REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków

Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
 Kancelaria Prawna Witold Modzelewski Radca Prawny
Kancelaria prawnopodatkowa w grupie Instytutu Studiów Podatkowych
Rozliczanie kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków
Rozliczanie kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków

REKLAMA

REKLAMA

Zasady rozliczania kosztów podróży służbowych przez zwrot wydatków w podatkach dochodowych (CIT, PIT) i w zakresie ubezpieczeń społecznych wyjaśnia Mirosław Siwiński, radca prawny i doradca podatkowy.

W zasadzie u większości pracodawców, których pracodawcy nie pracują wyłącznie stacjonarnie istnieją   uregulowania wewnętrzne w zakresie zwrotu kosztów podróży służbowych. Bardzo często, z czystej wygody, wydatki na tę podróż i oczywiście dieta są pracownikom zwracane, niekiedy w wysokości przekraczającej limity. Niniejszy materiał podsumowuje prawne i praktyczne zasady tego zwrotu na przykładzie pracodawcy będącego osobą prawną, intencjonalnie pomijając zasady liczenia diet, gdyż ten temat doczekał się bardzo obfitej literatury.

Autopromocja

Podróże służbowe - koszty, przychody, składki ZUS

Przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (Dz.U. z 2013, poz. 167, zwane dalej „rozporządzeniem z dnia 29 stycznia 2013 r.”.) szczegółowo określają wysokość diet zarówno  w podróżach krajowych jak i zagranicznych, w zależności od czasu trwania podróży, zapewnienia wyżywienia przez pracodawcę, oraz zapewnienia posiłków hotelach. Limitowane są również wydatki na pokrycie kosztów hoteli. Z uwagi na to jednak, że kwoty tam podane już od wielu lat nie przystają do cen rynkowych wielu pracodawców odchodzi od stosowania limitów zarówno na koszty wyżywienia jak i hotele.

W związku z tym pojawiają się następujące pytania: czy wydatki poniesione ponad kwoty diet i koszty hoteli, wynikające z w/w przepisów:

  1. będą stanowiły koszty uzyskania przychodu?
  2. będą stanowiły podstawę do ustalenia przychodu pracownika ze stosunku pracy i będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu składkami ZUS?

Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm., zwana dalej „ustawą z dnia 26 lipca 1991 r.”) wolne od tego podatku są m.in. diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

We wskazanym ust. 13 stwierdzono, iż zwolnienie określone w pkt b) to stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z kolei odrębne przepisy, o których mowa w pkt 16 art. 21 ust. 1, to m.in. przepisy rozporządzenia z dnia 28 stycznia 2013 r.

Ostatnią normą prawną pozwalającą na odpowiedzenie na wskazane pytania jest przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., zwana dalej „ustawą z dnia 15 lutego 1992 r.”), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z powyższych przepisów wynikają zatem cztery podstawowe zasady:

 - diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. są u pracowników dochodem zwolnionym, a powyżej stanowią przychód pracowników do opodatkowania,

- diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. są u osób nie będących pracownikami dochodem zwolnionym, jeżeli spełnione są warunki z art. 21 ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r., czyli m.in. nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wypłacającego, a powyżej tej wysokości, a także w zakresie w jakim warunki z art. 21 ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r  nie są spełnione stanowią przychód osób otrzymujących do opodatkowania,

- diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i w wysokości je przekraczającej wypłacone pracownikom stanowią koszt uzyskania przychodu, jeżeli tylko spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. - co potwierdza np.  Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji podatkowej z 7 stycznia 2015 r. (sygnatura IBPBI/1/415-1209/14/WRz): „niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy - dietą lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów (). Warunkiem jest, aby służyły osiągnięciu przychodów lub zachowaniu czy też zabezpieczeniu źródła przychodów.”

- diety w wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i w wysokości je przekraczającej wypłacone osobom nie będącym pracownikami stanowią koszt uzyskania przychodu, jeżeli tylko spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. - z tym że zaliczenie wydatków na diety dla tych osób spowoduje niemożliwość zwolnienia ich z podatku dochodowego od osób fizycznych po stronie tych osób.

Analogicznie, jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych omawiane kwestie są uregulowane w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r., poz. 2236 ze zm., zwane dalej „rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1998 r”.) podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. następujące przychody diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju

Choć nie wynika to wprost z tej regulacji, gdyż mówi ona tylko o pracownikach, to jednak przyjęło się, iż stosują się ją także do zleceniobiorców: „Nie ma jakichkolwiek podstaw do różnicowania wyłączeń z podstawy wymiaru składek diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracowników oraz zleceniobiorców, którym płatnik składek także zlecać może podróże w celu wykonania zlecenia i dla których podstawę wymiaru składek stanowi, podobnie jak w przypadku pracowników, przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.”(wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 9 czerwca 2015 r., sygn. akt III AUa 1062/14).

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Podsumowując powyższe rozważania warto podkreślić, iż omawiane kwestie były przedmiotem wielokrotnych sporów podatników z organami podatkowymi i ZUS, a co za tym idzie również były analizowane przez sądy administracyjne i powszechne. Spory na gruncie stosowania przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. cały czas bowiem się toczą. Przykładowo w wydanym niedawno wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 października 2016 r. (II FSK 2521/14) rozstrzygnięto sprawę podatnika, który w regulaminie spółki zapisał, że delegowani będą dostawać usługi gastronomiczne w imieniu i na jej rzecz (np. biorąc na nią fakturę) lub korzystać z posiłków nabytych przez firmę w inny sposób (np. w cenie wykupionych dla nich konferencji). Spółka ta wywodziła, że 30-złotowy limit nie dotyczy wartości wyżywienia, gdyż Ustawodawca wprowadził go wyłącznie dla wypłacanych diet. Przekonywała więc, że oferowane usługi gastronomiczne i posiłki mogą być droższe, bez potrzeby potrącania przez nią zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. NSA orzekł jednak, że pracodawca, który zamiast wypłacać delegowanym pracownikom diety, woli zapewniać im wyżywienie, też powinien trzymać się limitów wynikających z rozporządzenia w sprawie należności za podróże służbowe. Od nadwyżki będzie musiał potrącić zaliczki na podatek. Sąd wyjaśnił, że limity mają zastosowanie do wszelkich form zapewniania posiłków delegowanym.

Przenosząc powyższe uwagi na omawiane przypadki odrębnie odnieść się trzeba odrębnie do 3 sytuacji:

  1. wypłaty diet,
  2. zwrotu wydatków żywnościowych,
  3. zwrotu wydatków na hotele.

Wypłata diet

Wypłata diet pracownikom i niepracownikom korzystać powinna ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) i lit b) w zw. z ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. oraz z wyłączenia z opłacania składek na podstawie § 2 pkt 15 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r.  – w obu przypadkach do wysokości limitu wynikającego z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. Podkreślić należy, iż w opinii autora płatnik nie ma prawa do decydowania o korzystaniu z tych zwolnień przez pracowników i inne osoby. Nawet zatem jeżeli regulamin pracodawcy przewidywać będzie wypłaty diet nielimitowanych, to na potrzeby rozliczeń płatnika trzeba będzie je podzielić: na część zwolnioną (do limitu) i na część, od której trzeba będzie pobrać zaliczkę na podatek. Płatnik ma wybór jedynie w przypadku osób nie będących pracownikami. W tym bowiem wypadku zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu spowoduje niemożliwość zastosowania zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych po stronie takiej osoby.

Zwrot wydatków żywnościowych

Jak wynika ze znanej praktyki oraz powołanego wyżej orzeczenia NSA z dnia 5 października 2016 r. (II FSK 2521/14) zwrot wydatków żywieniowych będzie potraktowany jako wypłata diety. Dlatego też także w tym wypadku należy stosować identyczne zasady, jak w przypadku wypłaty diet.


Zwrot wydatków na hotele

Odmiennie natomiast na gruncie prawa podatkowego traktowany są, wydatki na zakwaterowanie, co obrazuje choćby poniższy wyrok: „1. Zarówno zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi, jak i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy, zwłaszcza w przypadku usług o charakterze budowlano-montażowym - służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego - pracownik nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu tym świadczeniem, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu - wykonaniu swoich obowiązków pracowniczych.

2. Zarówno koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego, jak również dojazdu do określonego i zmieniającego się w zależności od położenia budowy miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, nie zaś w interesie pracownika. Wobec tego niezależnie od regulacji przyjętej przez ustawodawcę w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., limitującej zwolnienie od podatku wyłącznie diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, nie stanowią tego rodzaju świadczenia przychodu określanego jako wartość innych nieodpłatnych świadczeń.” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9 sierpnia 2016 r. , sygn. akt II FSK 1970/14).

Mimo zatem istnienia ograniczeń odnośnie wydatków tego typu bezpośrednio w przepisach rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., to jednak fakt odpowiedniego jego stosowania do podatku dochodowego od osób fizycznych i treść przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. powoduje, iż ograniczeń tych nie stosuje się dla zwolnienia w tym podatku. Odpowiednie stosowanie nie oznacza bowiem stosowania wprost.

Dla jednak jasności i bezpieczeństwa podatkowego, zdaniem autora pracodawca powinien zobowiązywać osoby delegowany do brania rachunków na dane płatnika, tak aby nie było wątpliwości, że są to jej wydatki.

Ubezpieczenia społeczne

W opinii autora analogicznie te kwestie należy potraktować na gruncie ubezpieczeń społecznych. Brak tu wprawdzie analogicznych orzeczeń, ale nie można zapominać, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanych dalej "składkami", stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (§ 1 ust. 1 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. , a ponadto przepis § 2 pkt 15 tego rozporządzenia również odnosi się do diet, więc stosowanie go analogicznie do wydatków hotelowych byłoby nieuprawnione. Także jednak w tym wypadku zwrot tych kosztów nie powinien stanowić faktycznego wynagrodzenia osoby delegowanej, lecz zwrot wydatku poniesionego w imieniu pracodawcy, co dokumentować będzie rachunek wystawiony na niego. To jednak zastrzec trzeba, iż brak jest analogicznego orzecznictwa sądów właściwych w sprawach ubezpieczeniowych, więc to rozwiązanie obciążone jest większym ryzykiem.

Mirosław Siwiński, Radca prawny i doradca podatkowy w Kancelarii Prof. W. Modzelewskiego

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Ulga na dziecko po rozwodzie - były mąż rozliczał ulgę według schematu 50/50%, z czym nie godziła się była małżonka

Po rozwodzie matka dzieci próbowała zawrzeć z byłym mężem porozumienie dotyczące ulgi na dzieci. Proponowała byłemu mężowi proporcjonalne korzystanie z ulgi według proporcji - 30% dla niego i 70% dla niej. Mąż jednak nie godził się na takie rozwiązanie. Co postanowił w tej sprawie organ skarbowy?

Podatek dla superbogaczy, by zwalczać uchylanie się od opodatkowania

Globalny podatek od superbogatych. Francuski minister finansów Bruno Le Maire poinformował, że wraz ze swoim brazylijskim odpowiednikiem Haddadem Fernando rozpoczyna wspólną inicjatywę, by na szczycie G20 w Waszyngtonie podjąć decyzję w sprawie minimalnego opodatkowania najbogatszych osób na świecie.

PFRON 2024. Zasady obliczania wpłat

Regulacje dotyczące dokonywania wpłat na PFRON zawarte są w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warto też pamiętać, że ustawa ta była wielokrotnie nowelizowana, z dwoma poważnymi zmianami z 2016 i 2018 roku. Jakie zasady obliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych obowiązują aktualnie w kwietniu 2024 roku?

Praca w Wielkiej Brytanii – czy i kiedy trzeba rozliczyć podatek w Polsce? Jak rozliczyć się z brytyjskim urzędem?

Mimo wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej nasi rodacy dalej wybierają ten kraj jako miejsce pracy. Destynacja ta jest wygodna pod wieloma względami. Jednym z nich jest łatwość dotarcia poprzez liczne połączenia samolotowe, dostępne prawie z każdego portu lotniczego w Polsce. Zebraliśmy garść informacji o rozliczeniu podatkowym w tym kraju. Warto je poznać zanim podejmiesz tam pracę.

REKLAMA