Kto wypełnia obowiązki wspólnoty mieszkaniowej w zakresie rachunkowości?

Co prawda ustawa o rachunkowości zawiera w art. 3 ust. 1 pkt 6 definicję kierownika jednostki lecz przepis ten wymaga dodatkowej analizy przed zastosowaniem go do wspólnot.

Przez kierownika jednostki w ustawie o rachunkowości rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się - wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę.  Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych w ustawie.  Odpowiada za właściwy nadzór nad wykonywaniem obowiązków w zakresie rachunkowości  również w przypadku, gdy obowiązki te - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostały powierzone innej osobie za jej zgodą.

Jest odpowiedzialny za zapewnienie aby sprawozdanie finansowe spełniało wymagania określone w ustawie.  Wreszcie kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

W świetle tej definicji sprawa wydaje się jednoznaczna wówczas, gdy w strukturze wspólnoty funkcjonuje prawidłowo powołany zarząd.

Kiedy wspólnota mieszkaniowa nie musi płacić podatku dochodowego

Wspólnoty mieszkaniowe jako podatnicy CIT

O tym czy we wspólnotach mieszkaniowych powstanie określona struktura to znaczy czy zostanie wyłoniony zarząd, decyduje wola właścicieli wyodrębnionych lokali oraz liczba lokali. Wynika to z uregulowań zawartych w art. art. 18 ust. 1 i 2a ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r o własności lokali ( dalej: uowl). Gdy lokali wyodrębnionych oraz niewyodrębnionych jest więcej niż siedem, właściciele,  stosownie do przepisu art. 20 uowl, mają obowiązek dokonać wyboru zarządu.

W przeciwnej sytuacji właściciele lokali nie mają obowiązku powoływać zarządu, jednak mogą to  zrobić. W umowie należy wtedy postanowić, że sprawami wspólnoty kierował będzie zarząd.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 14 września 2005 r ( III CZP 62/05) stwierdza, iż „ustanowienie zarządcy (w znaczeniu funkcjonalnym) na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z 1994 r. o własności lokali wyklucza możliwość tworzenia zarządu (w znaczeniu podmiotowym) według postanowień art. 20 ustawy”.

Zatem we wspólnocie możemy mieć trzy sytuacje:
1. zarząd wybrany stosownie do postanowień art. 20 uowl,
2. zarządcę nieruchomości wspólnej ustanowionego na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali;
3.  we wspólnocie liczącej mniej niż siedem lokali może nie wystąpić tak zarząd, jak i zarządca.

W drugim przypadku zarządca może występować w imieniu właścicieli lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową. Zarządca zatem niezależnie od postanowień umowy wiążącej go ze wspólnotą jest w świetle ustawy o rachunkowości – kierownikiem jednostki.

W trzecim przypadku wszyscy członkowie wspólnoty kolektywnie  pełnią rolę kierownika jednostki.

Jak wynika z powyższej analizy, ustalenie kierownika jednostki we wspólnocie mieszkaniowej wymaga dokładnego zapoznania się z zawartymi przez wspólnotę umowami i uchwałami.