REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
 Kancelaria Prawna Witold Modzelewski Radca Prawny
Kancelaria prawnopodatkowa w grupie Instytutu Studiów Podatkowych
Rozliczanie kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków
Rozliczanie kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków

REKLAMA

REKLAMA

Zasady rozliczania kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków w podatkach dochodowych (CIT, PIT) i w zakresie ubezpieczeń społecznych wyjaśnia Mirosław Siwiński, radca prawny i doradca podatkowy.

W zasadzie u większości pracodawców, których pracodawcy nie pracują wyłącznie stacjonarnie istnieją   uregulowania wewnętrzne w zakresie zwrotu kosztów podróży służbowych. Bardzo często, z czystej wygody, wydatki na tę podróż i oczywiście dieta są pracownikom zwracane, niekiedy w wysokości przekraczającej limity. Niniejszy materiał podsumowuje prawne i praktyczne zasady tego zwrotu na przykładzie pracodawcy będącego osobą prawną, intencjonalnie pomijając zasady liczenia diet, gdyż ten temat doczekał się bardzo obfitej literatury.

REKLAMA

Podróże służbowe - koszty, przychody, składki ZUS

Przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (Dz.U. z 2013, poz. 167, zwane dalej „rozporządzeniem z dnia 29 stycznia 2013 r.”.) szczegółowo określają wysokość diet zarówno  w podróżach krajowych jak i zagranicznych, w zależności od czasu trwania podróży, zapewnienia wyżywienia przez pracodawcę, oraz zapewnienia posiłków hotelach. Limitowane są również wydatki na pokrycie kosztów hoteli. Z uwagi na to jednak, że kwoty tam podane już od wielu lat nie przystają do cen rynkowych wielu pracodawców odchodzi od stosowania limitów zarówno na koszty wyżywienia jak i hotele.

W związku z tym pojawiają się następujące pytania: czy wydatki poniesione ponad kwoty diet i koszty hoteli, wynikające z w/w przepisów:

  1. będą stanowiły koszty uzyskania przychodu?
  2. będą stanowiły podstawę do ustalenia przychodu pracownika ze stosunku pracy i będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu składkami ZUS?

Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm., zwana dalej „ustawą z dnia 26 lipca 1991 r.”) wolne od tego podatku są m.in. diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

We wskazanym ust. 13 stwierdzono, iż zwolnienie określone w pkt b) to stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z kolei odrębne przepisy, o których mowa w pkt 16 art. 21 ust. 1, to m.in. przepisy rozporządzenia z dnia 28 stycznia 2013 r.

Ostatnią normą prawną pozwalającą na odpowiedzenie na wskazane pytania jest przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., zwana dalej „ustawą z dnia 15 lutego 1992 r.”), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z powyższych przepisów wynikają zatem cztery podstawowe zasady:

 - diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. są u pracowników dochodem zwolnionym, a powyżej stanowią przychód pracowników do opodatkowania,

REKLAMA

- diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. są u osób nie będących pracownikami dochodem zwolnionym, jeżeli spełnione są warunki z art. 21 ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r., czyli m.in. nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wypłacającego, a powyżej tej wysokości, a także w zakresie w jakim warunki z art. 21 ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r  nie są spełnione stanowią przychód osób otrzymujących do opodatkowania,

- diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i w wysokości je przekraczającej wypłacone pracownikom stanowią koszt uzyskania przychodu, jeżeli tylko spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. - co potwierdza np.  Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji podatkowej z 7 stycznia 2015 r. (sygnatura IBPBI/1/415-1209/14/WRz): „niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy - dietą lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów (). Warunkiem jest, aby służyły osiągnięciu przychodów lub zachowaniu czy też zabezpieczeniu źródła przychodów.”

- diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i w wysokości je przekraczającej wypłacone osobom nie będącym pracownikami stanowią koszt uzyskania przychodu, jeżeli tylko spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. - z tym że zaliczenie wydatków na diety dla tych osób spowoduje niemożliwość zwolnienia ich z podatku dochodowego od osób fizycznych po stronie tych osób.

REKLAMA

Analogicznie, jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych omawiane kwestie są uregulowane w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r., poz. 2236 ze zm., zwane dalej „rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1998 r”.) podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. następujące przychody diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju

Choć nie wynika to wprost z tej regulacji, gdyż mówi ona tylko o pracownikach, to jednak przyjęło się, iż stosują się ją także do zleceniobiorców: „Nie ma jakichkolwiek podstaw do różnicowania wyłączeń z podstawy wymiaru składek diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracowników oraz zleceniobiorców, którym płatnik składek także zlecać może podróże w celu wykonania zlecenia i dla których podstawę wymiaru składek stanowi, podobnie jak w przypadku pracowników, przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.”(wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 9 czerwca 2015 r., sygn. akt III AUa 1062/14).

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Podsumowując powyższe rozważania warto podkreślić, iż omawiane kwestie były przedmiotem wielokrotnych sporów podatników z organami podatkowymi i ZUS, a co za tym idzie również były analizowane przez sądy administracyjne i powszechne. Spory na gruncie stosowania przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. cały czas bowiem się toczą. Przykładowo w wydanym niedawno wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 października 2016 r. (II FSK 2521/14) rozstrzygnięto sprawę podatnika, który w regulaminie spółki zapisał, że delegowani będą dostawać usługi gastronomiczne w imieniu i na jej rzecz (np. biorąc na nią fakturę) lub korzystać z posiłków nabytych przez firmę w inny sposób (np. w cenie wykupionych dla nich konferencji). Spółka ta wywodziła, że 30-złotowy limit nie dotyczy wartości wyżywienia, gdyż Ustawodawca wprowadził go wyłącznie dla wypłacanych diet. Przekonywała więc, że oferowane usługi gastronomiczne i posiłki mogą być droższe, bez potrzeby potrącania przez nią zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. NSA orzekł jednak, że pracodawca, który zamiast wypłacać delegowanym pracownikom diety, woli zapewniać im wyżywienie, też powinien trzymać się limitów wynikających z rozporządzenia w sprawie należności za podróże służbowe. Od nadwyżki będzie musiał potrącić zaliczki na podatek. Sąd wyjaśnił, że limity mają zastosowanie do wszelkich form zapewniania posiłków delegowanym.

Przenosząc powyższe uwagi na omawiane przypadki odrębnie odnieść się trzeba odrębnie do 3 sytuacji:

  1. wypłaty diet,
  2. zwrotu wydatków żywnościowych,
  3. zwrotu wydatków na hotele.

Wypłata diet

Wypłata diet pracownikom i niepracownikom korzystać powinna ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i lit b) w zw. z ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. oraz z wyłączenia z opłacania składek na podstawie § 2 pkt 15 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r.  – w obu przypadkach do wysokości limitu wynikającego z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. Podkreślić należy, iż w opinii autora płatnik nie ma prawa do decydowania o korzystaniu z tych zwolnień przez pracowników i inne osoby. Nawet zatem jeżeli regulamin pracodawcy przewidywać będzie wypłaty diet nielimitowanych, to na potrzeby rozliczeń płatnika trzeba będzie je podzielić: na część zwolnioną (do limitu) i na część, od której trzeba będzie pobrać zaliczkę na podatek. Płatnik ma wybór jedynie w przypadku osób nie będących pracownikami. W tym bowiem wypadku zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu spowoduje niemożliwość zastosowania zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych po stronie takiej osoby.

Zwrot wydatków żywnościowych

Jak wynika ze znanej praktyki oraz powołanego wyżej orzeczenia NSA z dnia 5 października 2016 r. (II FSK 2521/14) zwrot wydatków żywieniowych będzie potraktowany jako wypłata diety. Dlatego też także w tym wypadku należy stosować identyczne zasady, jak w przypadku wypłaty diet.


Zwrot wydatków na hotele

Odmiennie natomiast na gruncie prawa podatkowego traktowany są, wydatki na zakwaterowanie, co obrazuje choćby poniższy wyrok: „1. Zarówno zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi, jak i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy, zwłaszcza w przypadku usług o charakterze budowlano-montażowym - służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego - pracownik nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu tym świadczeniem, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu - wykonaniu swoich obowiązków pracowniczych.

2. Zarówno koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego, jak również dojazdu do określonego i zmieniającego się w zależności od położenia budowy miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, nie zaś w interesie pracownika. Wobec tego niezależnie od regulacji przyjętej przez ustawodawcę w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., limitującej zwolnienie od podatku wyłącznie diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, nie stanowią tego rodzaju świadczenia przychodu określanego jako wartość innych nieodpłatnych świadczeń.” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9 sierpnia 2016 r. , sygn. akt II FSK 1970/14).

Mimo zatem istnienia ograniczeń odnośnie wydatków tego typu bezpośrednio w przepisach rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., to jednak fakt odpowiedniego jego stosowania do podatku dochodowego od osób fizycznych i treść przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. powoduje, iż ograniczeń tych nie stosuje się dla zwolnienia w tym podatku. Odpowiednie stosowanie nie oznacza bowiem stosowania wprost.

Dla jednak jasności i bezpieczeństwa podatkowego, zdaniem autora pracodawca powinien zobowiązywać osoby delegowany do brania rachunków na dane płatnika, tak aby nie było wątpliwości, że są to jej wydatki.

Ubezpieczenia społeczne

W opinii autora analogicznie te kwestie należy potraktować na gruncie ubezpieczeń społecznych. Brak tu wprawdzie analogicznych orzeczeń, ale nie można zapominać, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanych dalej "składkami", stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (§ 1 ust. 1 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. , a ponadto przepis § 2 pkt 15 tego rozporządzenia również odnosi się do diet, więc stosowanie go analogicznie do wydatków hotelowych byłoby nieuprawnione. Także jednak w tym wypadku zwrot tych kosztów nie powinien stanowić faktycznego wynagrodzenia osoby delegowanej, lecz zwrot wydatku poniesionego w imieniu pracodawcy, co dokumentować będzie rachunek wystawiony na niego. To jednak zastrzec trzeba, iż brak jest analogicznego orzecznictwa sądów właściwych w sprawach ubezpieczeniowych, więc to rozwiązanie obciążone jest większym ryzykiem.

Mirosław Siwiński, Radca prawny i doradca podatkowy w Kancelarii Prof. W. Modzelewskiego

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA