Kiedy przedsiębiorca jest w podróży służbowej

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Owe odrębne przepisy to:

- (odnośnie rozliczania diet w podróży krajowej) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990; ost. zm. w Dz. U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661).

- (odnośnie rozliczania diet w podróży zagranicznej) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991; ost. zm. w Dz. U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555).

Mimo, że w świetle prawa pracy rozporządzenia te dotyczą tylko pracowników państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej, to przyjęło się (jako że są to jedyne powszechnie obowiązujące przepisy w tym zakresie), że odnośnie aspektów podatkowych stosuje się te limity również do innych pracowników i przedsiębiorców.

Zatem aby przedsiębiorca mógł zaliczyć diety do kosztów - odbywana przez niego podróż musi mieć cechy „podróży służbowej”.

Niestety organy podatkowe stosują rygorystyczną wykładnię pojęcia podróż służbowa.

Ciekawe kazusy w omawianym kontekście zostały przedstawione w niedawnych interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 października 2009 r. (nr IPPB1/415-567/09-2/EC) i z 16 października 2009 r. (nr IPPB1/415-692/09-4/EC).

Pierwszy kazus dotyczył przedsiębiorcy świadczącego na co dzień usługi w Polsce, który znalazł odbiorcę swoich usług w Wielkiej Brytanii. W związku z tym w lipcu 2009 r. udał się tam, aby przez okres kilku tygodni świadczyć owe usługi. Przedsiębiorca ten chciał wiedzieć czy ten wyjazd stanowił podróż służbową i czy w związku z nim może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet.

Druga interpretacja dotyczy osoby, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług związanych z transportem drogowym na rzecz jednego podmiotu. Świadczy usługi polegające na kierowaniu pojazdami specjalistycznymi zleceniodawcy, który deleguje go w poszczególne miejsca w kraju lub do miejscowości zagranicznych, na podstawie karty drogowej i polecenia wyjazdu służbowego.