Czy wydatki na spotkanie integracyjne pracowników i członków zarządu spółki mogą być kosztem

rada

Tak, wydatki związane z organizacją spotkania integracyjnego można zaliczyć do kosztów podatkowych spółki.

uzasadnienie

Od 2007 r. został poszerzony katalog wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych. Dotyczy to m.in. wyłączenia usług gastronomicznych, zakupów żywności i napojów związanych z reprezentacją (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Należy zwrócić uwagę, że wymienione poszczególne pozycje kosztowe muszą występować w związku z reprezentacją, żeby uznać je za wyłączone z kosztów podatkowych. Jeżeli więc spółka poniosła koszty na zakup żywności, grilla, które są przeznaczone na organizację spotkania integracyjnego, to niewątpliwie nie będą to zakupy związane z reprezentacją, co zresztą Państwo słusznie zauważyli. Istotą reprezentacji jest bowiem wywarcie pozytywnego wrażenia na potencjalnym kliencie, stałym kontrahencie, a więc podmiocie zewnętrznym w stosunku do spółki. Natomiast organizacja spotkania integracyjnego w zamkniętym gronie pracowników i członków zarządu spółki nie może być poczytywana za reprezentację. W spotkaniu nie uczestniczy bowiem podmiot, na którym poprzez reprezentację miałoby zostać wywarte pozytywne wrażenie dotyczące spółki.

WAŻNE!

Organizacja spotkania integracyjnego w zamkniętym gronie pracowników i członków zarządu spółki nie może być poczytywana za reprezentację. W spotkaniu nie uczestniczy bowiem podmiot, na którym poprzez reprezentację miałoby zostać wywarte pozytywne wrażenie dotyczące spółki.

Analiza omawianych kosztów powinna zostać przeprowadzona w oparciu o ogólne zasady dotyczące kwalifikowania kosztów do kosztów podatkowych. Jeżeli przyjmie się, że celem organizowania spotkań, wyjazdów i innych form wspólnego spędzania czasu przez pracowników spółki jest próba wytworzenia mocniejszej więzi pomiędzy nimi, to należy przyjąć, że wszystkie koszty temu służące powinny zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Budowa zaufania, wzajemnego zrozumienia, zapewnienie warunków do wymiany poglądów i doświadczeń pomiędzy pracownikami spółki może przełożyć się na efektywność, jakość i szybkość pracy tych pracowników, a więc czynniki bezpośrednio wpływające na poziom osiąganych przychodów. Organizacja spotkania, w trakcie którego pracownicy i członkowie zarządu wspólnie grillują, ułatwia kontakt w relacjach przełożony - podwładny. Wymienione skutki organizowanych przyjęć integracyjnych mogą pośrednio wpłynąć na przychody spółki. Zatem koszty poniesione w związku ze spotkaniami tego rodzaju mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych.

Należy dodać, że jeżeli pytanie dotyczyłoby również kosztów uczestnictwa w organizowanym spotkaniu członków rady nadzorczej, udziałowców, to przypadające na nich wydatki należałoby wyłączyć z kosztów podatkowych. Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38a updop nie są bowiem kosztem wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Jednak w praktyce ustalenie i wycena kosztów konsumpcji i udziału w imprezie poszczególnych członków rady nadzorczej lub udziałowców jest bardzo trudna, jeśli w ogóle możliwa. Dlatego, pomimo formalnego wyłączenia z katalogu kosztów podatkowych wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych lub organów stanowiących, faktyczny brak możliwości ustalenia wysokości kosztów przypadających na te osoby będzie oznaczał, że wydatki poniesione na organizowane spotkanie w całości będą mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych.
Podstawa prawna

l art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 i 38a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

Krzysztof Wojciechowski

doradca podatkowy ze Spółki Doradztwa Podatkowego „Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy” Sp. z o.o.