Zwrot przez pracownika opłat za korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych

Zwrot opłat przez pracownika

20 lipca 2011 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK) wydał interpretację indywidualną prezentując bieżące stanowisko organów podatkowych w sprawie rozliczania kosztów rozmów telefonicznych i połączeń internetowych ze służbowych telefonów komórkowych ponad ustalone limity w przypadku zwrotu tych kosztów przez pracownika.

Organ podatkowy odpowiedział na pytanie, czy jest prawidłowe wprowadzenie (dla określenia kwoty zwrotu) przez pracodawcę limitów na rozmowy ze służbowych telefonów komórkowych i limitów na połączenia internetowe oraz uznawanie za połączenia prywatne tylko tych mających miejsce po przekroczeniu tych limitów.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, gdy pracownik zwraca pracodawcy koszt rozmów i połączeń ponad ustalony limit dla rozmów służbowych, traktując je jako prywatne, to w tym przypadku nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Można zatem przyjąć fikcję, że rozmowy po przekroczeniu limitu połączeń służbowych są prywatne – bez konieczności śledzenia bilingów.

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

Polecamy: Czy obiad z kontrahentem w restauracji to reprezentacja, czy koszt uzyskania przychodu

Procedura korzystania ze służbowego telefonu

Analizowana interpretacja jest interesująca z uwagi na szczegółowy opis procedury zastosowanej przez pracodawcę co do przyznawania poszczególnym pracownikom limitów na rozmowy telefoniczne i korzystanie z Internetu.

Pracodawca wprowadził limity w drodze regulaminu oraz zapisów w umowach o pracę albo aneksach do nich. Uprawnienie do korzystania ze służbowych telefonów i kart modemowych następuje na wniosek pracownika.

Wnioski o przydział i określenie limitu na rozmowy z telefonu służbowego lub modemu wymagają szczegółowego uzasadnienia i wykazania związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi.

Na podstawie zatwierdzonych wniosków sporządzane są umowy używania telefonu służbowego i kart modemowych. Przyznanie limitów może być czasowe lub stałe uzależnione od zajmowanego stanowiska oraz powierzonych pracownikowi obowiązków służbowych.

W zawieranych umowach pracownicy zobowiązują się do korzystania z nich jedynie w celach służbowych. Przyjęte zasady potwierdzone zapisem w regulaminie zobowiązują pracowników do używania telefonów i kart modemowych wyłącznie do celów służbowych.

W regulaminie określone zostały kwartalne limity rozmów służbowych zróżnicowane dla określonych grup użytkowników.

Przekroczenie w danym okresie rozliczeniowym przyznanych limitów powoduje obowiązek pokrycia przez użytkownika kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy suma wartości rachunków miesięcznych netto, a przyznanym limitem kwartalnym, powiększonej o podatek VAT dla obliczonej różnicy.

Celem działań pracodawcy było uzyskanie pewności, że w związku z korzystaniem ze służbowych telefonów komórkowych lub kart modemowych, po stronie pracowników nie powstaje przychód podlegający opodatkowaniu.

Ocena fiskusa procedury stosowanej przez pracodawcę

Oceniając procedury przyjęte u pracodawcy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie powołał się na art. 12 ust. Ustawy o PIT.

Przepis ten za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy nakazuje uznać wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z uwagi na użycie przez pracodawcę zwrotu w szczególności przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych termin nieodpłatne świadczenie obejmuje swym zakresem wszelkie zjawiska i zdarzenia, których konsekwencją jest nieodpłatne przysporzenia w majątku innego podmiotu, mające konkretny wymiar finansowy.

Nieodpłatnym świadczeniem będzie więc przesunięcie majątkowe, stanowiące przysporzenie po stronie przyjmującego świadczenie pracownika, kosztem majątku pracodawcy.

Na tej podstawie organ podatkowy ocenił w następujący sposób procedury stosowane przez pracodawcę:

 „W przypadku udostępnienia telefonów komórkowych i przyznania w związku z tym limitów do wykorzystania na rozmowy służbowe oraz ustalenia limitów na połączenia internetowe nie sposób uznać, iż pracownicy Spółki uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownicy ci uzyskiwaliby nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia w sytuacji, gdyby korzystali z telefonów i Internetu dla celów prywatnych, natomiast wnioskodawca ponosiłby koszty takiego korzystania w całości lub w części. Należy podkreślić, iż gdy telefon i internet wykorzystywany jest jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym) - wydatki ponoszone przez wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń”.