PIT-11 przesłany mailem – nie ma obowiązku posiadania dowodu doręczenia

Jak wynika z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) płatnicy są zobowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Z wyżej wymienionej ustawy wynika obowiązek płatników do przesyłania podatnikom imiennych informacji o wysokości dochodu (PIT-11), bądź rocznego obliczenia podatku (PIT-40) w wyżej określonym terminie. Nie jest jednak podane, w jaki sposób dokumenty powinny zostać przesłane do podatnika, aby obowiązki przewidziane w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 i art. 37 ust. 3 ustawy o PIT zostały uznane za spełnione. Z tego względu należy uznać, że ustawodawca nie narzucił żadnej szczególnej formy ich przekazywania podatnikom, a zatem dopuszczalne jest udostępnianie tych dokumentów podatnikowi w formie elektronicznej.

PIT-Y 2015 (książka + CD)

Należy jednak nadmienić, że wykorzystując ten środek komunikacji z pracownikiem warto zadbać, aby PIT-11 i PIT-40 były:

- sporządzone wg aktualnego wzoru określonego stosownymi przepisami wydanymi przez Ministra Finansów, w formacie pliku PDF;

- opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobierania podatku;

- przesłane pracownikom pocztą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez pracownika i za zgodą podatnika (wyrażoną w pisemnym oświadczeniu) nie później niż w terminie określonym w ustawie (do końca lutego).

- wysłane (doręczone) pracownikowi w tradycyjnej papierowej formie, gdy nie ma możliwości wysłania ich mailem lub gdy po wysłaniu maila płatnik otrzymał komunikat o niemożliwości dostarczenia e-maila na dany adres mailowy.

Oczywiście warto też zadbać o archiwizację wysłanych do pracowników maili z załączonymi PIT-11 i PIT-40.

Przepisy podatkowe nie nakładają jednak na płatnika obowiązku pozyskiwania i przechowywania dowodów doręczenia (skutecznego wysłania) podatnikowi PIT-11 i PIT-40

Przepisy art. 39 ust. 1, art, 42 ust 2 oraz art. 37 ust. 3 ustawy o PIT przewidują obowiązek „przesłania” odpowiednio PIT-11 i PIT-40 podatnikowi. Przepisy te ani żadne inne przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast w jaki sposób te dokumenty powinny zostać przesłane do podatnika, ani nie nakładają obowiązku uzyskania potwierdzenia ich wysłania, czy doręczenia.

„Oznacza to, że nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzeń odbioru PIT-11 i PIT-40 od ich adresatów. W konsekwencji, wymaganie od płatnika zdobywania potwierdzeń odbioru mimo braku jasnego i konkretnego określenia takiego obowiązku w przepisach godziłoby w podstawowe zasady konstytucyjne oraz naruszałoby podstawowe zasady wykładni prawa podatkowego.”

Z tą tezą płatnika zgodził się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 15 lutego 2016 r.

Tak samo zinterpretował przepisy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z 25 sierpnia 2015 r., który dotyczył również kwestii przesłania mailem PIT-11 i wątpliwości co do konieczności potwierdzenia doręczenia.

Druki PIT i broszury informacyjne MF

W ocenie WSA w przepisach „nie wskazano żadnego konkretnego przepisu prawa jak i zespołu przepisów, z których mógłby wynikać konkretnie obowiązek legitymowania się dowodem doręczenia. Każde nałożenie obowiązków lub ograniczenie praw powinno następować w zgodzie z zasadami poprawnej legislacji, stanowiącej element demokratycznego państwa prawa, statuowanej w art. 2 Konstytucji RP.”

Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lutego 2016 r. (IPPB4/4511-1450/15-2/JK3)

Oprac. Monika Gołębiewska