Koszt ubezpieczenia w podróży służbowej jako przychód pracownika

Autopromocja

Interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 31 marca 2011 r. (nr DD3/033/205/KDJ/10/PK-1417)

Stan faktyczny

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Wnioskodawca, realizując zadania statutowe, kieruje pracowników i osoby niebędące pracownikami za granicę do wykonywania zadań naukowych i dydaktycznych na rzecz uczelni. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991) pracownikowi przysługują i są finansowane przez uczelnię:

1) diety

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

2) koszty:

- przejazdów i dojazdów,

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

- noclegów

- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wnioskodawca dokonuje również zakupu polis ubezpieczeniowych ważnych na okres trwania podróży (pracownik nie może korzystać z ubezpieczenia w celach pozasłużbowych) jako zabezpieczenie przed ewentualnymi, nieprzewidywalnymi co do wysokości, wydatkami związanymi ze zwrotem udokumentowanych kosztów leczenia za granicą. Konieczność tego zabezpieczenia, a w konsekwencji wykupienia polis, wynika z faktu, że wnioskodawca, jako publiczna szkoła wyższa, działając na podstawie przepisów ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z późn.zm.) oraz ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 z późn.zm.) gospodarkę finansową realizuje na podstawie planu rzeczowo-finansowego zgodnie z zasadami celowości i racjonalności wydatkowania środków publicznych. W planie rzeczowo-finansowym będzie ujęty koszt zakupu polis ubezpieczeniowych, a nie koszt wydatków związanych ze zwrotem kosztów leczenia i zakupu leków, który jest niemożliwy do oszacowania. Źródłem finansowania wyjazdów są w przeważającej części projekty badawcze, których kosztorysy są zatwierdzane przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, przyjęty projekt musi być zrealizowany i rozliczony w wyznaczonym czasie, a środki przeznaczone na podróże nie mogą być przekroczone. Zakup polis jest więc działaniem zarówno racjonalnym, jak i niezbędnym.

Stanowisko organu podatkowego

(...) Katalog zwolnień przedmiotowych określony w art. 21 ust. 1 ustawy zawiera przepis, (pkt 16) na podstawie którego wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1) podróży służbowej pracownika,

2) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w powyższej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.). Na podstawie § 2 tego rozporządzenia z tytułu podroży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety

2) zwrot kosztów:

- przejazdów i dojazdów,

- noclegów

- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zatem w myśl § 2 pkt 2 lit. c ww. rozporządzenia, w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowej, przysługuje mu zwrot kosztów innych wydatków (niż wymienione w pkt 2 lit. a i b, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przepis ten określa obowiązek pracodawcy do zwrócenia pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej, których zasadność poniesienia pracodawca zaakceptował. Z brzmienia tego przepisu wynika, iż pracownik musi najpierw te wydatki ponieść, aby pracodawca mógł dokonać ich zwrotu. Jeśli ten warunek jest spełniony, można mówić o możliwości zastosowania zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. Dodatkowo, w przypadku osób niebędących pracownikami, zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16, może zostać zastosowane, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z kolei § 12 przywołanego wyżej rozporządzenia wprost stanowi, że w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Do zwrotu nie kwalifikują się natomiast koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. Zwrot dokonywany jest ze środków pracodawcy.

Nie może być jednak mowy o zwrocie wydatków poniesionych przez pracownika (osoby niebędącej pracownikiem), w sytuacji gdy, jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego - wydatku tego w istocie nie poniósł. Ponadto, biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, iż wnioskodawca, wykupując ubezpieczenie, którego celem jest „zabezpieczenie przed ewentualnymi, nieprzewidywalnymi co do wysokości wydatkami wiązanymi ze zwrotem udokumentowanych kosztów leczenia za granicą”, w istocie zabezpiecza siebie przed ewentualną koniecznością zwrotu z własnych środków kosztów leczenia pracownika poniesionych podczas podróży za granicą, do czego obliguje go - w przypadku pracowników - przywołany wyżej § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 lutego 2002 r.

Dlatego też wartość zapłaconej z tego tytułu składki ubezpieczeniowej przez wnioskodawcę nie stanowi przychodu pracownika (osoby niebędącej pracownikiem), w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej sytuacji rozpatrywanie możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy, nie znajduje uzasadnienia. (...)