Czy wydatki na posiłki podczas spotkań biznesowych są kosztem uzyskania przychodów?

Tak wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 17 stycznia 2011 r. (III SA/Wa 836/10).

Sprawa dotyczyła spółki komandytowej, świadczącej usługi prawne oraz usługi w zakresie doradztwa podatkowego. W ramach współpracy z kontrahentami lub potencjalnymi partnerami biznesowymi, organizowała ona spotkania.

W zależności od okoliczności, odbywały się one w siedzibie spółki, w siedzibach kontrahentów, bądź na gruncieneutralnym, często w restauracjach. Zapraszając kontrahenta na spotkanie dorestauracji spółka ponosiła koszt posiłku z oferowanego przez nią menu.

Reprezentacja czy tylko wyjście naprzeciw standardom?

W związku z powyższym spółka zwróciła się do organu podatkowego z pytaniem, czy przedmiotowe wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, jeśli spotkania służą załatwianiu spraw służbowych i nie mają charakteru uroczystego, wytwornego czy okazałego?

W opinii spółki wydatki związane z zapraszaniem kontrahentów na spotkania biznesowe odbywające się w restauracjach, stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).

Zdaniem spółki, przedmiotowe wydatki nie stanowią przede wszystkim wyłączonej z kosztów reprezentacji, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy. Spotkania w restauracji organizowane przez spółkę, nie maja charakteru wystawnego czy wytwornego, a polegają na zapewnieniu jedynie standardowego poczęstunku.

Organ podatkowy nie zgodził się ze stanowiskiem spółki. Stwierdził, że na gruncie ustaw podatkowych należy przyjąć, że reprezentacja to działanie podatnika wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia na aktualnych lub potencjalnych kontrahentach podatnika lub osobie trzeciej.

Efektem jest ułatwienie zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Tym samym, wydatki na przedmiotowe posiłki będą nosiły cechy reprezentacji i jako takie będą wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodów.

Po bezskutecznym wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa spółka wniosła skargę do WSA, który ją oddalił, podzielając stanowisko organów podatkowych.

Pojęcie reprezentacji zbyt szeroko rozumiane w orzecznictwie

Komentowany wyrok wpisuje się w dominującą ostatnio linię orzeczniczą sądów administracyjnych, zgodnie z którą wydatki poniesione na posiłki podczas spotkań z kontrahentami w restauracji noszą znamiona reprezentacji, bez względu na to czy konkretny posiłek odznacza się wystawnością czy też ma charakter zwyczajowo przyjęty.

W konsekwencji, wydatki takie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W ocenie składów orzekających prezentujących to stanowisko, reprezentację stanowią wszelkie działania służące nawiązywaniu i podtrzymywaniu kontaktów biznesowych oraz kształtowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy.

Powyższe stanowisko może jednak budzić uzasadnione wątpliwości. Z uwagi na fakt, iż brak jest ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, zasadne jest odniesienie się do znaczenia tego terminu funkcjonującego w języku potocznym.

W rezultacie, spotkania w restauracji związane ze spożyciem posiłku zwyczajowo przyjętego w takich sytuacjach, powinny być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych.

Takie stanowisko podziela też część sądów administracyjnych. Przykładowo, WSA w Krakowie w wyroku z dnia 18 maja 2010 r. (sygn. I SA/Kr 620/10) oraz WSA w Bydgoszczy w wyroku z dnia 16 marca 2010 r. (sygn. akt I SA/Bd 17/10) stwierdziły, że dla uznania wydatków na posiłek w restauracji za reprezentację, konieczne jest wykazanie, iż poczęstunek ten nie mieści się w ustalonych zwyczajach, lecz cechuje go okazałość i wytworność.

Polecamy: serwis koszty

Polecamy: serwis PIT

Zgodnie z tym potocznym znaczeniem reprezentacją jest "okazałość”, „wystawność w czyimś sposobie życia”, czyli działania zmierzające do podkreślenia wysokiej pozycji społecznej i prestiżu. W konsekwencji, posiłkom spożywanym podczas spotkań z kontrahentami w restauracji trudno będzie przypisać charakter reprezentacji, jeżeli mają one charakter zwyczajowo przyjęty i nie odznaczają się wystawnością.