REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów - kiedy stosować i jak

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mateusz Nalbert
Pracownicze koszty uzyskania przychodów - kiedy stosować i jak
Pracownicze koszty uzyskania przychodów - kiedy stosować i jak

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca zatrudniając pracownika i naliczając wynagrodzenie, jest zobligowany uwzględnić w nim, w formie zryczałtowanej, koszty uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych z dn. 26 lipca 1991 r. zwaną dalej „ustawą o PIT”. Koszty uzyskania przychodu są nieodzownym elementem, który jest niezbędny do prawidłowego ustalenia wysokości należnego podatku, a co za tym idzie kwoty netto wynagrodzenia. Wysokość tych kosztów jest uzależniona od kilku czynników takich jak np. miejsce zamieszkania lub forma zatrudnienia.

Podatki 2020

REKLAMA

Aktualne informacje dot. kosztów pracowniczych

PIT 2020

Wysokość kosztów

Koszty uzyskania przychodu pozostają niezmienne od 2008 roku. Poprzednio wynosiły 108,50 zł oraz 135,63 zł, ten niewielki wzrost kosztów nie jest adekwatny do kosztów jakie pracownik ponosi faktycznie co miesiąc związanych z dojazdem i eksploatacją prywatnego samochodu, chociaż prawo przewiduje wykazanie w deklaracji PIT kwoty faktycznie poniesionej to ogranicza się ona do zbiorowych środków komunikacji np. imienne bilety miesięczne.

Wspomniana już wcześniej ustawa o PIT przewiduje dwie kwoty pracowniczych kosztów uzyskania przychodu naliczanych przy wynagrodzeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Pierwsza z nich to 111.25 zł, jest to stawka tzw. podstawowa, stosowana w przypadku stosunku pracy gdy pracownik zamieszkuje w miejscowości tej samej, w której znajduję się zakład pracy i bez znaczenia jest czy pracownik jest tam na stałe zameldowany czy tylko czasowo tam zamieszkuje.

Druga stawka kosztów uzyskania przychodów to 139,06 zł, jest to kwota tzw. podwyższonych kosztów, którą stosuje się w ściśle określonym przypadku. Pracownik musi zamieszkiwać w miejscowości innej niż w tej, w której znajduje się zakład pracy oraz nie otrzymywać dodatku za rozłąkę. Pracodawcy muszą pamiętać jednak o tym, że sami z siebie nie mogą naliczać podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nawet wtedy, gdy dysponują wiedzą, że takie przesłanki zachodzą. Niezbędnym w tej kwestii jest oświadczenie pracownika, o zamieszkiwaniu w miejscowość innej niż zakład pracy (można się posłużyć gotowym drukiem lub napisać takie oświadczenie odręcznie). Złożenie takiego dokumentu leży w interesie pracownika i żaden przepis prawny nie zobowiązuje pracodawcy do przypomnienia o tym uprawnieniu pracownikowi.

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 3500 zł, zamieszkuje w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy. Pracodawca dysponuje drukiem PIT-2 złożonym przez pracownika, który uprawnia go do odliczania kwoty wolnej od podatku tj. 46,33zł.

Płaca zasadnicza 3500zł,
Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, społeczne) razem 479,85zł,
Podstawa naliczenia podatku dochodowego 3500 zł - 479,85 zł - 111,25 zł = 2908,90 zł » 2909 zł (należy pamiętać, aby zaokrąglić podstawę do pełnych złotych)
Potrącona zaliczka na podatek dochodowy 2909 * 18% - 46,33 = 477,29 zł

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 3500 zł, zamieszkuje w miejscowości innej niż zakład pracy, i w związku z tym złożył stosowne oświadczenie, oraz PIT-2.

Płaca zasadnicza 3500 zł,
Składki na ubezpieczenie społeczne 479,85 zł,
Podstawa naliczenia podatku dochodowego 3500 – 479,85 – 139,06 = 2881,08 » 2881 zł,
Potrącona składka na podatek dochodowy 2881 * 18% - 46,33 = 472,25 zł

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w kwocie 3500 zł, zamieszkuje w tej samej miejscowości co zakład pracy ale pracodawca błędnie pominął koszty uzyskania przychodu, pracownik złożył PIT-2 uprawniający go do pomniejszania podatku o kwotę wolną od podatku.

W przypadku oświadczenia o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, pracodawcy muszą pamiętać, że taki dokument musi mieć postać papierową. Taka forma jest niezbędna do dołączenia do akt osobowych pracownika, w celu wykazania się podstawą ich naliczenia przed organami kontrolującymi.

Stosowanie kosztów

Koszty uzyskania przychodów należy uwzględnić zawsze gdy:

  • pracownik otrzymał jakikolwiek przychód ze stosunku pracy, bez znaczenia jest jej wysokość i ilość przepracowanych dni,
  • są wypłacane ze środków pracodawcy, i tutaj ważna jest informacja; wynagrodzenie chorobowe też jest wypłacane przez pracodawcę, gdy zatrudnia on więcej niż 20 osób, a więc należy również przy takim tytule wynagrodzenia uwzględnić koszty,
  • gdy wypłata wynagrodzenia następuje już po ustaniu stosunku pracy, np. wypłacamy wynagrodzenie 10 następnego miesiąca a stosunek pracy ustał w ostatnim dniu miesiąca. Również gdy wypłacamy zaległy ekwiwalent za urlop lub tzw. „trzynastkę”, nawet parę miesięcy po ustaniu stosunku pracy należy uwzględnić „kup”.

Przy wyliczaniu podatku po ustaniu stosunku pracy należy uwzględnić same „kup” z pominięciem uwzględnienia kwoty wolnej od podatku odliczanej na podstawie oświadczenia PIT-2, bowiem pracodawca nie dysponuje odpowiednią wiedzą czy były pracownik nie otrzymuje dochodu z innych źródeł.

Kiedy nie stosować kosztów uzyskania przychodu

Pracodawca nie może zastosować kosztów uzyskania przychodu wtedy, gdy:

  • pracownik cały miesiąc przebywa na urlopie bezpłatnym,
  • pracownik przebywa cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim i otrzymuje z tego tytułu zasiłek chorobowy (wypłacany przez ZUS),
  • pracownik przebywa cały miesiąc na zasiłku macierzyńskim,
  • pracownik wykonuje dla pracodawcy odrębną pracę, za którą poza wynagrodzeniem otrzyma zapłatę. Wtedy koszty wlicza się w wynagrodzenie zasadnicze, a pomija w dodatkowym, w celu uniknięcia naliczenia dwukrotnie kosztów w tym samym miesiącu.

Koszty uzyskania przychodu a umowa zlecenie

Umowa zlecenie należy do innej formy zawarcia stosunku pracy niż umowa o pracę, dlatego też naliczanie kosztów uzyskania przychodu znacznie różni się od formy zryczałtowanej stosowanej przy umowie o pracę. Pracownicy posiadający umowę zlecenie stosują koszty uzyskania przychodu w wartości procentowej, tj. 20% podstawy naliczenia podatku dochodowego.

Kwota brutto wynagrodzenia 2200 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 301,62 zł
Podstawa naliczenia podatku dochodowego 2200 - 301,62 = 1898,38
Koszty uzyskania przychodu 1898,38 * 20% = 379,68 zł

Należy pamiętać, że złe naliczenie kosztów lub ich pominięcie spowoduje błędnie naliczone wynagrodzenie, a więc może to spotkać z przykrymi konsekwencjami takimi jak mandat od PIP, związany z łamaniem podstawowych obowiązków pracowniczych z art. 94 ust. 5 Kodeksu Pracy o brzmieniu „terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie”, jak również ze strony samego pracownika, który w takim wypadku może rozwiązać umowę o pracę z winy pracodawcy. Żaden przepis prawa nie zwalnia pracodawcę z tego obowiązku dlatego też pomijanie kosztów uzyskania przychodów zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak również po jego ustaniu jest niedopuszczalne.

Mateusz Nalbert

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA