Samochód wniesiony do spółki partnerskiej – jak rozliczać koszty jego eksploatacji?

Jestem architektem i prowadzę wspólnie razem z siostrą działalność gospodarczą w formie spółki partnerskiej. Do użytku służbowego wspólników, pracowników spółki i załatwiania bieżących spraw spółki z którymi będą związane wyjazdy zamierzamy wnieść aportem do majątku firmy własne samochody. W tym celu podpiszemy aneks do umowy spółki,  w którym będzie zawarta informacja o wniesieniu do majątku spółki prywatnych samochodów według cen rynkowych. Na podstawie aneksu do umowy spółki pojazdy będą wniesione do majątku spółki, a następnie wpisane do ewidencji środków trwałych. Czy wszelkie wydatki związane z utrzymaniem pojazdów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów spółki.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu powinien spełniać łącznie następujące warunki:

- pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

- być właściwie udokumentowany.

Pośród związanych z pojazdami wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów znajdują się koszty używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Polecamy: Faktura VAT od A do Z

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zauważmy więc, że nie możemy uznać za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego w przypadku, gdy ewidencja przebiegu pojazdów nie jest prowadzona. W przypadku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów wysokość kosztów podatkowych została natomiast ograniczona do kwoty wynikającej z pomnożenia stawki za 1 km i faktycznego przebiegu pojazdu.