w trakcie uzgodnień międzyresortowych (pismo z 22 marca 2016 r.) podkreślił jednak, że implementowanie tych regulacji może spotkać się z problemami organów administracji publicznej w zakresie wdrożenia tych przepisów. Jako przykład podaje to, że systemy finansowo-księgowe używane przez Ministerstwo Finansów nie są przystosowane do odbierania i przetwarzania ustrukturyzowanych e-faktur.

Wymagają one udziału człowieka przy manualnym wprowadzaniu danych do systemu, co podwyższa koszty wprowadzenia planowanych zmian. Zaznacza również, że konsumenci indywidualni nie są adresatami norm dyrektywy 2014/55/UE bowiem ww. dyrektywa wprowadza regulacje dotyczące fakturowania elektronicznego w relacjach gospodarczych pomiędzy organami administracji publicznej i przedsiębiorcami w zamówieniach publicznych, gdyż nie jest możliwe w świetle przepisów unijnych dotyczących podatku VAT wprowadzenie takiego obowiązku w innych obszarach (jest to pozostawione do decyzji stron i wymaga akceptacji odbiorcy faktury).

Projekt założeń projektu ustawy o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych

oprac. Monika Gołębiewska