Jak prowadzić ewidencje akcyzowe?

W dniu 30 marca 2018 r. opublikowane zostało w Dzienniku Ustaw nowe rozporządzenie Ministra Finansów z 27 marca 2018 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej jako rozporządzenie w sprawie ewidencji akcyzowych).

To nowe rozporządzenie w sprawie ewidencji akcyzowych obowiązuje od 1 kwietnia 2018 r. Ww. rozporządzenie zastąpiło rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 21.12.2016 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy. Aktualne rozporządzenie w sprawie ewidencji akcyzowych wydane zostało w związku ze zmianami w ustawie o podatku akcyzowym dotyczącymi suszu tytoniowego oraz opodatkowania podatkiem akcyzowym dwóch nowych kategorii wyrobów akcyzowych tj. płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich a także w związku z objęciem ww. wyrobów obowiązkiem oznaczania znakami akcyzy.

Obecnie obowiązujące (od 1.04.2018 r.) rozporządzenie w sprawie ewidencji akcyzowych nadało nowe brzmienie § 40 (ewidencja suszu tytoniowego) oraz złącznikom 10 – 12 (wzory ewidencji dotyczących znaków akcyzy), a także wprowadziło okres przejściowy dla ewidencji podatkowych znaków akcyzy prowadzonych zgodnie ze wzorami obowiązującymi do 31.03.2018 r. trwający nie dłużej niż do 31.12.2018 r.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

W odniesieniu natomiast do zasad prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku akcyzowego, nowe rozporządzenie w sprawie ewidencji akcyzowych nie przewiduje zmian w porównaniu z poprzednio obowiązującym rozporządzeniem. Podmiot obowiązany do prowadzenia ewidencji akcyzowych (dokumentacji) nadal ma prawo wyboru formy prowadzenia ewidencji. Ewidencje akcyzowe mogą być zatem prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej.

Warto zapamiętać, że w przypadku prowadzenia dokumentacji w formie papierowej, przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego dokumentację. Tym samym, przed rozpoczęciem wypełniania ewidencji akcyzowej w formie papierowej należy ją przedstawić do właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego w celu opatrzenia przeszycia plombą przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej.

Ponadto naczelnik urzędu celno-skarbowego na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis. Wpisy do dokumentacji winny być dokonywane w sposób trwały i wyraźny. Zmian i poprawek należy dokonywać w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisana w rubryce "uwagi".

Bieżące rozporządzenie w sprawie ewidencji akcyzowych utrzymuje także zasady prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Do prowadzenia takich ewidencji nadal można wykorzystywać więcej niż jeden program komputerowy. Dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1. umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
2. umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
3. pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji w porządku chronologicznym;
4. uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Z uwagi na powyższe wymogi, ewidencje akcyzowe nie mogą być prowadzone w formie arkusza kalkulacyjnego Excel. Winny być one prowadzone z wykorzystaniem specjalistycznych programów komputerowych spełniających ww. wymagania.

Kopię dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej należy ponadto przechowywać zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.