REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów

Subskrybuj nas na Youtube
Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów
Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Podróże służbowe są chlebem powszednim zakładów pracy. Ustawodawca dość szczegółowo wyznacza zasady rozliczania delegacji pracowników, o czym świadczą chociażby tzw. limity. Jednak co w przypadku, gdy ww. limity zostaną przekroczone? Jak rozliczyć delegację pracownika, który poniósł wyższe koszty w związku z podróżą służbową?

Dieta jako przychód pracownika i koszt pracodawcy

Diety oraz inne otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowych stanowią co do zasady przychód ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast po stronie pracodawcy zobligowanego do ich wypłacenia, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

REKLAMA

Autopromocja

Wysokość diet i innych należności

REKLAMA

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa sztywno stawki dla tzw. budżetówki oraz minimalne stawki należności z tytułu delegacji dla wszystkich pracowników.

Zgodnie z art. 775 § 3-4  Kodeksu pracy przedsiębiorcy prywatni mogą określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania bądź umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Pamiętając oczywiście o tym, by nie były niższe od stawek pracowników budżetówki. Przy braku wewnątrzzakładowych regulacji, stosuje się wprost przepisy rozporządzenia.

Rozliczenie delegacji

Pracownik rozlicza swoją podróż służbową w terminie 14 dni od daty jej zakończenia. Dołącza dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, jak np. bilety, rachunki, a gdy jest to niemożliwe – oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynie braku dokumentów.  Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczeń podatkowych i składkowych.

REKLAMA

Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek strefy budżetowej korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał dietę w wysokości równej limitom bądź niższą, otrzymana należność nie zostanie obniżona o zaliczkę na podatek dochodowy i składkę ZUS.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) stanowi, że koszty uzyskania przychodów to  koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. O ile poniesione koszty delegacji pracownika są powiązane z działalnością pracodawcy i są właściwie udokumentowane oraz istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztami a uzyskanym przychodem to mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Deregulacja zawodów księgowych i finansowych w 2014r. - PDF

Leasing - Raport INFOR - PDF

Przekroczenie limitów

W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników budżetówki, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w rozporządzeniu. Nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy zatrudnionego i podlega opodatkowaniu. Płatnik zobowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Według Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lutego 2013 r. (IBPBII/1/415-1006/12/BJ), ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie część nieprzekraczająca diety z tytułu podróży służbowej, określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Zauważono, że wewnątrzzakładowe regulacje mogą przewidywać korzystniejsze warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż określone przepisami rozporządzenia, a pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu w kwocie wyższej niż przewidziana przepisami rozporządzenia. Zwolniona od podatku będzie jednak tylko część otrzymanej należności. Nadwyżka ponad wartość limitowanej diety podlega opodatkowaniu. Ze zwolnienia korzysta wyłącznie limitowana część diety, także wtedy, gdy pracownik nie rozliczy się z delegacji w przewidzianym terminie.

Pracownik w związku z jednodniową krajową podróżą służbową otrzymał dietę w wysokości 30 zł. Miał zapewniony obiad. Wypłacono także koszt podróży komunikacją miejską w wysokości 6 zł.

Ze zwolnienia z podatku dochodowego korzysta kwota 21 zł. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu wynosi 6 zł, a więc cała kwota będzie zwolniona z podatku. Według rozporządzenia limitowana wysokość diety wynosi 30 zł, przy czym zapewniony bezpłatny obiad stanowi 50% wysokości diety. Pozostała część, tj. 15 zł zostanie opodatkowana.


Kiedy limity nie muszą być bezwzględnie stosowane?

Wyjątkowa jest sytuacja, kiedy pracodawca nie wypłaca diet, a ponosi całkowicie koszty podróży służbowej. Zdaniem WSA w Warszawie (wyrok z 3 października 2013 r., sygn. akt III SA/Wa 937/13) „limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej”.

Zakład pracy działając na podstawie wewnątrzzakładowego regulaminu w całości pokrywał koszty podróży służbowej pracowników o ile były udokumentowane fakturami wystawionymi na zakład pracy. Należy zaznaczyć, że obowiązujące wówczas rozporządzenia utraciły moc prawną. Sąd uznał, że po stronie pracownika nie powstaje żaden podlegający opodatkowaniu przychód. Zapewnienie przez zakład pracy całodziennego wyżywienia jest kosztem pracodawcy i nawet jeżeli przekracza wysokość diety nie może być traktowane jako przychód pracownika.  

Ilona Stefaniak

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

REKLAMA

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA