Rower w firmie Czy wydatki na zakup i eksploatację można zaliczyć do kosztów podatkowych? Czy można odliczyć VAT?

• Zakup i eksploatacja roweru w kosztach firmy
• Amortyzacja roweru
• Odliczenie VAT od zakupu roweru
• Odliczenie VAT - zasady, przepisy
• Użycie firmowego roweru do celów prywatnych opodatkowane VAT

Zakup i eksploatacja roweru w kosztach firmy

W interpretacji indywidualnej z 22 listopada 2021 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.173.2021.1.WS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że zakup roweru, który ma służyć przedsiębiorcy do dojazdu na spotkania z klientami i załatwiania spraw firmowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Z uwagi na fakt, że rower ten został nabyty do majątku firmy za cenę poniżej 10 tys. zł można nie zaliczać tego składnika majątkowego do środków trwałych, a wydatki związane z nabyciem zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o PIT. Koszty dodatkowego wyposażenia (np. urządzenia zabezpieczającego przed kradzieżą) i eksploatacji (np. wymiana części podlegających zużyciu) będą również stanowiły koszty uzyskania przychodu tego przedsiębiorcy.

Jak wskazał wnioskujący o interpretację przedsiębiorca, rower będzie służył mu jako środek transportu do szybszego poruszania się, dojazdu na spotkania z klientami i załatwiania innych spraw firmowych. Użytkowanie roweru ma na celu ominięcie korków w mieście, poprawę punktualności poprzez przewidywalność czasu jazdy i brak konieczności poszukiwania miejsc parkingowych, a także uniezależnienie się od rosnących i zmiennych kosztów paliwa.

Organ podatkowy przypomniał jednocześnie, że zgodnie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Z tej ogólnej zasady tej wynika, że wydatek poniesiony przez podatnika PIT (przedsiębiorcę) może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów (tzw. kosztów podatkowych), gdy służy osiągnięciu przychodów. Czyli, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy kosztem, a możliwością uzyskania przychodów przez tego przedsiębiorcę, a także zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Wydatki na nabycie roweru oraz wydatki związane z jego eksploatacją (np. serwis) nie są ujęte w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, który jest określony w art. 23 ustawy o PIT. Zatem koszty zakupu i eksploatacji roweru mogą być ujęte w kosztach podatkowych w PIT o ile podatnik może wykazać (w dowolny sposób - dokumentami, oświadczeniami, zeznaniami świadków) związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Jak wskazał Dyrektor KIS, ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.

Co istotne, organy podatkowe stoją też na stanowisku, że kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów bez względu na to, czy ów skutek się ziści.

Amortyzacja roweru

W innej interpretacji (z 31 października 2023 r. - sygn. 0115-KDWT.4011.61.2023.1.AK) Dyrektor KIS uznał, że wydatki na nabycie roweru droższego niż 10 tys. zł do swojej działalności gospodarczej, można zaliczać do kosztów ale stopniowo - poprzez amortyzację.

Przedsiębiorczyni (prowadząca działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży detalicznej odzieży) chciała kupić rower szosowy o wartości ok. 30 tys. zł, jak to argumentowała: w związku z utrudnieniami komunikacyjnymi oraz zmniejszeniem kosztów wynikających z rosnących cech paliw, a także problemem braku miejsc parkingowych oraz od miesiąca lipca zwiększeniem o 100% cen za parkowanie na terenie gminy, w której jest prowadzona działalność.

Organ podatkowy zgodził się, że zakup takiego roweru może być kosztem uzyskania przychodu w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Ale jednocześnie uznał, że będzie to środek trwały, a w związku z tym wydatki na jego nabycie muszą podlegać amortyzacji podatkowej.
Zgodnie bowiem z art. 22f ust. 3 ustawy o PIT, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h-22m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. Zaś gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22m albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.

Środkiem trwałym jest więc każdy składnik majątku, który stanowi własność (współwłasność) podatnika, został nabyty (wytworzony) przez podatnika, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok oraz jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

A na podstawie art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT:
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem art. 22k, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), z zastrzeżeniem art. 22e, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór; suma odpisów amortyzacyjnych obejmuje również odpisy, których, zgodnie z art. 23 ust. 1, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dlatego końcowo Dyrektor KIS stwierdził:
"Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że podstawowym sposobem korzystania z zakupionego roweru będzie wykorzystywanie go na potrzeby prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej, co pozwala przyjąć, że będzie on kompletny i zdatny do używania. Jeśli więc przewidywany okres używania roweru będzie dłuższy niż rok, to będzie on spełniał kryteria wymienione w art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość roweru będzie przy tym wyższa niż 10 000 zł., w związku z czym należy uznać że spełni on wszystkie warunki uznania za środek trwały podlegający amortyzacji. Będzie zatem Pani zobowiązana ująć przedmiotowy rower w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawych jako środek trwały. Oznacza to, że wydatek na zakup wskazanego we wniosku roweru nie będzie mógł być przez Panią zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Do kosztów podatkowych będzie mogła Pani zaliczyć odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej ww. środka trwałego (roweru), na zasadach określonych w przepisach art. 22a-22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. "

Odliczenie VAT od zakupu roweru

W innej interpretacji podatkowej (z 9 grudnia 2020 r. - sygn. 0114-KDIP4-2.4012.465.2020.4.AA) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się, że przedsiębiorca (czynny podatnik VAT) będzie miał prawo odliczenia podatku naliczonego w 100%, na zasadach określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w przypadku zakupu roweru elektrycznego. Rower ten został kupiony w celu wykorzystywania go w prowadzonej działalności gospodarczej, która jest (co do zasady) opodatkowana VAT.

O interpretację wystąpiła podatniczka, która prowadzi jednoosobowo pozarolniczą działalność, jest podatnikiem VAT, prowadzi księgę przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych. Zgodnie z wpisem REGON, działalność przeważająca tej podatniczki wg PKD to: 8211Z: działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura, natomiast pozostałe działalności to: 7022Z: pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania, 8129Z: pozostałe sprzątanie, oraz 8219Z: wykonywanie fotokopii, przygotowywanie dokumentów i pozostała specjalistyczna działalność wspomagająca prowadzenie biura.

Podatniczka ta dysponowała co prawda samochodem osobowym, który wykorzystywała w działalności ale postanowiła też zakupić rower elektryczny za ok. 6000-10000 zł netto + podatek VAT. Podatniczka deklarowała, że rower elektryczny będzie wykorzystywała wyłącznie w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Wskazała też, że do celów prywatnych ma inny rower.

Konieczność zakupu roweru podatniczka uzasadniała tym, że posiadany przez nią samochód osobowy jest stary i wymaga częstych napraw. Zakup roweru elektrycznego jest potrzebny w prowadzonej przez nią działalności gospodarczej w celu dojazdu do klientów i załatwiania spraw firmowych. Podatniczka wskazała też, że w czasie epidemii COVID-19 chce ograniczyć korzystanie z komunikacji miejskiej, gdzie ryzyko zarażenia wirusem COVID-19 jest większe.

Odliczenie VAT - zasady, przepisy

Dyrektor KIS przypomniał, że na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT czynni podatnicy VAT mają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo to przysługuje gdy:
- odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz
- towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zatem warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku VAT należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Nie można więc odliczyć VAT naliczonego przy zakupie towarów i usług, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT - czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Warto też wskazać, że w art. 88 ww. ustawy VAT znajduje się lista wyjątków, które pozbawiają podatnika VAT prawa do odliczenia VAT (czyli obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego). Nie znajdziemy tam przepisu dot. wydatków na nabycie roweru.

Związek wydatków z prowadzoną działalnością - pośredni lub bezpośredni

Organy podatkowe podkreślają, że przepisy nie wyjaśniają dokładnie w jakim zakresie i w jaki sposób towary i usługi muszą być wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, aby pozwoliło to podatnikowi na odliczenie VAT. Związek nabywanych towarów i usług z działalnością podatnika może mieć zatem charakter pośredni lub bezpośredni.
Związek bezpośredni zakupów z działalnością (tj. czynnościami opodatkowanymi VAT) podatnika zachodzi wtedy, gdy nabywane towary i usługi służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy opodatkowanej VAT.
A związek pośredni zakupów z działalnością (tj. czynnościami opodatkowanymi VAT) podatnika zachodzi wtedy, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa, mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym osiąganymi przez podatnika obrotami.

Zarówno w prawie polskim jak i europejskim, zasada potrąceń podatku VAT naliczonego wymaga związku podatku naliczonego (czyli zakupów) ze sprzedażą opodatkowaną. Podatnik ma prawo do odliczenia VAT w stopniu, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do celów transakcji (czynności) opodatkowanych VAT.

Zatem niezbędnym warunkiem odliczenia VAT jest istnienie bezspornego związku pomiędzy zakupami a konkretną transakcją opodatkowaną. Stąd prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług zakłada, że poczynione wydatki stanowią element cenotwórczy transakcji (czynności) obciążonych podatkiem VAT należnym.

Mimo, że podatniczka wskazywała, że zakup roweru elektrycznego ma jedynie pośredni związek z działalnością gospodarczą (tj. nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu, lecz przez wpływ na ogólne funkcjonowanie działalności przyczynia się do generowania przez podatniczkę obrotu opodatkowanego VAT), to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że podatniczka ma prawo do 100% odliczenia VAT od zakupu tego roweru.

Użycie firmowego roweru do celów prywatnych opodatkowane VAT

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 18 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP4-2.4012.386.2022.3.MC) również potwierdził możliwość 100% odliczenia VAT od zakupu roweru, który będzie wykorzystywany (w przeważającej mierze) do celów działalności gospodarczej. Ale jednocześnie przypomniał, że opodatkowane VAT jest odpłatne świadczenie usług, którym na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT jest również:
1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;
2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Dlatego też Dyrektor KIS stwierdził w tej interpretacji:
W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych do działalności gospodarczej oraz do celów prywatnych, w odniesieniu do których już w chwili zakupu wiadomo o „mieszanym” przeznaczeniu odliczenie podatku jest możliwe wyłącznie w takiej części, w jakiej nabycie to jest związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jeśli natomiast w chwili zakupu podatnik nie może odpowiednio określić, w jakim zakresie towar lub usługa będzie wykorzystywana do celów działalności, a w jakim do celów prywatnych, możliwe jest pełne odliczenie podatku naliczonego, z uwzględnieniem art. 7 ust. 2 ustawy oraz art. 8 ust. 2 ustawy. 
W analizowanym przypadku rower będzie służył Pani głównie w prowadzonej działalności gospodarczej, niemniej może się zdarzyć, że skorzysta Pani z roweru również w celach prywatnych np. wracając z biura wykorzysta Pani rower jako środek komunikacji do przejazdu między biurem a sklepem, gdzie dokona Pani prywatnych zakupów. Przy czym jest Pani w stanie określić, że zakupiony rower będzie wykorzystywany w przeważającej większości do celów opodatkowanej działalności gospodarczej, jednak nie jest możliwe procentowe albo czasowe podzielenie wykorzystania na związane z działalnością opodatkowaną i związane z celami prywatnymi.
Zatem skoro nie może Pani odpowiednio określić, w jakim zakresie rower będzie wykorzystywany do celów działalności gospodarczej, a w jakim do celów prywatnych, będzie Pani przysługiwać, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej zakup tego roweru. Powyższe prawo będzie przysługiwać z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy oraz regulacji wynikających z art. 8 ust. 2 ustawy. 
W konsekwencji będzie Pani zobowiązana do opodatkowania podatkiem od towarów i usług każdego wykorzystania zakupionego roweru do celów prywatnych (osobistych), na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy. W rozpatrywanej sprawie bowiem w przypadku wykorzystania roweru do celów prywatnych nastąpi użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika (do celów osobistych podatnika). Ponadto, jak ustalono powyżej, będzie Pani przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia roweru. (...).

Warto zauważyć, że wyżej cytowane interpretacje podatkowe zachowują cały czas aktualność. Nie zmieniły się bowiem co do zasady przepisy, na podstawie których zostały one wydane.

oprac. Paweł Huczko