Przedsiębiorca wydaje pieniądze na edukację i szkolenia. Kiedy może te wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych firmy?

• Ogólne wymogi prawne co do kosztu uzyskania przychodu
• Pracownicy
• Współpracownicy B2B
• Samozatrudnieni

Ogólne wymogi prawne co do kosztu uzyskania przychodu

Zarówno ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwana dalej “ustawą o PIT”) jak i ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (zwana dalej “ustawą o CIT”) wymaga, aby każdy wydatek ujmowany w kosztach uzyskania przychodów:
1) pozostawał w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
2) był faktycznie i definitywnie poniesiony przez podatnika,
3) był udokumentowany,
4) pozostawał w bezpośrednim albo co najmniej pośrednim związku przyczynowym z osiąganiem przychodów bądź zachowywaniem źródła przychodów albo ewentualnie zabezpieczaniem źródła przychodów,
5) nie podlegał wyłączeniu ustawowemu (co nie ma miejsca w przypadku wydatków edukacyjnych i szkoleniowych).

Pracownicy

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy stanowi w art. 17 i art. 94 pkt 6, iż pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Szczegółowe zasady w tym zakresie unormowane zostały w art. 1031 - 1036 Kodeksu pracy. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. W analogiczny sposób potraktować zatem należy koszty pozostałych wydawnictw i materiałów (pomocy) szkoleniowych oraz egzaminów. Warunkiem, który organy podatkowe stawiają dla zaliczenia przez pracodawcę wszystkich tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest dopasowanie kierunku kształcenia do zakresu wykonywanych przez pracownika czynności w ramach stosunku pracy. 

Analogicznie potraktować należy sytuację zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków pracodawcy na sfinansowanie pracownikowi studiów podyplomowych - pod warunkiem, że nabycie danych kwalifikacji umożliwi pracownikowi awans u dotychczasowego pracodawcy (połączony niejednokrotnie z zawieraną z pracodawcą umową lojalnościową).

Współpracownicy B2B

W przypadku ponoszenia wydatków na szkolenia przeznaczone dla zewnętrznych współpracowników przedsiębiorcy (relacja B2B) możliwość ich zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów nie jest oczywista. Należy bowiem w szczególności pamiętać, że koszty te muszą pozostawać w bezpośrednim (albo co najmniej pośrednim) związku przyczynowym z osiąganiem przychodów bądź zachowywaniem (ewentualnie zabezpieczaniem) źródła przychodów. Ponadto ich charakter nie może przesądzać o tym, że stanowią jedynie koszty reprezentacji mające na celu tworzenie lub poprawę wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, gdyż wówczas takie koszty podlegają wyłączeniu ustawowemu (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Tym niemniej w konkretnych stanach faktycznych Dyrektor KIS potwierdził dopuszczalności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na szkolenia dla zewnętrznych współpracowników podatnika:

Samozatrudnieni

Kiedy przedsiębiorca wydaje pieniądze na własną edukację, ważne jest, kiedy te studia się odbywają i kiedy ponosi się związane z nimi koszty, szczególnie w kontekście czasu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Na przykład, w przypadku zawodów prawniczych, wydatki na aplikację adwokacką, radcowską czy studia podyplomowe, które zostały poniesione zanim osoba zaczęła pracować jako adwokat lub radca prawny, nie mogą być zaliczone jako koszty uzyskania przychodów z tej działalności. Tak wynika z orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) z 17 października 2014 r. (II FSK 2304/12) oraz z 1 marca 2023 r. (II FSK 2072/20). NSA tłumaczy, że jest to spowodowane tym, iż ustawodawca łączy koszty uzyskania przychodów zawsze z przychodami z określonego źródła. Koszty te zmniejszają przychody właśnie z tego źródła, co oznacza, że są one ściśle powiązane z konkretnym źródłem przychodów. Wydatki na edukację poniesione przed rozpoczęciem działalności są traktowane jako osobiste, gdyż służą podniesieniu ogólnego poziomu wiedzy.

Wydaje się, że organy podatkowe są bardziej skłonne do akceptacji wydatków przedsiębiorców na edukację, jeśli służy ona rozwojowi istniejącej już działalności lub wprowadzeniu nowej specjalizacji. Oto kilka przykładów, kiedy takie wydatki zostały uznane za dopuszczalne koszty podatkowe:

1. Koszty zaocznych studiów magisterskich z informatyki, które przedsiębiorca odbywał w ramach jednoosobowej działalności usługowej w dziedzinie IT (pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 czerwca 2011 r., sygn. ILPB1/415-427/11-4/AA).
2. Wydatki na studia podyplomowe z zakresu zarządzania BHP, które miały na celu zdobycie kwalifikacji niezbędnych do rozszerzenia działalności (pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 lipca 2011 r., sygn. ILPB1/415-629/11-2/AA).
3. Koszty podyplomowych studiów zarządzania projektami poniesione przez przedsiębiorcę doradzającego w zakresie zarządzania projektami, w celu pozyskania większej liczby klientów (pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 grudnia 2010 r., sygn. IPPB1/415-938/10-2/EC).
4. Wydatki na studia doktoranckie z ekonomii poniesione przez przedsiębiorcę prowadzącego kursy i szkolenia z ekonomii i zarządzania (pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 stycznia 2012 r., sygn. ILPB1/415-1243/11-2/AA).

Indywidualne interpretacje podatkowe dotyczące tego, czy wydatki na edukację można zaliczyć do kosztów podatkowych, nie są jednak jednolite i zależą od szczegółów danej sytuacji. Na przykład, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w piśmie z 16 maja 2013 r. (sygn. IPTPB1/415-147/13-2/AP) nie zaakceptował wydatków lekarza medycyny na odbycie studiów doktoranckich jako kosztów podatkowych, uznając je za inwestycję w ogólną wiedzę i edukację, a więc za wydatki osobiste.