REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oddelegowanie pracownika za granicę - podatki i ubezpieczenia społeczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Accace Polska
Kompleksowa obsługa prawna, doradztwo podatkowe, doradztwo transakcyjne, outsourcing księgowości, kadr i płac.
Oddelegowanie pracownika za granicę - podatki i ubezpieczenia społeczne
Oddelegowanie pracownika za granicę - podatki i ubezpieczenia społeczne

REKLAMA

REKLAMA

Różnice między podróżą służbową a oddelegowaniem, warunki oddelegowania, w tym w szczególności zasady dotyczące odprowadzania składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy omawiają eksperci z Accace Poland.

Zagraniczna podróż służbowa czy „oddelegowanie”?

Kluczową kwestią w pierwszej kolejności będzie ustalenie, czy praca pracownika kierowanego za granicę, będzie jego zagraniczną podróżą służbową czy też oddelegowaniem, bowiem zakresy oddelegowania i zagranicznej podróży służbowej są zbliżone.

REKLAMA

Autopromocja

Zgodnie z definicją zawartą w Ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. 2016 r., poz. 868; dalej: Ustawa o delegowaniu), za pracownika delegowanego z terytorium RP uznaje się „pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonującego pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium tego Państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP”.

W konsekwencji, poprzez oddelegowanie należy rozumieć przejściowe wykonywanie pracy przez pracownika poza stałym miejscem pracy, określonym w umowie o pracę.

Podróż służbowa natomiast, zgodnie z aktualną linią orzeczniczą, rozumiana jest jako delegacja o charakterze incydentalnym, tymczasowym i krótkotrwałym (np. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r.(II PZP 11/08). Z podróżą służbową mamy do czynienia, gdy zadanie zlecone do wykonania w odniesieniu do zakresu obowiązków pracownika będzie stanowić sytuację nietypową i okazjonalną.

W przeciwnym razie, mimo formalnego polecenia wyjazdu w podróż służbową np. kilkumiesięczną, mamy do czynienia ze zmianą miejsca wykonywania pracy tj. oddelegowaniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

  Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Warunki oddelegowania i należne świadczenia

W przypadku oddelegowania, jak już wspomniano, mamy do czynienia z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy. W tym celu należy dokonać stosownych zmian w umowie o pracę w zakresie miejsca świadczenia pracy poprzez zawarcie porozumienia bądź złożenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego (regulowanego art. 42 Kodeksu Pracy).

REKLAMA

Jeśli pracodawca podpisuje z pracownikiem porozumienie, warto jest w nim dodać zapisy określające walutę w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie, święta i dni wolne od pracy, zasady pokrywania kosztów wyjazdu i powrotu pracownika i jego rodziny, etc.

W przypadku wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego należy mieć na względzie, że pracownik ma prawo nie przyjąć oferty złożonej przez pracodawcę. Zmiana warunków pracy (w zakresie miejsca świadczenia pracy) nastąpi tylko wtedy, kiedy pracownik przyjmie zaproponowane przez pracodawcę nowe warunki.

Wobec pracownika, pracującego poza terytorium Polski, który zawarł umowę o pracę w Polsce, należy stosować przepisy polskiego prawa pracy. Należy w takiej sytuacji zapewniać mu świadczenia, do których ma prawo zgodnie z polskim kodeksem pracy.

W przypadku oddelegowania pracownika za granicę (w szczególności do krajów Unii Europejskiej), pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi takich samych świadczeń, jakie mają pracownicy miejscowi, wynikające z przepisów obowiązujących w Państwie, w którym będzie tymczasowo wykonywana praca w zakresie, tj:

  • maksymalnych okresów pracy,
  • minimalnych okresów odpoczynku,
  • minimalnego wymiaru płatnych urlopów wypoczynkowych,
  • minimalnych stawek wynagrodzenia wraz ze stawką za godziny nadliczbowe,
  • bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • równości traktowania w zatrudnieniu.

Istotne będzie też ustalenie „minimalnej stawki płacy”, definiowanej na ogół przez przepisy prawa krajowego i/lub praktykę państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na którego terytorium pracownik jest delegowany.

Istnieją jednakże nieliczne wyjątki od obowiązku stosowania warunków minimalnych, do których zaliczają się np. niektóre prace budowlane (wymienione w załączniku do dyrektywy 96/71/WE)albo trwające krócej niż 8 dni wstępne prace instalacyjne, niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów.

Oddelegowanie – zasady dotyczące odprowadzania składek ZUS oraz zaliczek na podatek 

1. Zagadnienia z zakresu ubezpieczeń społecznych

Oddelegowanie do pracy za granicą ma istotne znaczenie dla ubezpieczenia społecznego pracownika. W czasie delegowania pracownik podlega nadal polskiemu ubezpieczeniu społecznemu pod warunkiem, że spełnione będą łącznie następujące warunki:

  • przez cały okres oddelegowania jest utrzymany stosunek pracy pomiędzy delegującym, a pracownikiem (tzw. bezpośredni związek),
  • przewidywany czas oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy,
  • pracownik nie jest wysłany na zastępstwo kogoś, kto zakończył swój okres oddelegowania,
  • praca jest wykonywana na rzecz podmiotu, który oddelegowuje pracownika,
  • przedsiębiorstwo oddelegowujące prowadzi znaczną część działalności w Państwie, w którym ma ono swoją siedzibę, tj. w Polsce.

Od powyższej zasady istnieją wyjątki, które pozwalają utrzymać polskie ubezpieczenie społeczne przez okres dłuższy niz 24 miesiące, za zgodą właściwych władz Państwa Członkowskiego Unii Europejskiej, na terytorium którego pracownik został oddelegowany. Należą do nich sytuacje, w których z powodu nieprzewidzianych okoliczności wymagane jest oddelegowanie pracownika na okres dłuższy niż przewidziany.

Pracodawca powinien pamiętać o:

  • wykazaniu podstawy do naliczania składek, nie niższej niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, o której mowa w art. 19 ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • ustaleniu, który z systemów zabezpieczenia społecznego będzie miał zastosowanie do pracowników odesłanych tymczasowo do pracy na terytorium innego kraju,
  • zapewnieniu pracownikowi minimalnego wynagrodzenia za pracę, według przepisów prawa pracy właściwych dla kraju delegowania,
  • wystąpieniu do terenowego oddziału ZUS o poświadczenie formularza A1,
  • ustaleniu właściwego Urzędu Skarbowego, do którego odprowadzane będą zaliczki na podatek dochodowy pracownika.

REKLAMA

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik został oddelegowany do Państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej lub kraju, z którym Polska nie podpisała umowy w zakresie ubezpieczeń społecznych (lista takich umów dostępna jest na stronach ZUS), może dojść do podwójnego oskładkowania wynagrodzeń pracownika oddelegowanego do pracy za granicą. Składki będą płacone w Polsce i dodatkowo możliwe jest, że obowiązkowo płacone również będą w kraju odesłania pracownika.

W przypadku, gdy pracownik został oddelegowany do Państwa Członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, zastosowanie znajdą przepisy Rozporządzenia Rady nr 1408/71 i 574/72, dotyczące sposobu ustalania właściwych przepisów ubezpieczeniowych. Obowiązywać będzie tu zasada tzw. jednego ustawodawstwa – tj. pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu tego państwa, w którym wykonuje pracę, nawet jeśli siedziba pracodawcy znajduje się w Polsce.

2. Zagadnienia podatkowe 

O tym gdzie będą płacone zaliczki na podatek dochodowy z tytułu otrzymywanego wynagrodzenia, decydują przepisy polskiej Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz przepisy poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej: UPO).

Co do zasady, zgodnie z przepisami UPO, wynagrodzenie za pracę wykonywaną za granicą, podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, jeśli łącznie zostaną spełnione poniższe przesłanki:

  • pracownik pracuje i przebywa za granicą przez okres lub okresy nieprzekraczające 183 dni w okresie kolejnych 12 miesięcy,
  • wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Państwie, do którego pracownik został oddelegowany,
  • wynagrodzenie nie jest płacone przez zakład, który pracodawca posiada w Państwie oddelegowania pracownika.

Należy wskazać, że treść i sformułowania ww. warunków mogą się nieznacznie różnić w zależności od UPO zawartej przez Polskę z poszczególnymi państwami.


Jeśli jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie za pracę będzie podlegało opodatkowaniu w tym kraju, do którego pracownik został oddelegowany. Należy również wskazać, że pomimo oddelegowania, pracownik będzie polskim rezydentem podatkowym, a tym samym będzie rozliczał się w Polsce od całości swoich dochodów (bez względu na miejsce ich uzyskania), będzie również uprawniony do wyłączenia z podstawy opodatkowania dochodu uzyskanego z tytułu wynagrodzenia za pracę w ramach oddelegowania, stosując odpowiednią metodę uniknięcia podwójnego opodatkowania (wynikającą z UPO).

Jak już wspomniano, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi oddelegowanemu takich samych świadczeń, jakie mają pracownicy miejscowi. Ponadto, pracodawca może wypłacać takiemu pracownikowi dodatkowe świadczenia takie jak: dodatek za rozłąkę, zwrot kosztów zakwaterowania, koszty przejazdu, itp. Stanowią one przychód dla pracownika, przy czym ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia niektórych z tych świadczeń z opodatkowania podatkiem dochodowym, przy spełnieniu określonych w ustawie o PIT warunków, są to m.in.:

  • część przychodów uzyskiwanych ze stosunku pracy w kwocie odpowiadającej 30% diety (art. 21 ust. 1 pkt. 20 ustawy o PIT);
  • zwrot kosztów noclegów (art. 21 ust. 1 pkt. 19 i ust. 14 ustawy o PIT).

Raz jeszcze podsumowując, pracodawca który oddeleguje pracownika do pracy na terytorium innego kraju, musi zwrócić uwagę i przeanalizować, w szczególności warunki odnosnie stosowania przepisów prawa polskiego, jak i kraju oddelegowania czy przepisów unijnych i ustalić sposób naliczania wynagrodzenia pracowników, składek na ubezpieczenia, zaliczek na podatek oraz miejsca ich  opłacania.

Anna Zając, Tax Consultant w Accace

anna.zajac@accace.com

+48 223 132 950

Karolina Romanowska, Legal Associate w Accace

karolina.romanowska@accace.com

+48 223 132 950

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

REKLAMA

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

REKLAMA