Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów

Dieta jako przychód pracownika i koszt pracodawcy

Diety oraz inne otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią co do zasady przychód ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast po stronie pracodawcy zobligowanego do ich wypłacenia, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Wysokość diet i innych należności

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa sztywno stawki dla tzw. budżetówki oraz minimalne stawki należności z tytułu delegacji dla wszystkich pracowników.

Zgodnie z art. 77⁵ § 3-4  Kodeksu pracy przedsiębiorcy prywatni mogą określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Pamiętając oczywiście o tym, by nie były niższe od stawek pracowników budżetówki. Przy braku wewnątrzzakładowych regulacji, stosuje się wprost przepisy rozporządzenia.

Rozliczenie delegacji

Pracownik rozlicza swoją podróż służbową w terminie 14 dni od daty jej zakończenia. Dołącza dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, jak np. bilety, rachunki, a gdy jest to niemożliwe – oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynie braku dokumentów.  Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczeń podatkowych i składkowych.

Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek strefy budżetowej korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał dietę w wysokości równej limitom bądź niższą, otrzymana należność nie zostanie obniżona o zaliczkę na podatek dochodowy i składkę ZUS.

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) stanowi, że koszty uzyskania przychodów to  koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. O ile poniesione koszty delegacji pracownika są powiązane z działalnością pracodawcy i są właściwie udokumentowane oraz istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztami a uzyskanym przychodem to mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Deregulacja zawodów księgowych i finansowych w 2014r. - PDF

Leasing - Raport INFOR - PDF

Przekroczenie limitów

W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników budżetówki, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w rozporządzeniu. Nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy zatrudnionego i podlega opodatkowaniu. Płatnik zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Według Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lutego 2013 r. (IBPBII/1/415-1006/12/BJ), ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie część nieprzekraczająca diety z tytułu podróży służbowej, określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zauważono, że wewnątrzzakładowe regulacje mogą przewidywać korzystniejsze warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż określone przepisami rozporządzenia, a pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu w kwocie wyższej niż przewidziana przepisami rozporządzenia. Zwolniona od podatku będzie jednak tylko część otrzymanej należności. Nadwyżka ponad wartość limitowanej diety podlega opodatkowaniu. Ze zwolnienia korzysta wyłącznie limitowana część diety, także wtedy, gdy pracownik nie rozliczy się z delegacji w przewidzianym terminie.

Pracownik w związku z jednodniową krajową podróżą służbową otrzymał dietę w wysokości 30 zł. Miał zapewniony obiad. Wypłacono także koszt podróży komunikacją miejską w wysokości 6 zł.

Ze zwolnienia z podatku dochodowego korzysta kwota 21 zł. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu wynosi 6 zł, a więc cała kwota będzie zwolniona z podatku. Według rozporządzenia limitowana wysokość diety wynosi 30 zł, przy czym zapewniony bezpłatny obiad stanowi 50% wysokości diety. Pozostała część, tj. 15 zł zostanie opodatkowana.

Kiedy limity nie muszą być bezwzględnie stosowane?

Wyjątkowa jest sytuacja, kiedy pracodawca nie wypłaca diet, a ponosi całkowicie koszty podróży służbowej. Zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z 3 października 2013 r., sygn. akt III SA/Wa 937/13) „limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej”.

Zakład pracy działając na podstawie wewnątrzzakładowego regulaminu w całości pokrywał koszty podróży służbowej pracowników o ile były udokumentowane fakturami wystawionymi na zakład pracy. Należy zaznaczyć, że obowiązujące wówczas rozporządzenia utraciły moc prawną. Sąd uznał, że po stronie pracownika nie powstaje żaden podlegający opodatkowaniu przychód. Zapewnienie przez zakład pracy całodziennego wyżywienia jest kosztem pracodawcy i nawet jeżeli przekracza wysokość diety nie może być traktowane jako przychód pracownika.  

Ilona Stefaniak