REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak postępować w razie utraty dokumentów podczas powodzi

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Waldemar Żuchowski
Doradca podatkowy
faktury 123
faktury 123

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzimy spółkę. Na skutek podtopienia naszej siedziby straciliśmy ogromną część majątku jaki znajdował się na terenie siedziby firmy. Zalaniu uległo również biuro firmy w tym także dokumenty podatkowo-księgowe. Jak spółka powinna postąpić w takiej sytuacji wobec urzędu skarbowego i co zrobi urząd skarbowy względem naszej spółki?

Na podstawie przepisów Ordynacji Podatkowej podatnicy prowadzący księgi podatkowe mają obowiązek ich przechowywania do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co w praktyce oznacza nawet 7 lat, ponieważ np. zobowiązanie w podatku CIT czy PIT, które powstało w 2004 r. przedawni się z końcem 2010 r. 

REKLAMA

REKLAMA

Oprócz ksiąg podatkowych należy mieć również na myśli wszystkie z tym związane dokumenty, tj.: ewidencje, faktury, dowody wpłaty itp. Jeśli chodzi o przepisy dot. podatku VAT to podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz pozostałe dokumenty związane z tym rozliczeniem, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tak wynika z art. 112 ustawy o VAT.

Porównaj: Prawa i obowiązki podczas kontroli

W rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT mowa jest o obowiązku przechowywania oryginałów, kopii i duplikatów faktur w tym również faktur korygujących. Odnośnie dokumentów dotyczących innych podatków obowiązują podobne zasady.
Niedotrzymanie obowiązku przechowywania przez określony czas przepisami dokumentów podatkowych jak również nieprzechowywanie czy też przechowywanie ich w sposób uniemożliwiający ich odczytanie może zrodzić wobec podatnika konsekwencje karnoskarbowe zagrożone wysoką karą grzywny. 

REKLAMA

Jednakże surowe konsekwencje względem podatnika, który nie wypełnił takich obowiązków będą wyciągnięte wobec niego jeżeli popełnił takie czyny umyślnie. Utrata dokumentów wskutek powodzi czyli na skutek siły wyższej jest niezależna od podatnika i wyłącza jego winę umyślną, chyba że korzystając z nadarzającej się okazji świadomie zatopi dokumenty. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kiedy już dojdzie do zniszczenia dokumentów, podatnik powinien o tym poinformować organ podatkowy. Jest to bardzo ważne, z jego punktu widzenia, ponieważ w przypadku każdej przyszłej kontroli, pozwoli to na uniknięcie nieprzyjemnych sytuacji i niespodzianek ze strony urzędu skarbowego. 

Nawet jeżeli brak dokumentów nie będzie zawiniony przez podatnika, największy problem w przypadku utraty dokumentów będzie zapewne w przypadku podatku VAT. Z przepisów ustawy o VAT wynika bowiem, że brak oryginałów dokumentów uprawniających do odliczenia VAT wpływa na brak możliwości jego odliczenia. 

I nie dotyczy to sytuacji, w której podczas kontroli stwierdzono brak dokumentów uprawniających do odliczenia. Chodzi tutaj o samo posiadanie oryginału faktury dokumentującej nabycie towaru bądź usługi w chwili odliczenia VAT.

Pomimo braku winy w przypadku utraty dokumentów to na podatniku ciąży obowiązek możliwie szybkiego ich odtworzenia. Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT to wymienione tam m. in. faktury stanowią dokumenty na podstawie, których podatnik będzie mógł rozliczyć podatek naliczony. 

Przedsiębiorca powinien postarać się w miarę możliwości jak najszybciej odtworzyć zniszczone faktury poprzez zdobycie od swoich kontrahentów ich równoważnych duplikatów. 

Wówczas organ podatkowy, który stwierdzi, że podatnik nie posiada dokumentacji podatkowej i nie będzie w stanie jej odtworzyć oraz nie ma możliwości odtworzenia dokumentacji na podstawie innych dokumentów, wówczas dokonuje oszacowania podstawy opodatkowania.

Jeśli idzie o dokumenty potwierdzające koszty uzyskania przychodów to oczywiście one również powinny być należycie sporządzone i przechowywane. Jednak ich brak nie powoduje takich rygorystycznych konsekwencji jak przy VAT. Przedsiębiorca musi pamiętać, że w przypadku niezawinionej utraty dokumentacji powinien postarać się udowodnić w inny sposób, że dany wydatek został faktycznie poniesiony.

Polecamy: Kontrola podatkowa - cele i podmioty

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

REKLAMA

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

REKLAMA

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA