Jak rozliczyć wydatki na zagranicznych pracowników ?

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wyrażonym w interpretacji z 2 grudnia 2010 r. (nr IPPB1/415-788/10-2/ES), co do zasady wydatki te wiążą się z przychodami pracodawcy i mogą być przez niego zaliczane do kosztów podatkowych. 

Interpretacja ta była skierowana do osoby fizycznej prowadzącej indywidualną działalność gospodarczą. Dlatego dyrektor odwoływał się do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT).

Jednakże, z uwagi na podobieństwo obu ustaw o podatkach dochodowych, tezy interpretacji mogą być też odnoszone do spółek kapitałowych, rozliczających się z podatku dochodowego na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT). 

Sprawa dotyczyła podatniczki PIT, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie opieki nad dziećmi, a także nauki języków obcych. 

Jednym z przejawów tej działalności jest niepubliczne przedszkole językowe, które oferuje zajęcia prowadzone przez cudzoziemców, tzw. „native speakerów” (we wniosku o interpretację pada też spolszczone określenie „mówcy ojczyści”). Podatniczka zatrudnia ich na umowę o pracę.

Szczególna rola „native speakerów” wiąże się z koncepcją nauczania języka obcego przez „zanurzenie językowe”. Zgodnie z założeniami tej koncepcji, w relacjach z dziećmi nauczyciele nie używają języka polskiego, więc cała werbalna komunikacja odbywa się w języku obcym.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Dzięki temu dzieci traktują porozumiewanie się w tym języku jako rzecz naturalną, co sprzyja przyswajaniu. Ewentualne zatrudnienie Polaka nie dałoby takich efektów, nawet gdyby to był wykwalifikowany nauczyciel języka obcego. 

Jak uważa podatniczka, polscy nauczyciele mają tendencje do posługiwania się językiem polskim, ilekroć pojawiają się trudności komunikacyjne. Tym sposobem nauka przez „zanurzenie językowe” byłaby niemożliwa.

Niezależnie od powyższego, zatrudnianie „native speakerów” pociąga za podwyższone koszty. Podatniczka pokrywa m.in. wydatki związane z uzyskiwaniem pozwoleń na pracę, kart stałego pobytu i wiz pracowniczych, a także wydatki na tłumaczenia niezbędne do uzyskania tych dokumentów.
Ponosi też wydatki na bilety lotnicze i kolejowe, z których korzystają zagraniczni nauczyciele oraz wydatki na zakwaterowanie w hotelach lub wynajętych mieszkaniach. Kolejna ważna pozycja kosztowa to wydatki na ubezpieczenie za okres poprzedzający zawarcie umowy o pracę (ani we wspomnianej interpretacji, ani we wniosku o jej wydanie nie wskazano rodzaju ubezpieczenia; wydaje się, że chodziło o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne). 

W związku z przedstawionym stanem faktycznym podatniczka zastanawiała się, czy wymienione powyżej wydatki może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Dla wyjaśnienia tej sprawy złożyła wniosek o interpretację do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. We wniosku przedstawiła własne stanowisko, wedle którego zaliczanie tych wydatków do kosztów podatkowych jest całkowicie dopuszczalne. Uzasadniając tę tezę, powołała się na art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Jest to odpowiednik art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, czyli przepis, z którego wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu negatywnym (na gruncie ustawy o PIT katalog negatywny mieści się w art. 23). 

Po rozpatrzeniu wniosku Dyrektor wydał interpretację, w której stwierdził, że stanowisko podatniczki było prawidłowe. Uzasadniając rozstrzygnięcie, całkowicie zignorował kwestię katalogu negatywnego zamieszczonego w art. 23 ustawy o PIT.

Tym samym milcząco przyznał, że wydatki, których dotyczył wniosek, nie były w tym katalogu wymienione.

Dlatego też jedyna wątpliwość dotyczyła pytania, czy spełniały one warunki potrącalności wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Dyrektor przypomniał, że w świetle tego przepisu podatnik powinien ustalić, czy jego wydatek został poniesiony „w celu uzyskania przychodów” (nie wspomniał o pozostałych przesłankach potrącalności; najwyraźniej uznał, że nie jest to konieczne). 

Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Wyjaśnił następnie, że sformułowanie nakazujące działanie „w celu” uzyskania przychodów oznacza, że podatnik powinien do tego celu dążyć. Ten założony cel nie musi zostać zrealizowany, ale „musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go bezpośrednio realizować lub co najmniej winny go zakładać jako realny”. 

Dyrektor przypomniał też, że kosztami uzyskania przychodów są zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z przychodami, jak i wydatki pozostające w związku pośrednim.

Odnosząc te zasady do sytuacji przedstawionej przez podatniczkę, dyrektor stwierdził, że wskazane przez nią wydatki dotyczą cudzoziemców, którzy „przyjeżdżają do Polski w konkretnym celu, tzn. w celu podjęcia pracy u wnioskodawczyni”. Nie ma zatem wątpliwości, że są to koszty związane z działalnością gospodarczą i tym samym spełniają przesłankę poniesienia „w celu uzyskania przychodów”. W konsekwencji – co do zasady – mogą być odliczane od podstawy opodatkowania.

Przedstawiając tę korzystną dla podatniczki konkluzję, Dyrektor poczynił dwa zastrzeżenia, znane z wielu innych interpretacji indywidualnych. Wiążą się one z faktem, że opisy stanu faktycznego, zamieszczane we wnioskach o interpretacje, mają – z natury rzeczy – dość ogólny charakter. 

Bywa czasem tak, że rzeczywistość jest od tych opisów bogatsza i obejmuje ważne okoliczności, o których wnioskodawca nie napisał. Okoliczności te mogą np. przesądzać o tym, czy pewne wydatki są ponoszone celowo („w celu osiągnięcia przychodów”), czy też niecelowo.

Dlatego też Dyrektor zaznaczył, że ciężar udowodnienia związku przyczynowo-skutkowego między kosztem i przychodem – ciąży na podatniku. Oznacza to, że podatnik będzie musiał wykazać istnienie takiego związku w przypadku ewentualnej kontroli, niezależnie od treści uzyskanej interpretacji. 

Po drugie, Dyrektor przypomniał, że jako organ wydający interpretację, „nie jest zobowiązany ani uprawniony do prowadzenia postępowania dowodowego”. Mówiąc innymi słowy, podstawą postępowania interpretacyjnego jest stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę, zaś organ nie może go korygować, ani uzupełniać za pomocą jakichkolwiek dowodów. 

Ewentualne różnice między opisem stanu faktycznego i rzeczywistym stanem faktycznym mogą zostać ujawnione tylko w zwykłym postępowaniu kontrolnym, podatkowym lub skarbowym. Jeżeli te różnice będą znaczące, to ochrona wynikająca z pozytywnej interpretacji może być iluzoryczna. 

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
Art. 22.
1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. (...)