Jak ewidencjonować przebieg pojazdu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Zasada prowadzenia ewidencji nie ma zastosowania w przypadku samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu.

Zobacz ujednolicone akty prawne: USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego wynosi:

- 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

- 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Kilometrówka obejmuje m. in.: wydatki na zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, opłaty parkingowe jak również wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC.

Ewidencja przebiegu pojazdu nie obejmuje montażu instalacji gazowej, gdyż jest  ona uznawana za  modernizację samochodu.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter!

Polecamy: Podatki 2014 - Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2014

Pan Jan Kowalski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Od marca 2010 zaczął korzystać w swojej firmie z samochodu osobowego o pojemności 1800 cmł, który jest jego prywatną własnością. Żeby wliczyć w koszty wydatki związane z bieżącym utrzymaniem pojazdu, co miesiąc prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Lp Autopromocja KOMPLET PODATKI 2026 Sprawdź	Data wyjazdu	Nr rejestracyjny	Opis trasy	Cel wyjazdu	Odległość w km	Stawka	Wartość (zł)	Podpis
1	1.03.2010	XYZ 1234	Łazy- Lublin- Łazy	Rozmowy z kontrahentem	120	0,8358	100,30
2	5.03.2010	XYZ 1234	Łazy- Poczta	Wysłanie paczek do klientów	5	0,8358	4,18
3	6.03.2010	XYZ 1234	Łaz Biuro Rachunkowe	Zawiezienie dokumentów do biura rachunkowego	5	0,8358	4,18
4	8.03.2010	XYZ 1234	Łazy i okolice	Rozmowy z kontrahentami	150	0,8358	125,37
5	11.03.2010	XYZ 1234	Łazy i okolice	Załatwianie spraw związanych z firmą	30	0,8358	25,07
6	12.03.2010	XYZ 1234	Łazy- Warszawa- Łazy	Targi	300	0,8358	250,74
7	15.03.2010	XYZ 1234	Łazy- Błonie- Łazy	Dostarczenie towaru do klienta	50	0,8358	41,79
8	21.03.2010	XYZ 1234	Łazy- IKEA	Zakup artykułów na potrzeby firmy	10	0,8358	8,36
9	25.03.2010	XYZ 1234	Łazy Poczta	Wysyłka paczek do klientów	5	0,8358	4,18
				Suma:	675		564,17

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Jednocześnie pan Jan Kowalski co miesiąc robi zestawienie faktur za poniesione wydatki. Faktury muszą zawierać numer rejestracyjny samochodu, aby mogły być uznane za koszty.

Zestawienie faktur:

Lp	Nr faktury	Data faktury	Rodzaj kosztu	Kwota
1	34219876	3.03.2010	paliwo	120,00
2	453/2010	7.03.2010	Zakup części do samochodu	100,00
3	53298867656	12.03.2010	paliwo	80,00
4	33/10	14.03.2010	Naprawa samochodu	280,00
5	118	25.03.2010	Przegląd rejestracyjny samochodu	80,00
6	876/123/10	26.03.2010	paliwo	98,00
7	90/2010/5	30.03.2010	Wymiana opon	65,00
			SUMA:	823,00

W  zestawieniu wydatki za paliwo pan Jan Kowalski wpisuje w kwocie brutto (nie  odlicza się VAT-u od paliwa dla samochodów osobowych), pozostałe wydatki – w kwocie netto.

Wydatki rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie.

Przykładowe zestawienie kosztów z trzech kolejnych miesięcy:

Miesiąc	Kwota wynikająca z „kilometrówki”		Kwota wynikająca z zestawienia faktur		Kwota wpisana do pkpir
	co miesiąc	narastająco	co miesiąc	narastająco	co miesiąc	narastająco
marzec	564,17	564,17	823,00	823,00	564,17	564,17
kwiecień	419,57	983,74	500,00	1323,00	419,57	983,74
maj	602,91	1586,65	200,00	1523,00	539,26	1523,00

W pierwszym miesiącu (marzec) pan Jan Kowalski może zaksięgować w koszty kwotę 564,17.  Porównuje kwoty narastająco z kolumny 2 i 4  wpisuje do kol. 5 i 6 kwotę mniejszą.

W drugim miesiącu (kwiecień) pan Jan Kowalski porównuje kwoty narastająco z kilometrówki (kol.2) i zestawienia faktur (kol.4), do kolumny 6 wpisuje kwotę mniejszą, tzn. 983,74, a do kpir kwotę 419,57 (983,74 – 564,17).

W maju pan Kowalski znów porównuje kwoty narastająco z kol. 2 i 4 a następnie do kol. 6 wpisuje kwotę mniejszą czyli 1523,00. Do pkpir zalicza koszt w wysokości: 539,26 (1523,00 – 983,74).

W kolejnych miesiącach pan Jan Kowalski postępuje tak samo aż do końca roku kalendarzowego. W nowym roku ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się od początku. Nie można przenieść nadwyżki na następny rok.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty związane z używaniem samochodu wpisuje się w kol. 13.

Lp.	Data zdarzenia	Nr dowodu księgowego	Nazwa kontrahenta	…	Opis zdarzenia gospodarczego	…	Pozostałe wydatki	Razem
1	2	3	4		6		13	14
…	31.03.2010	DW 3/2010	Firma pana Jana Kowalskiego		Rozliczenie pojazdu XYZ 1234 za m-c marzec		564,17	564,17
…	30.04.2010	DW 6/2010	Firma pana Jana Kowalskiego		Rozliczenie pojazdu XYZ 1234 za m-c kwiecień		419,57	419,57
…	31.05.2010	DW 10/2010	Firma pana Jana Kowalskiego		Rozliczenie pojazdu XYZ 1234 za m-c maj		539,26	539,26

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (pracownik, właściciel firmy, zleceniobiorca). W każdym przypadku ewidencja powinna być zatwierdzana przez właściciela firmy.

Polecamy: Podatek od spadków i darowizn

Polecamy: Postępowanie podatkowe

Podstawa prawna:

- art. 23 ust. 1 pkt 46,47, pkt 5 ustawy o PIT;

- pkt 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zmianami.);

- art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.