Świadczenia sfinansowane z ZFŚS - składki i podatek

Podstawa prawna – Regulamin ZFŚS

Funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest uregulowane w ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako „Ustawa o ZFŚS”). Ustawa o ZFŚS definiuje zakres działalności socjalnej, którą może finansować pracodawca dla ustanowionego kręgu osób uprawnionych. Zgodnie z art. 2 pkt 1 Ustawy o ZFŚS pod pojęciem działalności socjalnej należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Tylko zatem w granicach zakreślonych ww. definicją można wydatkować środki funduszu. W Regulaminie ZFŚS nie muszą być wymienione wszystkie rodzaje działalności, ale jedynie te, które faktycznie będą realizowane w danym zakładzie pracy. Doprecyzowanie świadczeń oferowanych pracownikom powinno znaleźć się w treści samego Regulaminu – tylko wtedy bowiem można prawidłowo przyznać pracownikom świadczenia.

Zatem, jeśli pracodawca chce przyznać pracownikom paczki świąteczne, bony towarowe, karty upominkowe, pomoc finansową lub też zorganizować spotkanie świąteczne, w Regulaminie ZFŚS należy umieścić odpowiednie postanowienia.

Kryterium socjalne

Ustalając zasady i warunki korzystania ze świadczeń ZFŚS należy pamiętać, że przyznawanie świadczeń powinno odbywać się przy uwzględnieniu tzw. kryterium socjalnego. W pojęciu tym mieści się zarówno sytuacja życiowa, rodzina, jak i materialna osoby uprawnionej. Przed przyznaniem pracownikowi z okazji zbliżających się świąt bonu towarowego, wsparcia finansowego lub paczki świątecznej dla dzieci, pracodawca powinien ocenić sytuację socjalną konkretnej osoby i na tej podstawie przyznać świadczenia o odpowiedniej wartości. Oznacza to więc, że w Regulaminie ZFŚS, najczęściej ma to miejsce w preliminarzu lub w planie zagospodarowania ZFŚS, powinny znaleźć się postanowienia określające różnicujące wartość świadczenia w zależności od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej.

Mając na względzie powyższe, należy wskazać, że pominięcie sytuacji socjalnej osoby uprawnionej, stoi w sprzeczności z ideą ZFŚS oraz jest nieprawidłowe. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 roku (sygn. I PKN 579/00): "Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu".

W celu ustalenia sytuacji socjalnej osoby uprawnionej pracodawcy najczęściej gromadzą oświadczenia o sytuacji materialno – życiowej określające średni dochód na członka rodziny. Należy podkreślić, że udzielanie przez pracodawcę świadczeń jedynie w oparciu o wysokość wynagrodzenia nie określa sytuacji życiowej oraz materialnej osoby uprawnionej i jest podważane przez organy kontrolne.

Od konieczności stosowania kryterium socjalnego jest jednak jeden wyjątek. Mianowicie, w przypadku organizowania imprez integracyjnych, w których na równych zasadach mogą wziąć udział wszystkie osoby uprawnione, pracodawca nie ma obowiązku różnicowania wartości świadczeń dla poszczególnych osób. Przykładem takiej imprezy integracyjnej może być wigilia pracownicza. Rozwiązanie takie uznał za dopuszczalne Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 października 2008 roku (sygn. II PK 74/08) potwierdzając, że imprezy integracyjne mogą być finansowane z funduszu socjalnego, bez konieczności różnicowania sytuacji pracowników.

Polecamy: Podatki 2017 - PIT, CIT, ryczałt 2017 (książka)